Je bent ondernemend ingesteld maar je hebt te veel te doen en te weinig tijd. Michel Huijgen geeft de beste tips. Deel : It’s all about de lijstjes.

Er zijn volgens Huijgen boekenplanken vol geschreven met veel te dikke boeken over timemanagement en persoonlijke productiviteit. "Sommige zijn klassiekers in het genre. Als je tijd hebt, ga ze lezen", aldus Huijgen."

"Maar wij gaan ons beperken tot de essentie. Hoe houd je overzicht over je werk en hoe krijg je gedaan krijgt wat je gedaan wilt krijgen?

"Something borrowed, something new. Kort en bondig. Het is geen hogere wiskunde, maar vergt wel wat discipline. Je moet het doen om de voordelen te ervaren."

Zie ook: Leeg die inbox! (afl.1) | Houd je hoofd leeg (afl.2) 

Deze week: It’s all about de lijstjes

Een goed overzicht van wat je gedaan wilt krijgen is noodzakelijk om richting te houden en goed in te kunnen schatten hoeveel werk er verzet dient te worden. Vele van ons gebruiken een todo-lijst in digitale of analoge vorm. De todo-lijsten die ik tegenkom zijn vaak incompleet, vaag en niet up to date.

Een goed todo lijst bestaat uit 3 kolomen:

1.  Een resultaatverplichting

Dit zijn de alle zaken (zie het vorige artikel) waarover jij een beslissing hebt genomen dat ze gedaan moeten worden.

2.  Hoe kom ik "van a naar b"

De taken die je moet afhandelen om tot het resultaat te komen worden hierin beschreven. De taken moeten klein zijn en in een keer  af te handelen. Deze kolom wordt vaak overgeslagen.

Voordelen van deze kolom toe zijn:
- Een beter inzicht in hoeveel werk het is om tot het resultaat te komen
- Je hoeft er niet meer over na te denken; je hebt al bedacht hoe je het gaat doen. Dat voorkomt dat je gaat malen over volgende stappen tijdens het werk.
- Kleine taken kan je oppakken en afmaken. Een kleine taak helemaal afronden voelt lekkerder dan een grote taak voor de helft.
- Kleine taken kun je oppakken in een vrij moment. De kans dat je aan een rapport of businessplan gaat werken tussen twee afspraken door is klein maar die benodigde afspraak met je collega kun je wel inplannen.

3.   Deadline

Deze moet je alleen gebruiken als er echt een harde deadline is. Als er geen harde deadline is, laat deze actie dan achterwege. Het haalt de flexibiliteit eruit.

Een ander handig lijstje is de veel beschreven 'De Wachten-op Lijst'. We zijn meer en meer afhankelijk van informatie van anderen voor de voortgang van ons werk.

Met een goede Wachten-op lijst verklein je de kans dat je de benodigde informatie niet hebt op het moment dat je deze nodig hebt. Deze lijst herinnert je eraan, dat je een informatievraag uit hebt staan.

De Wachten-op lijst bestaat wederom uit drie kolommen:
Kolom 1: naam+achternaam
Kolom 2: wat je van hem/haar krijgt
Kolom 3: eventuele deadline 

Als je één keer per dag de tijd neemt om deze lijst te bekijken, komt het praktisch niet meer voor dat je niet de informatie hebt die je nodig hebt.

Probeer het eens, maak eens een lijst met alle informatie uitvragen die je uit hebt staan. Het is heel goed mogelijk dat dit een lange lijst wordt. Als dat zo is, heb je meteen het voordeel te pakken: zo’n lijst valt niet te onthouden! En dat moet je ook niet willen.

Welke tool je gebruikt om je Wachten-op-lijst bij te houden is aan jou: schrijven, Excel, Outlook. Kies de tool waar jij je het beste bij voelt.

Volgende week: deel 4 van ‘Wat je kan leren van je deurmat’: Plan je dag

Meer lezen? Ga naar Watkanjelerenvan.nl en download het gratis hoofdstuk “Inbox (0)”

Michel Huijgen is Consultant Persoonlijke Productiviteit bij HU!GConsultancy en auteur van het boek “Wat Je Kan Leren Van Je Deurmat”. Volg hem ook op Linkedin