Veel overlegmomenten die anders in de wandelgang hadden plaatsgevonden, monden tijdens het thuiswerken uit in vergaderingen. Om vergadervermoeidheid tegen te gaan, houdt Zilveren Kruis vanaf woensdag een vergadervrije week.

Een dagstart. Overleg met collega's over dat aanstaande project. Afdelingsoverleg. Wie niet oplet, zit tijdens het thuiswerken uren in videovergaderingen.

Die vergaderingen zijn een stuk vermoeiender dan de face-to-facegesprekken van voor de coronapandemie - onze hersenen moeten harder werken om non-verbale aanwijzingen en gezichtsuitdrukkingen via een scherm te begrijpen. Bovendien vraagt een videovergadering om constante aandacht, waar je in een fysieke vergadering nog weleens achterover kan leunen.

Om die vermoeidheid tegen te gaan, besloot Zilveren Kruis in te grijpen. Van woensdag 24 februari tot woensdag 4 maart hoeven medewerkers niet te vergaderen. De vergadervrije week omvat dagen in beide weken waarin verschillende regio's voorjaarsvakantie hebben, zodat medewerkers op kantoren in Leiden, Leusden én Leeuwarden kunnen profiteren.

Het plan ontstond toen bestuursvoorzitter Georgette Fijneman en haar collega's merkten dat medewerkers na elf maanden thuiswerken veel uren maakten en weinig vrije dagen opnamen. "We hadden vergaderingen al standaard van een uur naar 45 minuten verminderd, zodat er een korte pauze tussen zat. Maar mensen bleven lange dagen maken, doordat er 's avonds toch weinig te doen was."

De prijs van bereikbaarheid

En dus trok het bedrijf aan de spreekwoordelijke handrem. "We hopen vooral dat mensen, doordat ze minder verplichte vergaderingen hebben, makkelijker een vrije dag op kunnen nemen. En als ze wel werken, toekomen aan ander werk."

Mark Tigchelaar, schrijver van het boek Focus Aan/Uit, juicht minder vergaderen van harte toe. "Als je agenda een gatenkaas is van vergaderingen, dan kom je bijna niet toe aan grote taken." Een half uur voor een videovergadering nog beginnen aan een taak die veel denkwerk vereist? Velen beginnen er niet aan. "En dus heb je aan het eind van de dag een onbevredigd gevoel, alsof je niets voor elkaar gekregen hebt."

Tigchelaar noemt het de "prijs van bereikbaarheid". "Natuurlijk is het fijn dat iedereen bereikbaar is, maar de prijs die je daarvoor betaalt, is dat je constant afgeleid bent."

“Zo’n week is fijn, maar de kans is groot dat je de week daarna dubbel zo veel vergaderingen hebt om alles weer in te halen.”
Mark Tigchelaar, schrijver van Focus Aan/Uit

Wel plaatst hij een kanttekening bij de vergadervrije week van Zilveren Kruis. "Zo'n week is fijn, maar de kans is groot dat je de week daarna dubbel zo veel vergaderingen hebt om alles weer in te halen." Volgens hem helpt het vooral als er structureel minder vergaderingen zijn. Zo hebben bedrijven als Blendle en L'Oréal elke week een vergadervrije dag. "Op die manier pak je het vergaderprobleem op de lange termijn aan."

Zo'n dag is misschien niet binnen elke organisatie haalbaar, Tigchelaar raadt medewerkers in ieder geval aan om het gesprek aan te gaan. "Praat met collega's over wat er anders kan. Minder vergaderen, maar bijvoorbeeld ook korter vergaderen, kan al een hoop oplossen."

Geen vergaderingen tussen 12 en 1

Bij Zilveren Kruis denkt Fijneman ook na over een langetermijnoplossing voor de vergadermoeheid. "We zouden bijvoorbeeld geen vergaderingen in kunnen plannen tussen 12.00 en 13.00 uur, zodat mensen rustig kunnen lunchen of een wandeling kunnen maken. Maar ook tijdens werkuren kan het aantal vergaderingen vaak omlaag."

“Als je niet om 9.00 uur in je eerste vergadering hoeft te zitten, kan je makkelijker 's ochtends een wandeling maken.”
Georgette Fijneman, bestuursvoorzitter Zilveren Kruis

Voor nu hoopt Fijneman dat de vergadervrije week vooral de ruimte biedt om ook even op adem te komen. "Als je niet om 9.00 uur in je eerste vergadering hoeft te zitten, kan je makkelijker 's ochtends een wandeling maken." Wel benadrukt ze dat vergaderingen soms ook fijn zijn tussen het thuiswerken door. "Klantenservicemedewerkers zitten de hele dag aan de telefoon, dan is een dagstart met collega's juist een goed begin van de dag."

Zelf kijkt ze er in ieder geval naar uit om niet dertig uur van haar week in videovergaderingen te zitten. "Het is inherent aan mijn baan dat ik veel vergader, maar ik kijk ernaar uit om eens wat dieper na te kunnen denken over projecten waar ik normaliter niet aan toekom."