Waarom is iemand aanspreken zo lastig? Volgens Gytha Heins, auteur van het boek Aanspreken? Gewoon doen!, heeft dat vooral met onze aard te maken. "Aanspreken is eigenlijk heel tegennatuurlijk. We willen als mensen empathisch overkomen, bij de groep horen. Doordat we van nature risicomijdend zijn, steken we niet zo snel ons hoofd boven het maaiveld uit."

Ga daarom na welke instincten bij jou opkomen op het moment dat je iemand wil aanspreken. Ben je risicomijdend? Wil je liever dat die ander jou aardig vindt? Ben je bang de ander te kwetsen? "Als je dat voor jezelf duidelijk hebt, kun je tegengas geven door tegen jezelf te zeggen waarom het tóch belangrijk is."

Volgens organisatiecoach Bert Overbeek is het bovendien belangrijk een goede inschatting te maken van de context binnen het bedrijf. "Een open of een gesloten cultuur, hiërarchie of egalitair: dat heeft allemaal gevolgen voor het aanspreken." Waarbij het niet automatisch gezegd is dat meer hiërarchie bijvoorbeeld voor minder makkelijk aanspreken staat. "Een hiërarchische leider kan ook openstaan voor verbeterpunten."

De dingen waar we mensen over willen aanspreken, komen voort uit gedrag dat botst met onze persoonlijke normen. Op tijd komen, je aan je afspraak houden, niet op je mobiel kijken tijdens een gesprek. "Dingen waarvan je denkt: waarom zegt niemand hier iets van?", vat Heins het samen.

Als je weet welke normen en waarden belangrijk voor jou zijn, is het goed om deze te delen met je collega's. "Je spreekt ze vaak niet uit, maar je rekent mensen er wel op af", zegt de auteur. Ga daarom in gesprek.

"Een makkelijke tip is daarbij om het eens te hebben over ergernissen op kantoor." Roddelen, klagen, indirect communiceren: allerlei zaken waar je gezamenlijk op kan letten, waardoor de irritatie minder wordt en je mensen makkelijker kan aanspreken als het wel gebeurt.

Eenmaal besloten dat je iemand aan gaat spreken? Zeg dan wat je ziet en hoort, niet wat je ervan vindt. Heins: "Door ergens je oordeel over te geven, is de kans op escalatie groot." Bovendien benadrukt Overbeek dat het de toon is die de muziek maakt. "Probeer respectvol, duidelijk en empathisch te zijn. Verplaats je in de ander: je boodschap komt beter over als hij aan de andere kant van de lijn zacht landt."

Een andere reden waarom aanspreken lastig is, is de reactie die anderen geven. Heins: "Als je iemand aanspreekt, reageren veel mensen instinctief: ze verdedigen zich, negeren je of vallen je aan. Dat is een teken dat je boodschap is aangekomen." Haar tip: wees erop voorbereid. "Veel mensen schrikken of ontwijken het onderwerp daarna, terwijl een tweede gesprek juist kan helpen. Iemand moet je boodschap ook even verwerken."

Is aanspreken moeilijker geworden nu we met z'n allen thuiswerken? Heins stelt dat er nog steeds dezelfde regels gelden. "Als je collega de hele tijd de helft van de zendtijd inneemt, dan is het wel goed om daar iets van te zeggen. Om de rest van je team en jezelf te helpen."