Een hele dag vergaderen op kantoor kan flink vermoeiend zijn, maar achter een scherm lijkt het helemaal onmogelijk om je volledige aandacht bij de zoveelste videocall te houden. Vijf tips om videovergaderen behapbaar te maken.

Het is de nachtmerrie van menig thuiswerker: een schermafbeelding of gifje van betrapt neuspeuteren. Of neem de inmiddels beruchte Donald Duck-momenten: tijdens een videovergadering in onderbroek en overhemd opstaan om een deur te sluiten. Met deze tips houd je jezelf en je collega's bij de les:

Tip 1: neem de sessie op

In dat opnemen kan ook de sleutel liggen om storend gedrag tegen te gaan, zegt fysiotherapiewetenschapper Marlous de Haan, die ook het boek Videobellen Etiquette schreef. "In een fysieke vergadering mag je er ook iets van zeggen als iemand met een dampende pizza binnenkomt of in pyjama en met ongekamde haren aanschuift. Als je je ergert aan het gedrag van collega's op afstand dan kun je een keer een vergadering opnemen om te laten zien wat je bedoelt."

Houd wel rekening met de geldende privacyregels voor jouw werkveld. Het opnemen van gesprekken voor eigen gebruik en het delen ervan met de aanwezige collega’s is toegestaan, mits de opname niet wordt gedeeld met mensen die niet bij dit gesprek betrokken waren. Ook gesprekken opnemen waaraan je zelf niet hebt deelgenomen, is verboden.

Tip 2: stel een voorzitter aan

Net als bij fysiek vergaderen houdt een voorzitter de agenda, tijd, spreektijd en bijdragen van deelnemers in de gaten. Bij online vergaderen kan hij of zij deelnemers binnenlaten en microfoons aan- en uitzetten. Zeker bij een groter gezelschap is dat volgens De Haan noodzakelijk.

En hoewel het inmiddels vast een open deur is: zorg dat beeld en geluid werken en vraag elke deelnemer de camera aan te zetten. Let ook op bij het delen van je scherm. "Zet van tevoren alles klaar. Sluit alle schermen af die anderen niet mogen zien en zet meldingen en pop ups uit."

Tip 3: beperk het aantal deelnemers

Hoe meer deelnemers, hoe ineffectiever de vergadering. "Mensen die erbij zitten terwijl ze eigenlijk niet nodig zijn, willen overal een plasje overheen doen," zegt psycholoog Thijs Launspach, auteur van Werk kan ook uit. "Dat kost onnodig veel tijd."

“Slechts een op de vier mensen zegt nooit iets anders te doen tijdens het videobellen.”
Marlous de Haan, auteur Videobellen Etiquette

De Haan vindt vijf of zes deelnemers ideaal. "Dan kun je iedereen het woord geven en letterlijk in beeld houden. Hoe meer mensen erbij zijn, hoe meer toehoorders en inactieven." Wout Bucker, die voor pensioenuitvoerder APG een programma voor effectieve informatie-uitwisseling en besluitvorming begeleidt, vindt acht tot tien deelnemers het maximum.

Tip 4: houd het kort

Multitasken tijdens een vergadering is volgens de experts niet te voorkomen. "Je kunt niet zien wat iemand buiten het videobeeld doet," zegt De Haan. "Uit mijn eigen onderzoek blijkt dat slechts één op de vier mensen zegt nooit iets anders te doen tijdens het videobellen. Als de vergadering interessant is, de groep klein en iedereen erbij wordt betrokken, houden mensen hun aandacht er beter bij."

Launspach vindt veertig minuten genoeg voor een vergadering, Bucker houdt het op maximaal vijftig minuten achter elkaar. "Bij langere vergaderingen raad ik tien minuten pauze per uur aan."

Tip 5: elke vergadering dient een doel

Het belangrijkste advies voor mensen die van meeting naar meeting klikken, is afwegen of een vergadering wel echt nodig is. "Veel bedrijven kunnen de helft besparen op vergadertijd," zegt Bucker. "In een veilige cultuur waarin werknemers besluiten durven nemen zijn minder meetings nodig. In een consensuscultuur moet iedereen betrokken worden en vergadert men zich suf."

Launspach sluit zich daarbij aan. "Vergader niet zonder duidelijk doel. Bepaal dat doel van tevoren en beslis wie erbij moeten zijn om het te bereiken. Selectief vergaderen scheelt een hoop tijd."