In maart van dit jaar legde de overheid wettelijk vast dat zij een factuur binnen 30 dagen na ontvangst moeten voldoen. ‘Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk’, aldus de rijkswebsite Antwoord voor bedrijven. Helaas heeft het bedrijfsleven een andere ervaring.

Door Rob de Haan

De gedachte achter de wet is dat de overheid het goede voorbeeld geeft. En betalen ze een factuur toch niet op tijd, dan mag u incassokosten en de wettelijke rente in rekening brengen.

Dat klinkt als een probaat middel, maar in de praktijk maken ZZP’ers en het MKB hier nauwelijks gebruik van. De goede relatie met hun klant weegt zwaarder dan een betaling incasseren.

Nietszeggende wet

Recent onderzoek van het Verbond van Credit Management Bedrijven vertelt ons dat de overheid nog veel te vaak te laat betaalt. Het volgende voorbeeld toont wel aan dat een wet daar weinig verandering in kan brengen.

Vastgoedjournaal.nl is een online uitgeverij. Abonnementhouders kunnen voor een vast bedrag per jaar alle artikelen op de website bekijken. In augustus abonneerde een ambtenaar van een grote gemeente in de randstad zich op de website.

Hij liet zijn gegevens achter en de factuur ging naar het opgegeven adres. Dertig dagen later stond de factuur van 429 euro nog steeds open, ondanks 2 herinneringen. Bij navraag kon de debiteurenafdeling eigenlijk alleen melden dat ‘de leverancier niet in ons systeem voorkomt’.

Tien weken en zeven medewerkers later

Na wat zoekwerk kwam de ambtenaar die het abonnement had afgesloten boven water – inmiddels werkzaam op een andere afdeling. Hij maakte duidelijk op welke kostenplaats het bedrag ingeboekt moest worden en gaf de betreffende budgethouder een seintje. En zo kwam het goed.

Voor dit relatief lage factuurbedrag zijn in totaal zeven personen van drie organisaties (De online uitgeverij, het vorderingenloket en de gemeente) druk geweest. Zij kregen het in tien weken voor elkaar. Het meest opmerkelijke is wel dat er niet eens een fout is gemaakt. Het ambtelijk apparaat kon eenvoudigweg niet omgaan met een factuur die aan alle eisen voldeed.

Het mag bureaucratischer!

Ambtenaren hebben de naam bureaucratisch te zijn. Maar bureaucratisch betekent ‘strikt volgens de regels werken’. Conclusie: er zijn waarschijnlijk geen regels voor het verwerken van facturen die een vraag oproepen. Terwijl een debiteurenadministratie daar toch wekelijks, zo niet dagelijks mee te maken krijgt. En het hele circus met één simpele regel afgedekt kan worden: neem contact op met de afzender van de factuur.

Ondernemers: wees ondernemend

Zolang bureaucratie synoniem lijkt met achterover leunen, is het aan ondernemers om actie te ondernemen. Vier tips om de overheid te helpen zich aan de wet te houden:

  1. Vraag bij overheidsopdrachten vooraf welke gegevens (zoals de kostenplaats en budgethouder) op de factuur moeten staan;
  2. Vertrouw niet op uw contactpersoon voor betaling, want alleen de debiteurenafdeling is daarvoor verantwoordelijk;
  3. Onthoud dat uw contactpersoon het hoogstwaarschijnlijk niet merkt als u wel de incassokosten en wettelijke rente berekent. Uw zakelijke relatie zal daar geen nadeel van ondervinden;
  4. Meld een slechte betaling van een overheidsinstantie bij de Ombudsman https://www.nationaleombudsman.nl/meldpunt-ondernemers

Gratis tips voor de overheid

Tot slot nog een paar gratis tips. We durven te stellen dat Nederland hiermee veel tijd en geld kan besparen:

  1. Maak ambtenaren bewust van hun verantwoordelijkheid om correcte informatie te verschaffen wanneer zij een product of dienst afnemen. Het invullen van de juiste facturatie- en contactinformatie had in dit verhaal al enorm gescheeld;
  2. Op elke factuur staat minstens één contactmogelijkheid (telefoonnummer, e-mail, etc.). Maak daar gebruik van debiteurenafdeling! Neem contact op als een factuur niet volledig is en geef ontbrekende gegevens, zoals een PO-nummer, meteen door.

Rob de Haan is medeoprichter van Verkoopjevordering.nl. In zijn column beschrijft hij persoonlijke verhalen uit ons land tijdens de crisis. Waargebeurde ondernemersverhalen, waarin mensen en locaties onherkenbaar zijn gemaakt.