Productiviteitstips: E-mail is geen communicatie

Je bent ondernemend ingesteld maar je hebt te veel te doen en te weinig tijd. Michel Huijgen geeft de beste tips. Deze week : E-mail is géén communicatie.

Er zijn volgens Huijgen boekenplanken vol geschreven met veel te dikke boeken over timemanagement en persoonlijke productiviteit. "Sommige zijn klassiekers in het genre. Als je tijd hebt, ga ze lezen", aldus Huijgen."

"Maar wij gaan ons beperken tot de essentie. Hoe houd je overzicht over je werk en hoe krijg je gedaan krijgt wat je gedaan wilt krijgen?

E-mail is géén communicatie

E-mail is een prachtig, veelgebruikt communicatiemiddel . In een gesprek met een collega hierover wierp hij op: ‘E-mail is helemaal geen communicatie’. Een grappige stelling als je bedenkt dat we de hele dag ‘communiceren’ via e-mail. Toch heeft hij een punt. 

Communicatie bestaat uit woorden, lichaamstaal en intonatie. Dit, samen met de inhoud, zorgt voor een juiste informatieoverdracht tussen mensen. (Zie de 7 procent-38 procent-55 procent-regel van Albert Mehrabian.)

Aangezien je de twee van deze drie factoren bij een e-mail niet meekrijgt, en de meeste mensen daarnaast geen begenadigd schrijver zijn, neemt de kans op misverstanden en ongewenste interpretaties toe. En toch “grijpen” we steeds naar e-mail als we iets van iemand willen weten. Het is gemakkelijk en snel, dat wel.

Stoorzender

Een bijkomend nadeel van iedere vraag per e-mail stellen is dat het veel e-mailverkeer veroorzaakt. E-mail is een heel handige middel voor informatie overdacht en het vastleggen van afspraken maar het kan ook een stoorzender zijn.

Iedere keer als je een e-mail stuurt, onderbreek je de werkzaamheden van de ontvangende partij. Het haalt de ontvangende partij uit zijn of haar concentratie en leidt zodoende af van het werk wat hij of zij op dat moment aan het doen is. En juist die concentratie is nodig om kwalitatief goed werk te verrichten.

Tijd

Ondanks dat ze het checken van e-mail als improductief ervaren en er veel tijd aan kwijt zijn blijkt uit onderzoek dat de ontvangers zich vaak laat storen door inkomende e-mail (tip: zet je automatische waarschuwing bij nieuwe email uit). Blijkbaar zit het veelvuldig en onnodig checken van de inbox nog in ons systeem.

Als dan ook nog blijkt dat in deze e-mails vragen zitten die door onduidelijkheid of verkeerde interpretatie vier of vijf replies nodig hebben, ontstaan er eindeloze e-mailconversaties. Je kunt je afvragen of het gebruik van e-mail altijd de juiste keuze is.

Afspraak

Dus heb je vragen voor een collega en zijn ze niet echt dringend, spaar ze dan op en plan een afspraak van een kwartier. Neem een kop koffie mee en skip de koetjes en kalfjes. Zorg ervoor dat je een goed setje vragen hebt.

Wees specifiek en stel geen vragen die onnodig veel tijd vergen. Kijk ook meteen, of jij nog informatie bij je collega moet aanleveren. Kopje koffie erbij, beetje informatie halen, beetje informatie brengen.

Dit voorkomt een hoop heen en weer gemail – en het is een stuk gezelliger!

Meer lezen? Ga naar Watjekanlerenvan.nl  en download het gratis hoofdstuk “Inbox (0)”

Zie ook: 
Aflevering 1: Leeg die inbox!

Aflevering 2: Houd je hoofd leeg
Aflevering 3: It’s all about de lijstjes

Michel Huijgen is Consultant Persoonlijke Productiviteit  HU!GConsultancy en auteur van het boek “Wat Je Kan Leren Van Je Deurmat”. Volg hem ook op Linkedin

Lees meer over:
Tip de redactie