Toeleveranciers uitknijpen? Onzin: vertel wat je budget is en laat je verrassen.

Door Richard Engelfriet

U bent op zoek naar de beste drukker, consultant of hogesnelheidstrein voor de beste prijs. Wat gaat u doen? U gaat eens in uw netwerk navragen of er mensen zijn die goede leveranciers kennen, en u googelt eens wat rond.

Dan selecteert u een paar leveranciers die in uw ogen geschikt kunnen zijn, en beschrijft zo uitgebreid en specifiek mogelijk aan welke voorwaarden uw order moet voldoen. En dan vraagt u die leveranciers om zo snel mogelijk een offerte te schrijven, uiteraard met prijsopgaaf.

En dan krijgt u de offertes in huis. Alle leveranciers blaken natuurlijk van het zelfvertrouwen, leveren topkwaliteit en bieden maatwerk aan.

Ze voldoen uiteraard allemaal aan uw eisen, willen dat graag in een 'vrijblijvend gesprek met een kop koffie' komen toelichten en staan te trappelen om uw klant te worden. Mooi. Dus u kiest uiteindelijk de goedkoopste uit en u voelt zich spekkoper.

Weerbarstig

De praktijk is weerbarstiger. De kwaliteit van die goedkope leverancier blijkt enorm tegen te vallen, er komen toch nog allerlei extra kosten bij en er zijn veel misverstanden over wat er nou precies is afgesproken.

U voelt zich een beetje zoals een gemiddelde bestuurder van Ajax: het beleidsplan zag er prachtig uit, uw club zou 'structureel en beeldbepalend' meedoen aan de Champions League,maar na de winterstop bent u blij dat u überhaupt nog tegen Steau Boekarest mag spelen in de Europa League.

Omdraaien

Met het klassieke inkopen doet u eigenlijk iets vreemds: u schrijft leveranciers voor welke oplossing ze moeten aandragen bij uw probleem en vraagt daar een prijs voor.

Draai dat eens om: vertel leveranciers die u vertrouwt precies wat uw budget is, beschrijf uw probleem en vraag wat voor oplossing ze erbij kunnen leveren.

In plaats van een leverancier die op al uw specificaties en wensen 'ja' zegt, krijgt u nu ineens een aantal oplossingen die waarschijnlijk veel beter zijn dan u zelf had kunnen bedenken.

Die drukker heeft misschien wel connecties waardoor uw drukwerk veel effectiever bij uw doelgroep onder de aandacht kan worden gebracht. Daar hebt u veel meer aan dan de goedkope drukkosten waar u misschien eerst naar op zoek was!

Zelf nadenken

Daarom mijn advies aan iedereen die gaat inkopen: stop met dat zinloze aanvragen van offertes. Wedden dat u dan ineens veel verrassendere en betere oplossingen krijgt aangereikt?

U prikkelt uw leveranciers immers om zelf na te denken, en dat was de reden dat u uw klus ging uitbesteden, toch?

PS. Als u denkt dat ik helemaal krankjorem ben geworden, hebt u het mis. Ik heb mij voor deze column laten inspireren door de Amerikaanse hoogleraar Dean Kashiwagi. Hij noemt het heel sjiek best value procurement. Googelt u hem gerust eens, of kijk naar zijn presentatie over dit principe.

Richard Engelfriet is dagvoorzitter, spreker, columnist, zanger, trainer en vader. Hij werkt aan een boek voor Uitgeverij Haystack. Richard deelt zijn meningen op rengelfriet.wordpress.com en www.twitter.com/rengelfriet.

Geen zin vandaag? Niet tevreden over je omzet? Laat je oppeppen door de auteurs van Uitgeverij Haystack in hun wekelijkse column #goedbezig!