Zijn de onderlinge verhoudingen niet goed op het werk? Een organisatieopsteller kan helpen ze vlot te trekken, door fysiek zichtbaar te maken hoe mensen in een team zich tot elkaar verhouden. Zo komen de processen aan de oppervlakte, is het idee. Managementconsultant Mark Reijnders: "Met een opstelling kun je eventuele taboes opsporen. Zo komt het 'echte' probleem aan het licht."

Als je een organisatie als een systeem met een eigen geheugen en moraal benadert, worden de verborgen dynamieken zichtbaar. Het is een totaal andere manier van kijken, gecombineerd met voelen.

Ziekteverzuim, burn-outs en elkaar in rap tempo opvolgende managers zijn volgens deze visie geen op zichzelf staande problemen meer, maar symptomen van een uit balans geraakt systeem.

Bij een opstelling worden de dynamieken zichtbaar gemaakt met representanten: mensen die de rol van de betrokken medewerkers of managers 'uitbeelden'. Zij verdelen zich over een ruimte, waarbij de onderlinge afstand en kijkrichting bepalend zijn. De opsteller kan daaruit afleiden wat er 'in de diepte' speelt.

Hoog ziekteverzuim door ruzie in het bedrijf

Coach en opsteller Els van Steijn wijdt in haar boek De fontein, maak wijze keuzes een hoofdstuk aan systemische principes op het werk. Ze begeleidde ooit de directie van een bedrijf dat met een hoog ziekteverzuim en veel burnouts kampte. Een van de oprichters was een paar jaar daarvoor met ruzie opgestapt.

"Uit de opstelling bleek dat de medewerkers volledig waren gefocust op dat vertrek, ze stonden te trillen op hun benen. Toen de overgebleven directeuren de vertrokken oprichter erkenden voor zijn bijdrage, knapten de medewerkers snel op", vertelt Van Steijn.

“Een opstelling is een middel om emoties bespreekbaar te maken.”
Mark Reijnders, managementconsultant

Bij een andere organisatie had een manager zich met aandelen ingekocht in de directie. Uit de opstelling bleek dat dit de oorzaak was van onderlinge competitie en verwarring over de plek in de organisatie.

"Sommige mensen gingen extra hard werken, terwijl anderen juist minder productief werden. Er ontstonden loyaliteitsconflicten en in lagere lagen van de organisatie werden patronen uit de bovenlaag herhaald."

Een team weet waarover niet wordt gesproken

Van Steijn doet organisatieopstellingen bij voorkeur met directieleden, omdat die het recht hebben om te weten wat er speelt. Lager geplaatste managers zouden met een opstelling informatie kunnen krijgen die niet bij hun positie past. Hierdoor kan onveiligheid ontstaan, bijvoorbeeld voor de medewerkers over wie het gaat.

Managementconsultant Mark Reijnders werkt als organisatieopsteller vaak met hele managementteams. "Een opstelling is een middel om emoties bespreekbaar te maken. In een team bestaat altijd - impliciet of expliciet - overeenstemming over waar wel en niet over wordt gepraat. Met een opstelling kun je eventuele taboes opsporen. Zo komt het 'echte' probleem aan het licht."

Zo deed Reijnders eens een opstelling met een directeur die zijn medewerkers tegen zich had. "Uit de opstelling bleek dat er geen uitleg was gegeven toen de mededirecteur was ontslagen door de raad van commissarissen. De medewerkers keerden zich toen tegen de overgebleven directeur."

'Juist in direct oogcontact wordt veel informatie uitgewisseld'

Van Steijn werkt het liefst offline in een ruimte met representanten. Dat was het afgelopen jaar nogal een uitdaging. "Representanten dragen doorzichtige gezichtsmaskers en ik werk met schermen die tussen twee mensen kunnen worden neergezet. Juist in direct oogcontact wordt veel informatie uitgewisseld. Dat is lastiger via een beeldscherm, maar niet onmogelijk."

Reijnders, die ruime ervaring met offline opstellingen heeft, doet vanwege de huidige situatie nu ook online varianten. Inmiddels heeft hij er van die laatste categorie zo'n twintig gedaan. Bij de online bijeenkomsten via Zoom kunnen de representanten elkaar zien. Vervolgens geven ze in een ander programma hun onderlinge positie en kijkrichting weer, als op een schaakbord. "Het is verbazingwekkend hoe goed dit werkt."

Het oude perspectief wordt onbruikbaar

Nannette Vilders is systemisch transformatiecoach en helpt bedrijven door verandertrajecten. Ze doet mee als representant in online opstellingen. "Als representant neem je de plek van iets of iemand anders in. Hoewel ik eerst twijfelde of opstellingen ook online werken, merk ik dat het gecreëerde energieveld verder reikt dan ik dacht. Iedereen heeft het in zich om daaraan mee te doen, als je ervoor openstaat en je concentreert."

“Meestal is het na een opstelling niet meer mogelijk om vanuit het oude perspectief te kijken.”
Els van Steijn, coach en opsteller

Toch is een opstelling altijd een middel en geen doel op zich, benadrukt Reijnders. "Het is een manier om aan het licht te brengen waar het probleem in een bedrijf zit." Daar zit namelijk ook de uitweg: het punt waar iets moet veranderen.

Er is overigens lang niet altijd sprake van een directe oplossing, vult Van Steijn aan. "Meestal is het na een opstelling niet meer mogelijk om vanuit het oude perspectief te kijken. Zo ontstaat ruimte waaruit nieuwe dynamieken en oplossingsrichtingen voortvloeien."