Eerst koffie, dan pas een brief: de informele sollicitatieprocedure rukt op

Eerst koffie drinken en dan pas zweten op een mooie brief, een gelikt cv en het vinden van de perfecte blouse. Steeds meer bedrijven werken met kennismakingsmomenten, waarbij de sollicitant eerst eens langskomt om te kijken of de onderneming bij de wensen past.

Het gebeurt het steeds vaker: eerst maken de werkgever en potentieel geïnteresseerde kandidaat informeel kennis en pas dan volgt er misschien een sollicitatieprocedure.

Zo hield het Medisch Centrum Leeuwarden een meet-and-greet en organiseerde de gevangenis in Almelo een open dag om potentiële sollicitanten eerst het vak van cipier uit te leggen.

Verder werd bij Holthausen Clean Technology een informatieavond over waterstof gehouden en konden geïnteresseerden de sfeer proeven en kennismaken met toekomstige collega's. Ook bij de gemeente Almere wordt personeel steeds vaker geworven via informele bijeenkomsten.

'Pas de vacaturetekst aan'

Deze manier van solliciteren zou de norm moeten worden, zegt sollicitatie-expert en auteur Aaltje Vincent. "Dat is mijn droom. Het is een win-winsituatie, want de werkgever krijgt sollicitanten die echt bij het bedrijf willen werken en de sollicitant weet waar hij terechtkomt. Bij de informele kennismaking kan hij objectief beoordelen of het wat is, zonder zich zorgen te maken over zijn kleding en of het gesprek wel goed gaat."

De informele aanpak is volgens Vincent goed in te bouwen in de klassieke manier van solliciteren. "Als werkgever kun je in de vacaturetekst vast iets extra's laten zien over wat het werk inhoudt. Zet er bijvoorbeeld een kennismakingsvideo en een online assessment in of schrijf in de tekst dat een sollicitant welkom is voor koffie."

De meest gehoorde klacht van sollicitanten is dat de vacaturetekst niet strookt met de daadwerkelijke werkzaamheden, aldus de sollicitatie-expert. "Tijdens een informele ontmoeting krijg je als sollicitant al een veel realistischer beeld van de werkomgeving en werksfeer."

'Sollicitanten stelden ons meer vragen dan wij hen'

De gemeente Almere koos voor een informeel tintje in de vacaturetekst. De gemeente zocht nieuwe strategen en organiseerde informele kennismakingsdagen.

De gemeente schreef de volgende vacaturetekst: "Wij weten, met jouw talent kun je overal aan de slag. Wij denken dat wij de meest interessante uitdaging voor je hebben, in een unieke stad, vol pioniersgeest, ruimte voor experiment en nog flink in ontwikkeling. Wil je meer weten? Dat kan! Op woensdag, donderdag of vrijdag staat 's ochtends de koffie klaar. De strategen vertellen je graag meer over Almere, de functie en de opdracht waarvoor zij staan. Laat even weten of je komt!"

Femke Schaafsma, zelf strateeg bij de gemeente Almere, kijkt tevreden terug op de wervingsdagen. "Er kwamen ruim dertig geïnteresseerden en bijna allemaal hebben ze later ook gesolliciteerd. De koffiemiddagen gaven ons de gelegenheid om ongedwongen met elkaar te praten over de functie en over de stad en ze hebben ons meer vragen gesteld dan andersom! Zij kregen een goed beeld van de functie en ook de gelegenheid om hun allerbeste brief op te sturen voor de allerbeste sollicitatie."

Of er werd gesproken over huisdieren, het weekend, hobby's en kleinkinderen? "Nee, de sfeer was informeel, maar niet zo informeel. Bij de sollicitatiegesprekken die volgden, hebben we ook niet gekeken naar hoe de sollicitant zich gedroeg en of hij er wel was. Andersom hebben we de geïnteresseerden op de koffiemiddagen wel eerlijk kunnen vertellen of de functie te hoog voor ze gegrepen was."

'Er wordt niet verteld dat de baas een hork is'

Arbeidspsycholoog Flores van Emmerik noemt de informele meetings een positieve ontwikkeling. Op universiteiten wordt dit volgens hem al langer gedaan en bij krapteberoepen is een informele kennismaking vooraf een doeltreffend middel. De macht ligt bij de sollicitant, niet bij de werkgever.

"De sollicitant kan zich tijdens zo'n bijeenkomst oriënteren en bedenken of hij daar echt nodig is en of het echt is wat hij wil. Bedrijven laten zich van hun beste kant zien en dus moet je op zo'n informele bijeenkomst net zo goed voorbereid zijn als dat je op een sollicitatiegesprek zou moeten zijn", aldus Van Emmerik.

Mensen gaan op zoek naar een andere baan als ze zich niet verder kunnen ontplooien of als er een conflict is, vertelt de arbeidspsycholoog. "Tijdens een koffiemiddag wordt natuurlijk niet verteld dat de baas een hork is en dat er geen ontplooiingsmogelijkheden zijn. De vragen die je moet stellen, moeten dus scherp zijn. Is er budget voor ontwikkeling? Hoe wordt hier met conflicten omgegaan?"

Tijdens je formele sollicitatiegesprek heb je een streepje voor, maar alleen als de werknemer iets maakt van de informele bijeenkomst, zegt de arbeidspsycholoog. "Als je er wel was, maar niet zoveel hebt meegekregen en vijf bier achterover hebt geslagen, dan heb je er als sollicitant nog niks aan."