Productiviteitstips: Claim je tijd

Je bent ondernemend ingesteld maar je hebt te veel te doen en te weinig tijd. Michel Huijgen geeft de beste tips. Deze week: De herintroductie van het 'Niet Storen-bordje'.

Er zijn volgens Huijgen boekenplanken vol geschreven met veel te dikke boeken over timemanagement en persoonlijke productiviteit. "Sommige zijn klassiekers in het genre. Als je tijd hebt, ga ze lezen", aldus Huijgen."

"Maar wij gaan ons beperken tot de essentie. Hoe houd je overzicht over je werk en hoe krijg je gedaan krijgt wat je gedaan wilt krijgen?"

Het Niet Storen-bordje

Ik heb een tijdje geleden eens een gesprek gehad met een manager die mij vertelde dat hij een "open deur-beleid" had op zijn werk. Werknemers konden altijd bij hem terecht met vragen. Het gevolg was dat hij de hele dag door gestoord werd in zijn eigen werkzaamheden.

Dat open deur-beleid was prettig voor zijn werknemers en sociaal zeer verantwoord om te doen. Maar voor de voortgang van zijn eigen werkzaamheden werd het een blok aan het been.

Wat we toen hebben gedaan is een ouderwets spreekuur ingesteld. Hij legde zijn werknemers uit dat hij wel beschikbaar wilde blijven voor iedereen maar dat hij die beschikbaarheid 's middags ging concentreren tussen 15 uur tot 16 uur.

Werknemers konden 10 minuten claimen in zijn agenda voor het stellen van vragen. Iedereen blij, de manager kon gedurende de dag ongestoord aan het werk en de werknemers konden gewoon terecht met hun vragen.

Ongebruikt

Wat bleek is dat na een paar dagen het spreekuur al ongebruikt bleef. De beschikbaarheid van de manager die er was, bleek de makkelijkste manier om vragen beantwoord te krijgen.

Toen die beschikbaarheid beperkt werd ging men zelf opzoek naar de antwoorden en die werden 9 van de 10 keer ook gevonden. De mensen die wel naar het spreekuur kwamenm, hadden échte vragen.

Nu stel ik niet voor dat de managers zich weer terugtrekken in de ivoren toren. Maar we (ook de niet managers onder ons) zijn tegenwoordig zo hyperbereikbaar dat het geen kwaad kan hier een beetje schaarste in aan te brengen – schaarste, zo luidt de economische wet, creëert waarde.

Het voorkomt dat je tijd wordt opgeslokt door allerlei zaken die er voor jou niet zoveel toe doen. Over het algemeen geldt: of jij claimt je tijd, of iemand anders doet het.

Zie ook: 
Aflevering 1: Leeg die inbox!
Aflevering 2: Houd je hoofd leeg
Aflevering 3: It’s all about de lijstjes
Aflevering 4: E-mail is geen communicatie
Aflevering 5: (A)Sociale media

Meer lezen? Ga naar Watjekanlerenvan.nl  en download het gratis hoofdstuk “Inbox (0)”

Michel Huijgen is Consultant Persoonlijke Productiviteit  HU!GConsultancy en auteur van het boek “Wat Je Kan Leren Van Je Deurmat”. Volg hem ook op Linkedin

Lees meer over:

NUwerk

Tip de redactie