Videobellen is in de huidige crisis de ideale manier van online vergaderen. Maar waar moet je op letten als je videobeldiensten voor andere dingen gebruikt, zoals presentaties en feedback geven aan een collega? Twee experts geven tips.

Haal mensen uit hun Netflix-modus

"Veel dingen zijn hetzelfde als je presenteert via een videoverbinding of in het echt", verklaart Serge van Rooij, presentatiecoach en schrijver van het boek Waar laat ik mijn handen? Toch is er één ding significant anders: het contact met je publiek. "Je praat tegen een scherm en kan niet altijd zien wat iemand anders aan het doen is."

Dat zorgt al snel voor wat Van Rooij de 'Netflix-modus' noemt. "Mensen zitten wat onderuit gezakt, zitten misschien naar een ander scherm te kijken. Offline voel je het beter aan als de zaal mentaal even uitcheckt."

“In een face to face gesprek zorg je er altijd voor dat emoties gekalmeerd voordat je de ruimte verlaat. Nu kan dat niet.”
Jacco van den Berg, auteur Het Grote Gesprekkenboek

Wie een presentatie geeft via Zoom, zal dus actief het contact aan moeten gaan. "Heet mensen stuk voor stuk welkom, vertel ze aan het begin wat ze van jouw presentatie gaan leren. Op die manier weten mensen waarom het voor hen interessant is."

Vraag actief naar wat je ziet

Bij het houden van een belangrijk gesprek over feedback, functioneren of ontslag is die verbinding nóg belangrijker. "Bij presenteren gaat het toch meer om zenden, hier zal je écht in gesprek moeten", aldus Jacco van den Berg, schrijver van Het Grote Gesprekkenboek. Waar je normaliter goed aan kan voelen hoe iemand reageert op feedback of slecht nieuws, is de camera daar de grote beperkende factor. "Vraag daarom actief naar wat iemand voelt, afhankelijk van wat je ziet op camera."

“Breng je slecht nieuws, ga dan niet eerst vragen hoe iemands weekend was.”
Jacco van den Berg, auteur Het Grote Gesprekkenboek

Hij kent de verhalen van medewerkers die hun laptop dichtklapten toen ze slecht nieuws kregen. "In een face-to-facegesprek zorg je er altijd voor dat dingen uitgesproken zijn of emoties gekalmeerd voordat je de ruimte verlaat. Nu kan dat niet."

Beperk je boodschap

Bij zowel presenteren en het voeren van belangrijke gesprekken betekent de camera dat je je boodschap moet beperken tot het belangrijkste. "Breng je slecht nieuws, ga dan niet eerst vragen hoe iemands weekend was", zegt Van den Berg. Probeer het te beperken tot zo'n drie zinnen in dertig seconden, is zijn richtlijn. Daarna is er ruimte om emoties op te vangen.

Ook bij presenteren is het belangrijk om niet onnodig uit te weiden. "Waar je in een presentatie soms nog wel wat extra achtergrondinformatie kan geven, is dat met de concentratiespanne via beeld niet aan te raden." Niet dat je verhaal ineens saai moet zijn, benadrukt Van Rooij. "Maar zorg dat je snel tot de kern komt. Online presenteren is vermoeiender voor beide partijen."

Zorg dat de techniek goed geregeld is

Zowel bij presenteren als een feedbackgesprek is het belangrijk dat je techniek goed is. "Niets zo vervelend als wanneer je kritiek op iemand levert, het geluid halverwege hapert en je je verhaal moet herhalen", zegt Van den Berg.

Ook bij presenteren is het belangrijk dat je publiek niet "op je kruin of in je neusgaten kijkt", legt Van Rooij uit. "Zorg er dus voor dat je camera goed ingesteld staat en de belichting goed is. Het leidt af van je boodschap als het hieraan schort."