Je klant heeft klachten en schort de betaling op. Of sterker nog: wil zomaar gemaakte kosten op jou verhalen. Wat nu? Maak aanspraak op je recht tot ingebrekestelling.

Door Rob de Haan

Sommige ondernemers gaan al te voortvarend te werk. Zoals Arie Tersloot, tussenhandelaar van promotiematerialen, die al jaren inkoopt bij Ben van Welen.

Van Welen levert bedrukte caps, handdoeken en wat dies meer zij, en heeft een afdeling voor de ontwikkeling van nieuwe promotieconcepten. De samenwerking is gedurende lange tijd een gelukkig huwelijk, met grote eindklanten die netjes betalen.

Zoals dat gaat bij grote bedrijven hanteren ze een termijn van zestig tot negentig dagen, maar daar heeft Tersloot weinig last van. Hij mag Van Welen ook pas na zestig dagen betalen. Een prima regeling, totdat Tersloot betalingen begint te missen.

Boze klanten en vage klachten

Ondanks de ruime betalingstermijn staan er begin september nog twaalf facturen open: drie uit 2013 en negen van dit jaar. Van Welen zat er niet echt achteraan, maar nu de totale vordering al 21.000 euro bedraagt trekt hij bij Tersloot aan de bel. Deze reageert in eerste instantie met een mea culpa, maar verandert al snel van toon.

Ineens beticht hij Van Welen van slechte leveranties, waar zijn klanten niet tevreden mee zijn. De kwaliteit zou veel te wensen over laten.

Over welke producten het gaat en wat er nou precies aan mankeert blijft vaag; er is eigenlijk maar één concrete klacht en dat is een onterechte factuur voor een order die werd geannuleerd. Klopt, zegt Van Welie en stuurt een creditnota voor de betreffende 1300 euro. Resteert: 19.700 euro.

Het kan snel verkeren

Na de creditnota ziet Van Welen geen reden meer om op de rest van het bedrag te wachten. Hij eist betaling, maar dan krijgt hij ineens zelf een vordering aan zijn broek. Een vordering van Tersloot, die beweert dat zijn klanten 'hoge kosten hebben gemaakt om de fouten te herstellen’ en dat geld wil hij op Van Welen verhalen.

Hij heeft er bovendien zelf financieel van te lijden gehad, want klanten lopen bij hem weg en zijn goede naam is geschaad.

Oftewel: hij strooit met ongefundeerde beschuldigingen en besluit eenzijdig om de algehele betaling aan Van Welen voor onbepaalde tijd op te schorten. En dat is leuk geprobeerd, maar juridisch niet hard te maken. Gelukkig niet.

De feiten over ingebrekestelling

Zomaar een betaling algeheel opschorten mag niet, maar je kunt een leverancier wel in gebreke stellen. Hoe werkt dat?

- Je neemt contact op met je leverancier om tot een bevredigende oplossing voor beide partijen te komen. Hier zitten duidelijke voorwaarden aan, waarbij de verkopende partij de gelegenheid heeft om de klachten voor eigen rekening te verhelpen. Gebeurt dat, dan moet je de originele factuur alsnog betalen.

- Stuur een ingebrekestelling altijd aangetekend per post en omschrijf welke afspraken niet zijn nagekomen en binnen welke termijn je een oplossing verwacht. Dat moet een redelijke termijn zijn van minimaal een aantal weken, dus niet 'los het morgen maar op’.

- Geef in de brief aan dat je de overeenkomst eenzijdig ontbindt, als de verkoper de afspraken niet nakomt binnen de gestelde termijn. Voeg eventueel toe dat je geleden schade op de verkoper verhaalt als hij/zij in gebreke blijft. En maak duidelijk welke (juridische) vervolgstappen je overweegt.

- Vraag altijd om een schriftelijke reactie, zodat je alle correspondentie op papier hebt.

Van Welen heeft zijn vordering inmiddels verkocht en het vorderingenloket zal het faillissement van Tersloot aanvragen.

Het heeft er alle schijn van dat hij gewoon niet wíl betalen. En ook al brandt de faillissementsrechter zijn handen liever niet aan een betwiste vordering: er is maar liefst 19.700 euro niet betwist. De wet kijkt nog altijd naar de feiten en daaraan is in deze zaak geen gebrek.

Rob de Haan is mede-oprichter van Verkoopjevordering.nl. In zijn column beschrijft hij persoonlijke verhalen uit ons land tijdens de crisis. Waargebeurde ondernemersverhalen, waarin mensen en locaties onherkenbaar zijn gemaakt.