Noreplymails doen mij denken aan de schreeuwende sergeant tijdens mijn diensttijd. Hoe stupide zijn bevel ook was, commentaar was niet gewenst.

Heb jij dat ook wel eens, dat je een mail krijgt van ene 'noreply’? Diverse organisaties die zichzelf servicegericht noemen sturen mij mails met als afzender 'noreply’. Je kunt wel een reply sturen, maar die verdwijnt in het niets. En een antwoord kun je helemaal vergeten.

Die noreplymails kunnen afkomstig zijn van andere organisaties, maar ook van 'klantgerichte’ afdelingen binnen je eigen organisatie, niet zelden de ICT-afdeling. Je ontvangt bijvoorbeeld de mededeling dat aan het einde van de middag de helft van de servers wordt gereset. Als jij wilt weten wat 'einde van de middag’ betekent en wat het effect van dat resetten is, wil je de dialoog aangaan met de ICT-afdeling. Maar nee hoor, dat willen die ICT-ers vooral niet.

Geen contact

Ook organisaties die jou, als consument, als klant zouden moeten beschouwen sturen die vreselijke noreplymails. Kijk, van een organisatie als de belastingdienst kan ik die noreplymails nog wel hebben. Ik krijg van de belastingdienst bijvoorbeeld een herinnering om mijn aangifte omzetbelasting te doen.

Echt sympathiek vind ik zo’n noreplymail van de belastingdienst niet, maar de belastingdienst heeft natuurlijk ook geen echte klanten. Daarnaast zijn mijn overige ervaringen met medewerkers van de belastingdienst uitermate positief. Maar van 'gewone’ bedrijven vind ik het ronduit onbegrijpelijk dat zij noreplymails sturen.

Met zo’n 'noreply’ zend je uit dat je geen reactie wilt en dus eigenlijk ook geen contact. Natuurlijk, er zijn bedrijven die willen dat je contact legt via een contactformulier op het internet.

Maar het blijft toch hoogst merkwaardig dat als je een mail stuurt naar een klant, je geen reactie via hetzelfde kanaal accepteert. Terwijl het voor een klant natuurlijk het handigst is om op 'reply’ te drukken. Met zo’n noreply-mail zeg je: 'Nee, dat willen we niet, reageren moet u maar op een andere manier doen.'

Schreeuwende sergeant

Ik krijg bij zo’n noreplymail altijd visioenen van mijn militaire diensttijd. De sergeant schreeuwde bevelen en wij hadden die als dienstplichtigen maar op te volgen. Hoe stupide het bevel ook was, commentaar was niet gewenst en een reply in de vorm van discussie werd al helemaal niet gewaardeerd.

Noreplymails zijn gewoon arrogant. En dat is, zeker is deze tijd, hoogst merkwaardig. Welk bedrijf kan zich veroorloven geen contact met zijn klanten te willen hebben? Je moet juist wel contact willen met je klanten. Je moet willen horen wat je klanten van jou en van je producten en diensten vinden. Elk contact met een klant is immers een kans op een nieuwe order.

Wil je reageren deze column? Graag zelfs: mail je reactie naar info@groothuisadvies.nl of kies een ander medium dat je liever gebruikt. En nee, ik werk natuurlijk niet met 'noreply’.

Bart Groothuis helpt professionals met het vergroten van hun commerciële slagkracht, door het geven van (boek)presentaties, workshops, coaching en advies.

In zijn nieuwe managementroman Creëer een band met je klant helpt hoofdpersoon Karel Bos een bedrijf met het vinden en behouden van nieuwe klanten.