Veel werkenden konden er jarenlang op rekenen: een vaste reiskostenvergoeding van 0,19 cent per gereisde kilometer. Maar het voortbestaan van dit 'extraatje' is onzeker. Sinds het begin van de coronacrisis wordt er steeds minder gereisd voor werk. Een vijfde van de organisaties in Nederland heeft al afscheid genomen van de vaste reiskostenvergoeding, blijkt uit onderzoek. Werkgevers en werknemers zullen moeten leren omgaan met een nieuwe situatie.

Voor de coronacrisis maakten veel werkgevers gebruik van de zogeheten praktische regeling om reiskosten uit te betalen. Voor woon-werkverkeer wordt daarmee standaard 19 cent per kilometer uitbetaald voor 214 reisdagen.

"Dat zijn de dagen die iemand met een vijfdaagse werkweek draait min wettelijke verlofdagen en het gemiddelde aantal dagen die verloren gaan aan ziekmelding", vertelt Joke van der Velpen van HR-dienstverlener Visma|Raet. "Deel je dat door twaalf maanden, dan kom je op een vast bedrag dat per maand wordt uitgekeerd."

Sinds het begin van de coronacrisis is het aantal zakelijke reiskilometers echter drastisch gedaald. Sommige werknemers reisden helemaal niet meer voor werk. Maar volgens de wet mag de vaste reiskostenvergoeding maximaal zes weken worden doorbetaald als iemand de berekende kilometers niet meer maakt.

Van der Velpen: "Omdat vanuit de overheid het advies tot verplicht thuiswerken kwam, is besloten dat werkgevers de reiskosten zolang onbelast door mochten betalen, mits de werknemer al voor 13 maart 2020 op deze manier reiskosten kreeg uitbetaald."

Niet meer terug naar alle dagen op kantoor

Demissionair minister Wouter Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kondigde onlangs aan dat vaste reiskosten nog tot 1 oktober 2021 onbelast mogen worden doorbetaald. Volgens Van der Velpen kan het echter niet lang duren voor de wet wordt aangepast en de vaste reiskostenvergoeding zoals we die kennen op de schop gaat.

"Na de coronacrisis gaan de meeste bedrijven niet meer terug naar alle dagen werken op kantoor, is de verwachting. De vaste, onbelaste reiskostenvergoeding zoals die vroeger werd uitbetaald, past niet meer in hoe we het werk tegenwoordig inrichten. Naar verwachting zullen de wetswijzingen beter aansluiten bij het hybride werken."

Sommige bedrijven wachten niet tot de overheid een knoop doorhakt over de vaste reiskostenvergoeding. Volgens onderzoek van Visma|Raet is 19 procent van de Nederlandse ondernemers met personeel per 1 januari 2021 al gestopt met een vaste reiskostenvergoeding.

“In tegenstelling tot de vaste reiskostenvergoeding is de thuiswerkvergoeding meestal wel belast.”
Marjan Heemskerk, accountant en auteur

Geen 2 maar 1 euro thuiswerkvergoeding

Voor veel werkenden zal het wegvallen van de vaste reiskostenvergoeding een domper zijn, verwacht Marjan Heemskerk, accountant en auteur van The Happy Financial. "De werkgever was nooit wettelijk verplicht een reiskostenvergoeding uit te betalen. Of je hem krijgt, wordt bepaald in de cao of in je arbeidsvoorwaarden. Veel werknemers zien het als een fijn extraatje boven op het salaris. Vaak gaat het om best veel geld, dat nu dan opeens wegvalt."

De thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag die veel bedrijven nu uitbetalen op aanraden van het NIBUD kan het leed maar deels verzachten. Heemskerk: "In tegenstelling tot de vaste reiskostenvergoeding is de thuiswerkvergoeding vaak wel belast. Daardoor raak je als werknemer de helft van de vergoeding kwijt aan de belastingen. Je krijgt uiteindelijk dus geen 2 euro, maar 1."

Thuiswerkvergoedingen kunnen ten koste gaan van andere zaken

Volgens Van der Velpen kunnen bedrijven de thuiswerkvergoeding wel onbelast uitbetalen via de werkkostenregeling (WKR). "De vrije ruimte die men daarvoor heeft, wordt berekend met de loonsom van alle medewerkers samen. Dit budget kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld gereedschap, elektronica of kerstpakketten. Maar dus ook om werknemers te compenseren in het thuiswerken."

Mogelijk nadeel is echter dat er een grens zit aan het bedrag dat op deze wijze beschikbaar is. Het uitbetalen van thuiswerkvergoedingen kan zo ten koste gaan van andere zaken.

Met een druk op de knop de kilometers doorgeven

Heemskerk ziet dat de nieuwe situatie werknemers veel extra werk kan opleveren. "Telkens weer een formuliertje invullen met je gereisde kilometers kost je tijd en energie die je beter aan je werk kan besteden."

Durf het initiatief te nemen om de situatie te verbeteren, adviseert ze. "Er zijn verschillende apps op de markt die de administratie van losse kilometers makkelijker maken. Als werknemer kan je daarmee met een druk op de knop aangeven op welke dagen je naar kantoor reist en op welke dagen je thuis blijft. Opper eens of men dat wil proberen."

Loop je met het wegvallen van de vaste reiskostenvergoeding een flink bedrag mis, dan loont het volgens Heemskerk om te kijken of het bedrijf je een ander extraatje kan aanbieden. "Mocht je nog geen hulpmiddelen hebben aangevraagd voor je thuiswerkplek, dan zou ik dat nu zeker alsnog doen. Steeds meer bedrijven willen ook gebruik van het OV promoten en bieden bijvoorbeeld een NS-Business Card aan. Bij het ene bedrijf is meer mogelijk dan bij het andere, maar je weet het pas als je het vraagt."