Tekenbevoegdheid is iets wat je wilt aftimmeren. Want zelfs als een medewerker zónder volmacht een contract tekent, kun je voor de rechter verliezen op grond van 'gerechtvaardigd vertrouwen'.

Door Rob de Haan

In onze zaak van deze week gaat het om een contract tussen zzp-er Ronald Sneijders en zijn klant, een opleidingsinstituut. Sneijders is gespecialiseerd in het verbeteren van bedrijfsprocessen om slimmer, effectiever of klantvriendelijker werken.

Het opleidingsinstituut is gerenommeerd, maar de manier van werken stamt nog uit de vorige eeuw. Ze vinden het tijd om een slag te maken en de boot naar de digitale eeuw niet te missen.

De operationeel manager gaat in gesprek met Sneijders en bij de eerste contacten zit ook de algemeen directeur aan tafel. Sneijders mag een offerte maken en na enig onderhandelen is de operationeel manager tevreden. Hij mailt: 'De opdrachtbevestiging komt getekend jouw kant op en je kunt beginnen!'

11.000 euro later

De afspraak is dat Sneijders zijn werkzaamheden in delen gaat factureren. Als het traject een maand of vier onderweg is stuurt hij de eerste rekening van 11.000 euro. Waarop de directeur tot zijn verbazing verklaart dat er nooit een opdracht is verstrekt en hij wist de vordering van de hand.

Getekende opdrachtbevestiging, zeg je? Die handtekening is gezet door een onbevoegd persoon, want de operationeel manager heeft geen volmacht. Er volgt een discussie per mail, maar Sneijders komt geen stap verder en heeft te weinig juridische kennis om zijn zaak hard te maken.

Case closed, denkt de directeur. Dacht het niet, zegt Sneijders. En hij wendt zich tot een vorderingenloket waar hij zijn vordering te koop aanbiedt.

Nattigheid

Zaken doen is ook een kwestie van gezond verstand. Als de secretaresse van je zakenrelatie tekent voor je miljoenendeal, moet je nattigheid voelen. Maar als het gedrag van de wederpartij impliceert dat hij of zij tekenbevoegd is, mag je daar ook van uit gaan.

Het vorderingenloket besluit de zaak van Sneijders over te nemen, vanwege dit zogeheten 'gerechtvaardigd vertrouwen'. Zelfs al bleek uit het Handelsregister dat de operationeel manager inderdaad niet tekenbevoegd was, wat Sneijders eigenlijk had moeten checken.

Vertrouwen

Tijdens het sluiten van de deal, en gedurende de samenwerking in de maanden erna, was er genoeg aanleiding voor Sneijders vertrouwen in de bevoegdheid van de manager.

Het vorderingenloket zal de wederpartij dagvaarden en heeft vertrouwen in een gunstig oordeel. De rechter kijkt namelijk niet alleen naar het feitelijke ontbreken van de volmacht bij de operationeel manager; ook de omstandigheden wegen mee. 

Gezien de intensiteit en duur van de werkzaamheden is het gerechtvaardigd om betaling te eisen. 

Tips

Beperk het risico op problemen rondom tekenbevoegdheid met de volgende tips:

- Zorg dat medewerkers precies weten waar hun grenzen liggen. Want ook als ze een contract tekenen zonder volmacht, kun je eraan vast zitten.

- Maak gebruik van het openbare handelsregister. Hierin staat of iemand vertegenwoordigingsbevoegd is, tot welk bedrag en of er nog anderen moeten tekenen. Op de website van de KvK vind je ook hoe de bevoegdheid is geregeld per rechtsvorm.

- Vraag om een verklaring van volmacht. In geval van twijfel kun je een zakenrelatie vragen om een verklaring te ondertekenen dat hij of zij gevolmachtigde is. Dan is er zeker sprake van 'gerechtvaardigd vertrouwen'.

Bij ondernemen hoort risico en je kunt niet alles aftimmeren. Maar met slimme tips vanuit de praktijk kom je een heel eind. Wij tekenen ervoor.

Rob de Haan is mede-oprichter van Verkoopjevordering.nl. In zijn column beschrijft hij persoonlijke verhalen uit ons land tijdens de crisis. Waargebeurde ondernemersverhalen, waarin mensen en locaties onherkenbaar zijn gemaakt.