Wij beoordelen investeringen op basis van kosten en baten. Maar, vaak klopt er niks van de kosten die uit onze systemen komen.

Door Walther Ploos van Amstel | Delaatstemeter.nl

Als jonge adviseur heb ik de cursus ‘How to lie with statistics’ moeten volgen van mijn baas. Het was meteen duidelijk. Geraffineerd gebruik van cijfers helpt managers in de juiste richting, of manipuleert hun daarheen…

Het verzamelen van nuttige cijfers was in het pre-ERP tijdperk een probleem. Je kon dus makkelijk manipuleren met data. Maar, vandaag heeft elke organisatie een ERP-systeem met een onderliggende historische kostengegevens.

Levensduur

Na kostentoerekening vertalen managers die data in informatie over welke klanten nu echt winst opleveren, welke producten aan het einde van de levensduur zijn en welke fabrieken het beste welk producten kunnen maken. En nemen ze vervolgens beslissingen.

Blindelings vertrouwen we die informatie. De volledige geïntegreerde informatie, logistiek en financieel, die we uit ERP-systemen halen is toch actueel en de ene enkele waarheid? Geen ‘garbage in’, geen ‘garbage out’…

De ijzeren logica van ERP-systemen met de onderliggende Activity Based Costing-methodiek dwingt dat af. Maar leidt ‘quality in’ ook tot ‘quality out‘?

Black box

Wie goed kijkt in de ERP-black box ontdekt dat met die ijzeren logica veel directe en indirecte kosten variabel worden toegerekend aan producten. ERP-systemen zijn ontwikkeld in een tijd dat producten nog een duidelijke stuklijst hadden, met de hand in elkaar werden gezet, vooral binnen het eigen bedrijf werden gemaakt en een haast eindeloze productlevenscyclus hadden.

Zijn dat nog wel realistisch uitgangspunten? Steeds meer producten kennen een klantspecifieke stuklijst, worden in hooggemechaniseerde afdelingen gemaakt (dus je investering in processen heb je al achter de rug), steeds meer van de kostprijs is uitbesteed en de productlevenscycli zijn alleen maar korter geworden. Dat vergt een andere kijk op kosten en kasstromen.

Kasstromen

Wanneer je echt onder aan de streep rekent, dan ontdek je dat de relatie tussen de ERP-kostprijs en de echte kasstromen helemaal niet zo sluitend is als je had verwacht.

Dit leidt tot foute keuzes bij assortimentsbeheer, toewijzen van nieuwe producten aan fabrieken en account management.

Voorzichtigheid is geboden. De inrichting van kosteninformatie in ERP kan leiden tot foute beslissingen! Of andersom…. Je kunt die beslissingen met een sluwe inrichting van die kosteninformatie in ERP ook manipuleren.

Bijsluiter

Om goede beslissingen te nemen heb je betrouwbare informatie nodig over kasstromen, rendementen, risico's en kosten. Het is de hoogste tijd voor een bijsluiter bij ERP-systemen. ‘in het verleden behaalde resultaten bieden geen garantie voor de toekomst.’

Walther Ploos van Amstel is docent logistiek aan de Hogeschool van Amsterdam en supply chain expert bij TNO Mobiliteit en Logistiek. Volg Walther ook op Twitter.com/Delaatstemeter.