Ambtenaren bureaucratisch? Dan heeft u vast nog nooit te maken gehad met een inkoper, aldus ondernemer Richard Engelfriet. Hij heeft een simpel advies voor bureaucratische inkopers: stop met die onzinnige inkoopvoorwaarden.

Door Richard Engelfriet

Onlangs belde een directeur van een grote onderwijsinstelling mij. Of ik een avondprogramma wilde begeleiden als gespreksleider. Binnen tien minuten hadden we haar vraag helder en noemde ik mijn prijs. Daar waren we snel uit.

De avond zelf verliep naar ieders tevredenheid. Mijn klant belde na afloop enthousiast over alle positieve reacties. Kort daarna stuurde ik mijn rekening, die mijn klant binnen twee weken betaalde. Mooi, dat is netjes voor elkaar, zult u zeggen?

Helaas. Vorige week kreeg ik een dik pak post van dezelfde onderwijsinstelling: of ik even de acht (!) pagina’s ‘inkoopvoorwaarden’ wilde tekenen en retourneren. In die inkoopvoorwaarden deed ik expliciet afstand van vrijwel al mijn rechten, stonden tientallen bepalingen die niets te maken hebben met deze opdracht en uiteraard verklaarde de onderwijsinstelling ‘alle voorwaarden van de leverancier ongeldig’. Gezellig.

Ik belde de betreffende inkoper op en vroeg hem wat hier nu het nut van is: ik heb de klus immers naar tevredenheid geklaard, de klant is blij en de rekening is betaald. De inkoper reageerde als door een wesp gestoken: "Die betaling had ook helemaal niet plaats mogen vinden! Die directeur heeft ons inkoopproces volledig genegeerd".

Ik vroeg voor de vorm waarom het nu zo’n probleem is dat die directeur zo heeft gehandeld, maar het was al te laat: de inkoper hing boos op, en stuurt me nu wekelijks een dreigend mailtje met wat voor onheil er op mij afkomt als ik zijn documenten niet ondertekend terugstuur.

Inkopers zijn de nieuwe bureaucraten!

Ik kom steeds vaker inkopers tegen zoals in bovenstaand voorbeeld. Ik krijg vrijwel wekelijks dikke stapels onvriendelijke inkoopvoorwaarden in een taal die op geen enkele manier recht doet aan de relatie die ik met mijn klanten heb. De meeste klanten excuseren zich ook altijd bij voorbaat voor hun eigen afdeling inkoop: "Owja, je krijgt trouwens nog een heel pak papier van inkoop, dat moet je gewoon maar negeren hoor!".

En helaas sta ik niet alleen. Zo sprak ik onlangs Nathan, een klant van me. Nathan werkt voor een middelgroot bedrijf dat koelinstallaties verhuurt aan de industrie. Hij ergert zich kapot aan alle regels die inkopers verzinnen:

"Je wilt niet weten hoeveel documenten ik standaard moet aanleveren als ik bij een bedrijf kom om een installatie te leveren met een paar monteurs. En het ergste is: ze verzinnen elke keer weer nieuwe normeringen, verklaringen en richtlijnen. Zo moest ik onlangs bij een bedrijf waar wij al jaren naar tevredenheid leveren een certificaat indienen waarin expliciet vermeld stond dat wij verantwoordelijk zijn voor de afdracht van sociale premies voor onze uitzendkrachten."

"En zo’n certificaat is geen formuliertje: je moet dan een audit laten doen door een extern bedrijf en een hele papierwinkel invullen. Om je certificering te behouden mag je dat ritueel jaarlijks herhalen. Maar nu het punt: wij hebben helemaal geen uitzendkrachten! Onze monteurs zijn allemaal in vaste dienst, dus ik kán zo’n certificaat niet eens aanvragen."

En ook Nathan verbaasde zich over de positie van de inkopers binnen de organisatie: "Natuurlijk bel ik die directeur. Die wil immers onze installatie hebben. Die gaat zich dan vervolgens weer boos maken naar zijn inkopers, ik krijg excuses en mag de installatie plaatsen. Maar waarom doen die inkopers toch altijd zo moeilijk?"

Durft u het inkoopvak echt simpeler te maken?

Zo. En nu weer terug naar de vraag hoe het inkoopvak simpeler te maken is. Ik ben oprecht op zoek naar organisaties die geen standaard inkoopvoorwaarden hebben (en dus zeker geen bepaling "de door de leverancier gehanteerde voorwaarden wijzen wij expliciet van de hand"), die hun leveranciers daadwerkelijk uitdagen om de beste oplossing te bieden (in plaats van voor te schrijven wat ze moeten doen, best value procurement weet u nog?) en die écht met respect en vertrouwen omgaan met hun leveranciers. Kom op inkopers, met de billen bloot: zijn er inkopers die dat doen? 

Richard Engelfriet is Nederlands meest simpele ondernemer. Hij heeft geen bedrijfsnaam, logo  en bedrijfsplan. Laat staan een 5-jarenplan of een visie op papier. Wel is hij al 14 jaar succesvol ondernemer en auteur van 7 managementtitels. Dit najaar verscheen zijn nieuwe boek Zo simpel kan het zijn bij Uitgeverij Haystack.

Geen zin vandaag? Niet tevreden over je omzet? Laat je oppeppen door de auteurs van Uitgeverij Haystack in hun wekelijkse column #goedbezig!