In tijden van crisis sturen we allemaal meer offertes. We worden er steeds handiger in, maar toch blijven we schelden op die verdraaide deadlines. Verman jezelf!


Door Jessica van der Burg

Laten we wel zijn, niet bij elke offerte telt de deadline even zwaar. Bij grotere trajecten als aanbestedingen bungelt de deadline echter als een zwaard van Damocles boven je hoofd. Niet op tijd inleveren, ook al is het vijf minuten te laat, betekent een enkele reis naar de kleedkamer.

Weg kans op de opdracht; zonde van het werk. Of je voor het inleveren net een paar uur met 140 kilometer per uur naar Groningen bent komen rijden maakt dan helemaal niet uit.

Geen prioriteit

Het missen van een deadline is hoe dan ook een verkeerd signaal – of je nou aan een aanbesteding meedoet of aan een potentiële klant hebt beloofd dat je de prijsopgave donderdag zou sturen. Blijkbaar hebben jullie de boel niet onder controle, of vinden jullie de opdracht toch niet interessant genoeg. Geen tijd is immers geen prioriteit, dát is wat jullie (potentiële) klant denkt. Niet precies de indruk die nodig is om een opdracht gegund te krijgen of zelfs om een relatie op te bouwen.

Snelkookpan

Er is niks mis mee om onder druk te willen werken, maar creëer dan je eigen snelkookpan door het instellen van een interne deadline die een paar dagen eerder valt. Wanneer je die datum bewust als deadline behandelt, is die druk er prompt ook.
Zo weet je bovendien zeker dat er ruimte voor tegenslagen is. Je zult altijd zien dat degene die de offerte moet tekenen net een dag langer in het buitenland verblijft, dat de toner op is of dat de secretaresse zich ziek meldt.

Bonus

Wanneer je bij het bekend worden van de aanvraag meteen aan de slag gaat met het inventariseren van wat er allemaal aan informatie verzameld moet worden, geef je jezelf bovendien geen ruimte voor uitstelgedrag. Als bonus hebben jij en je team dan meer ruimte om dingen voor elkaar te krijgen, en komen ook hiaten in de aanvraag snel naar voren. Handig, want er geldt vaak ook een deadline voor het indienen van vragen. Te laat daarvoor zijn betekent jezelf afhankelijk opstellen. Wie wil winnen zorgt ervoor bovenop het proces te zitten, dan heb je immers de grootste invloed!

Jessica van der Burg is aanbestedingsadviseur en eigenaar van Tenderwise. Bij Uitgeverij Haystack verscheen dit jaar haar boek Succesvol inschrijven op aanbestedingen. Volg Jessica op Twitter.

Geen zin vandaag? Niet tevreden over je omzet? Laat je oppeppen door de auteurs van Uitgeverij Haystack in hun wekelijkse column #goedbezig!