De BV Nederland – achthonderdduizend bedrijven - verstrekt elke dag 62 miljard aan krediet. Ruim twaalfduizend ondernemers moesten dat vorig jaar met de dood (het faillissement) bekopen. 

Door Rob de Haan

Een afnemer verandert pas in een klant wanneer zij de rekening betaalt. Uw werkkapitaal is dan ook een van de meest waardevolle instrumenten in de uitdagende marktomstandigheden van vandaag en het is de kunst om die cashflow op peil te houden. Ook – of juist – wanneer de zaken goed gaan.

U zult niet de eerste ondernemer zijn die liever tijd steekt in het werven van klanten of het binnenhalen van een order. Toch betaalt een efficiënt cashflowbeleid zich dubbel en dwars terug.

Vijf cashflow adviezen

Ondernemers hoeven zich niet te schamen voor het feit dat ze met een overlevingsstrijd bezig zijn; de ‘automatische’ marktgroei waar veel sectoren in het verleden op terug konden vallen is verdwenen.

En zoals credit-to-cash-advisor.com het treffend verwoordt: de meesten van ons hoeven niet op een miljoenen bailout(steun) van de overheid te rekenen wanneer de nood aan de man is. Steeds meer ondernemers realiseren zich dat cashflow het hart van hun bedrijf is en zetten in op het slim managen van hun werkkapitaal.

Hieronder zet ik vijf cashflow adviezen voor u op een rij, met links naar meer informatie over elk onderwerp.  

1. Consistent debiteurenbeleid

Als een debiteur uw betalingstermijn overschrijdt, is dat een typische waarschuwing dat er iets speelt. Misschien is uw klant niet helemaal tevreden of is er sprake van financiële problemen. Ondernemers zijn vaak huiverig voor het versturen van betalingsherinneringen omwille van de relatie en een creditcheck is al helemaal geen standaardprocedure in Nederland.

Toch blijkt dat het opzetten en strikt uitvoeren van een consistent debiteurenbeleid bijdraagt aan een positief bedrijfsresultaat, zonder noemenswaardig verloop van klanten. De debiteur die uw heldere beleid niet accepteert is waarschijnlijk toch al een risicofactor.

Essentieel bij uw beleid: communicatie en informatie. In dit artikel van het het Verbond van Credit Management Bedrijven (VCMB)  vindt u goede tips voor het opzetten en uitvoeren van uw beleid.

2. Due dilligence

In de VS is het heel gebruikelijk om (nieuwe) klanten een credit application te sturen. Daarmee verklaart de klant dat ze tijdig zullen betalen. Bestaat een bedrijf nog geen vijf jaar? Dan hoort er een ‘personal guarantee’ bij, ondertekend door de eigenaar of een van de aandeelhouders.

Waarmee ik maar wil zeggen: het is niet beledigend als u zekerheid wilt over het vermogen van uw klanten om facturen te voldoen. De bank vraagt u per slot van rekening ook om kredietinformatie als u een financieringsaanvraag doet en achteraf factureren voor uw product of dienst is ook een vorm van krediet verstrekken.

Een meer subtiele manier om zekerheid te verkrijgen, is het regelmatig (laten) uitvoeren van een credit check. Daarbij is geen enkele debiteur boven de check verheven, want ook jarenlange trouwe klanten, of bedrijven die zes maanden geleden nog in prima conditie waren, kunnen een risico vormen. Het is overigens net zo belangrijk om zelf kredietwaardig te zijn en dit te laten weten. Een drietal links om meer te lezen over due dilligence:

- Creditexpo.nl over Handelsinformatie.

- NUzakelijk.nl over het belang van het tijdig deponeren van de jaarrekening. 

- Ondernemerinbusiness.nl over tips om te bezuinigen met cashmanagement, waarbij due dilligence onderaan het artikel aan bod komt. 

 3. Bescherm uw sale

Menig ondernemer is na een aantal jaren in het bedrijfsleven een paar illusies lichter. Zorg daarom dat u zich bij het leveren van uw producten of diensten goed beschermt. Mocht het tot een rechtszaak komen dan hebt u met een goede administratie meer kans op succes. Een aantal tips en aandachtspunten voor kleine en grote bedrijven:

- Zorg vooraf voor een getekende offerte en/of opdrachtbevestiging. Lees hier meer over op Lancelots

- Ga na of uw contactpersoon tekenbevoegd is wanneer u een overeenkomst afsluit. Lees hierover het artikel van de KvK 

- Overweeg factoring; het verkopen van uw factuur of verkrijgen van voorfinanciering.

- Sluit een kredietverzekering af om schade af te dekken (kijk bij vraag tien in dit artikel van Crion voor het verschil tussen factoring en een kredietverzekering). 

- Bij internationale betrekkingen: vraag om een letter of credit.

4. Focus op uw werkkapitaal (inkopper)

In een artikel over het belang van cashflow lijkt deze tip een inkopper. Maar ook als uw debiteurenbeleid op orde is, uw debiteuren kredietwaardig zijn en uw onderlinge afspraken waterdicht, is er nog de kwestie van DSO. De Days Sales Outstanding, oftewel het aantal dagen dat uw factuur openstaat.

De DSO van Nederlandse bedrijven zit nu al op gemiddeld 35 dagen, dus dat is ruim een maand waarin u niks kunt doen met geld dat u toekomt. Geen actie ondernemen om die cashflow te verbeteren blijft wereldwijd leiden tot het faillissement van zowel kleine als grote bedrijven.

En blijkt een factuur uiteindelijk oninbaar? Dan kost het u een flinke som om de gemiste inkomsten te compenseren.

Zorg daarom dat u weet wat uw DSO is en erop stuurt, bijvoorbeeld door deze handige calculator van Graydon te gebruiken en zet alles op alles om facturen op tijd betaald te krijgen.

5. Roep op tijd hulp in

In tijden van crisis kan het verbeteren van uw cashflow meer tijd kosten dan voorzien. Tijd die u liever wilt besteden aan uw kernactiviteiten. Er zijn genoeg betrouwbare specialisten op de markt waar u het inningsproces kunt onderbrengen.

Dat levert geen onzekerheid op, zoals veel ondernemers vrezen (Hoe gaan ze om met mijn klanten? Zorgt uitbesteden niet voor hoge kosten?), maar aanzienlijke voordelen. 

Love & money make the world go round

Ook in de zakenwereld – waar relaties nou eenmaal draaien om geld verdienen – kan het onderwerp ‘betalen’ zwaar op de maag liggen. Daarom sluiten we af met een gouden tip, om de zaken wat te verlichten: verbindt uw financiële afspraken rechtstreeks aan de service die u uw klant verleent.

Neem bijvoorbeeld contact op om te vragen of alles naar wens is geleverd of om door te geven wanneer uw klant de levering kan verwachten.

Wanneer u tijdens zo’n gesprek ook de betaling ter sprake brengt, koppelt de klant dit direct aan uw dienst of product waar hij blij mee is. En is uw klant blij met u, dan bent u eerder aan de beurt bij het betalen.

Rob de Haan is medeoprichter van Verkoopjevordering.nl. In zijn column beschrijft hij persoonlijke verhalen uit ons land tijdens de crisis. Waargebeurde ondernemersverhalen, waarin mensen en locaties onherkenbaar zijn gemaakt.