Onze kasstromen leiden onder structurele congestie. Hoe krijg je dat weer in beweging?

Door Walther Ploos van Amstel

Ik spreek dit jaar op de Nationale Controllersdag en op de Nationale Voorraaddag over strategisch werkkapitaalmanagement. Dat is een actueel vraagstuk. Klanten betalen niet alleen later, maar ook grilliger.

Door de volatiliteit van vraag- en aanbodmarkten stijgen de veiligheidsvoorraden en fluctueren de inkoop- en verkoopprijzen sterk. Complexe commerciële afspraken bij inkoop en verkoop vertragen de facturatie en betaling. Nederlandse banken trekken het financiële infuus uit het bedrijfsleven.

Onze kasstromen leiden onder structurele congestie; het geld staat muurvast in handelsketens. Geld moet weer stromen, anders komt de economie krakend tot stilstand.

Grote stappen

Werkkapitaalmanagement is niet meer ‘in grote stappen thuis komen’. De aanpak van werkkapitaal vergt aandacht voor de operationele processen ‘van klantenorder tot ontvangst’ en ‘van inkoop tot betaling, aandacht voor de tactische afstemming van het aanbod op de vraag in de keten en strategische aandacht voor een betere afstemming met partners in de keten.

Operationeel zijn er nog veel margekillers. Om tal van redenen blijven facturen vaak onbetaald. Een groot deel van het debiteurensaldo staat open in afwachting van een creditnota. Er is vaak een discussie over het bedrag omdat zendingen incompleet zijn, er twee keer geleverd wordt of er dubbele orderkosten worden gerekend.

Zorg dat je greep krijgt op die operationele margekillers. Dan krijg je meer perfecte orders, minder faalkosten, een betere inzet van werkkapitaal en meer tevreden klanten.

Jongleren

De volatiliteit van vraag- en aanbodmarkten is groot door de uitval van vraag en meer transparantie in handelsketens. Dat bleek wel bij de Chinese babymelkpoederhype. Het kan jaren duren voordat vraag en aanbod in handelsketens weer in balans zijn als die balans, zoals nu, is verstoord.

Bedrijven die de dynamiek van de vraag stroomafwaarts in hun keten goed begrijpen, kunnen hun capaciteiten beter plannen, ze weten hun werkkapitaal goed in te zetten en krijgen hogere prijzen voor hun producten.

Slimmer tactisch plannen en besturen is nodig met sales and operations planning nodig. Het gaat daarbij om de juiste planningsregels op het juiste aggregatieniveau, het simuleren met verschillende scenario’s, het simultaan plannen van de kasstromen en het werkkapitaal, het inzetten van ICT-hulpmiddelen en het coachen van de planners om nog beter te plannen.

Informatie delen

Dan blijft de existentiële vraag over: waarom heeft u eigenlijk voorraad? Zijn er geen mogelijkheden voor een strategische afstemming met leveranciers en klanten, waardoor die voorraden niet meer nodig zijn? Dan moet je wel beschikken over open en transparante informatie over de vraag, de voorraden en de planningen in de keten.

Strategisch samenwerken vereist afspraken, vastgelegd in standaarden, voor de uniforme communicatie, waardoor alle partijen in de keten dezelfde taal spreken; data alignment.

Met die informatie kunnen bedrijven hun processen beter op elkaar afstemmen met als voordelen: beter bestellen, leveren en factureren, lagere voorraden, succesvolle promoties en een betere schapbeschikbaarheid.

Open en transparante informatie is onontgonnen terrein dat, naast werkkapitaal, kosten uit de keten haalt en uiteindelijk zorgt voor meer tevreden klanten.

Veel bedrijven in de ‘nieuwe economie’ laten zien dat ze zonder werkkapitaal, of nog knapper met een negatief werkkapitaal werken. Ze groeien niet gehinderd door het werkkapitaal dat ze moeten meezeulen.

Procesmanagement

Strategisch management van werkkapitaal is nodig. Dat vraagt om operationele, tactische en strategische maatregelen die gericht zijn op het stroomlijnen van de processen en de informatie in handelsketens.

Dat gaat natuurlijk niet zonder eerst intern de zaken tussen verkoop, logistiek, inkoop en finance goed geregeld te hebben.

Het werkkapitaal in handelsketens kan wel wat laxeermiddel gebruiken.

Walther Ploos van Amstel is docent logistiek aan de Hogeschool van Amsterdam en supply chain-expert bij TNO Mobiliteit en Logistiek. Volg Walther ook op Twitter.com/Delaatstemeter.