We worstelen allemaal weleens met de vraag hoe we het best feedback kunnen geven aan een collega. Hoe zorg je ervoor dat je niet te bot overkomt, maar je wel je punt duidelijk maakt? En natuurlijk is feedback ontvangen, zonder op je teentjes getrapt te zijn, óók nog een puntje van aandacht. Met deze tips zeg je op een positieve manier waar het op staat.

Online zijn massa's cursussen feedback geven te vinden. Toch wordt in het bedrijfsleven niet heel veel feedback gegeven, constateert Elsbeth Tramper, organisatiepsycholoog en teamcoach bij Drietact. "In de sportwereld zie je dat sporters iedere dag feedback krijgen van hun coach. In het bedrijfsleven gaat dat proces veel langzamer", legt ze uit. "Maar stel je voor dat een sporter pas een week later, of zelfs nog later, te horen krijgt wat anders moet."

Dat er te weinig feedback wordt gegeven, heeft er volgens Tramper mee te maken dat er niet altijd een open cultuur is op de werkvloer. "Terwijl veel bedrijven dat wel willen." Ook Lilian Woltering, trainer in zakelijke omgangsvormen, merkt dat mensen collega's minder makkelijker feedback geven. "Dat is eenvoudiger met mensen die dicht bij je staan, zoals je familie. Op de werkvloer is het ingewikkelder." Maar hoe geef je dan toch goede feedback?

Tip 1: Noem het geen kritiek

Een goed begin is natuurlijk het halve werk. Daarom raadt Woltering aan het feedback te noemen en geen kritiek. "Dan maak je het een stukje positiever", legt ze uit. "Eigenlijk is feedback ook iets positiefs aan iemand meegeven. Het is iets nuttigs, want eigenlijk wil je dat iemand anders iets beter doet."

Een tip die Tramper daarbij geeft, is de feedback aankondigen. "Als je zegt dat je iemand feedback wil geven en vraagt of diegene ervoor openstaat, wordt diegene niet overrompeld en heeft hij of zij tijd om na te denken." Daarbij raadt Tramper aan om van tevoren goed na te denken over de feedback die je wil geven. "Helpt die je collega, het team en het bedrijf? Stel jezelf die vragen."

Tip 2: Kies de beste situatie

Volgens Woltering is het belangrijk om goed aan te voelen op wat voor moment je de feedback geeft. "Soms kan het wel waar andere collega's bij zijn, maar vaker is een op een toch een geschiktere methode", aldus Woltering.

“Zeg letterlijk wat iemand doet, in plaats van je eigen interpretatie te geven.”
Elsbeth Tramper, organisatiepsycholoog

Tramper voegt daaraan toe dat het essentieel is om de feedback persoonlijk te geven. "Nu moet het misschien op afstand vanwege het verplichte thuiswerken, maar doe het dan via een telefoongesprek of videobellen, niet via een mailtje. Dan kan het fout geïnterpreteerd worden."

Tip 3: Breng de feedback positief

De feedback positief brengen is volgens Tramper essentieel. Daarvoor heeft ze een plan met vier stappen. Stap één is observeerbaar gedrag benoemen. "Daar gaat het vaak fout. Zeg letterlijk wat iemand doet, in plaats van je eigen interpretatie te geven", legt Tramper uit. Bij stap twee betrek je jezelf er pas bij. "Noem daarna wat voor gevolg het gedrag van de ander op jou heeft, dus welke conclusies je daaruit trekt." Wanneer iemand bijvoorbeeld vaak te laat is, kun je concluderen dat diegene zich niet druk maakt om het teambelang.

Vervolgens is het belangrijk om op een positieve manier uit te spreken wat je behoefte is. "Dus zeg dat je het fijn zou vinden als iemand voortaan op tijd komt, omdat je dan het idee hebt dat hij of zij het werk serieuzer neemt." De vierde stap is een eventueel verzoek doen. "Vaak hoeft deze stap niet, want na stap drie snappen veel mensen wel wat je vraagt."

Tip 4: Weet zelf ook hoe je feedback moet ontvangen

Om feedback te kunnen geven, is het ook goed om te weten hoe je die zelf goed ontvangt. Schiet dus niet meteen in de verdediging. "Vaak zeggen mensen meteen 'ja, maar' of 'hoezo'", vertelt Woltering. "Beter is om iemand uit te laten praten en als je iets niet begrijpt, te vragen wat de ander bedoelt."

Daar sluit Tramper zich bij aan. "Als ontvanger moet je luisteren, samenvatten en doorvragen. Want de ander wil jou alleen maar helpen, net als dat jij iemand wil helpen als je zelf feedback geeft."