Deze week mag ik mij gaan bezighouden met de voorbereidingen van een “wereldwijde bijeenkomst”.

Door Rob Wagenaar

Het totale management uit alle windstreken driedagen bijeen in een hotel in Nederland. Ouderwets met elkaar praten, luisteren, drinken, eten. Moet dat nog in deze tijd van perfecte elektronische communicatie en dito beeldondersteuning?

Wie werkt voor of met multinationaal georganiseerde ondernemingen kent het fenomeen. Periodiek wordt de businessgroep, de vakgroep, de projectgroep of zelfs het totale management met honderden mensen, bijeen gehaald voor “toogdagen”ergens ter wereld.

Gemakken

Meestal is het hotel of het conferentieoord van alle gemakken voorzien, maar steeds vaker wordt de spectaculaire locatie omgeruild voor een zakelijke omgeving vlak bij een goed bereikbaar vliegveld. De sessie wordt gebruikt om plannen te presenteren, om voortgang door te spreken, of om een “roll out” in te zetten.

En vaak wordt er in kleine groepjes gewerkt aan specifieke thema’s. Er is altijd wel iets georganiseerd om te zinnen te verzetten. Met een crisis sneuvelen dit soort sessies als eerste, maar al heel snel wordt de draad weer opgepakt. Kennelijk wordt zoiets als belangrijk ervaren, immers de kosten (out of pocket en tijd) zijn hoog.

Overblijfsel

Je kunt je afvragen of in deze tijd van steeds betere communicatie, audio en visueel perfect ondersteund, dit soort bijeenkomsten nog moeten? Zijn het geen overblijfselen uit een geheel andere tijd waar de huidige bazen onterecht aan vast houden? Meer “fun” dan iets anders?

Uit de hardnekkigheid waarmee ze voortduren kan je concluderen dat dat niet zo is. Ik sprokkel de argumenten bij elkaar:

• Hoe goed ook de communicatiemogelijkheden op afstand, er gaat nog steeds niets boven het ontmoeten van mensen. De veelzijdigheid van de informatie-uitwisseling van mensen die elkaar fysiek ontmoeten is superieur aan de elektronische versie
• Praten in groepsverband is met een telexconference zeer beperkt. Alleen al het door elkaar heen praten- fysiek heeft dat een functie- moet in een tele-conference volledig worden weggedisciplineerd.
• Leiderschap, essentieel in elke menselijke groepsactiviteit, ontplooit en toont zich toch vooral vis a vis.
• Misschien het belangrijkst: groepsvorming, het gevoel opbouwen dat je –hoewel normaal ver van elkaar verwijderd- met een gezamenlijk missie bezig bent, dat kan alleen als je ook als groep samen bent. Samen iets doen is dan een mooi hulpmiddel, vandaar ook de sociale activiteiten of de meer speels zakelijke acties tijdens zo’n sessie.
• En dan wordt zo’n bijeenkomst ook vaak gebruikt om echt meters te maken op een bepaald thema. Veel direct betrokken creëren samen wat en dat vormt dan de basis om elektronisch en of afstand door te werken, maar wel met een hechte en gezamenlijk gevoelde basis.

Gemeenschap

Een van de grote uitdagingen van een wereldwijd georganiseerde business is dat men zich in zekere zin toch moet gedragen als de hechte werkgemeenschap die elkaar dagelijks ziet. Dan pas komt het concurrentievoordeel ten opzichte van kleinere lokaal georganiseerde spelers.

De succesvolle multinationals voelen dat vlijmscherp aan. En daarin vervult de worldwide meeting een grote rol. Hij zal dus nog wel een tijdje blijven, ondanks de hoge kosten en de voor de buitenstaander- ogenschijnlijke- verkwisting.

Externe

Voor mij als externe is het altijd weer fantastisch om te zien hoe wildvreemden met geheel verschillende achtergrond, taal en cultuur zich toch snel verbroederen rond de gezamenlijke doelstelling van de eigen onderneming. Mensen zijn óók overal in essentie gelijk! Gelukkig maar.

Rob Wagenaar is organisatieadviseur. E-mail: rob.wagenaar@wagenaarhoes.nl