Op een eerste werkdag met een nieuwe werkgever heb je vaak veel vragen. Deze bedrijven stelden een buddy aan, zodat nieuwelingen sneller wegwijs worden binnen het bedrijf.

Hoe je inlogt op je laptop, bij wie je moet zijn voor administratieve zaken en waar je je aan kunt melden voor je leaseauto: wie begint bij een nieuwe baan, komt de eerste dagen met meer vragen dan antwoorden thuis. Hoe vind je zo snel mogelijk je weg?

Microsoft stortte zich op die vraag en kwam met een hapklaar antwoord: iemand die je bij de hand neemt, je een korte uitleg geeft over de gang van zaken, maar ook daarna nog beschikbaar is, kan een groot verschil maken bij of iemand zich snel thuisvoelt of niet. "Het lijkt misschien logisch, maar het ontbreekt vaak nog bij een introductie", schrijven drie medewerkers op de Amerikaanse website HBR.

Wie vraag je waar de wc is?

Want hoewel het fijn klinkt, is het niet vanzelfsprekend dat er iemand klaarstaat voor al je vragen na die eerste introductiedagen. Zijn de handen geschud en zit je eenmaal op je plek: wie vraag je dan waar de wc is of hoe je ook alweer in dat ene programma komt?

"Het is een taak die vaak bij de manager ligt, maar dat is ook degene die je beoordeelt. Je wil toch een goede indruk maken, dus dan durf je misschien niet alles te vragen", zeg Ellen Schuit, hr-directeur van Capgemini Nederland.

En dus besloot de consultant anderhalf jaar geleden te beginnen met een 'buddyprogramma', waarmee nieuwe collega's gekoppeld worden aan medewerkers die er al een tijdje werken. Een idee uit de koker van de medewerkers zelf: "We zijn een grote organisatie, en dan helpt het om samen met je buddy de organisatie snel beter te leren kennen."

“Hij is een soort wandelende catalogus voor mij.”
Zita Butler, pr-manager TomTom

Voor Zita Butler, sinds februari pr-manager bij TomTom, was haar buddy de eerste dagen een houvast. "Hij werkt er al een jaar en kan me alles uitleggen over hoe systemen werken, maar ook bijvoorbeeld over dingen die hij zelf heeft geleerd."

Doordat de twee naast elkaar zitten op kantoor, kan Butler hem bovendien snel aanschieten. "Als ik wil weten wie iemand is die langsloopt of snel even iets wil vragen, hoef ik dat niet helemaal op te zoeken. Hij is een soort wandelende catalogus voor mij."

Negentig dagen lang een buddy

De nieuwe medewerkers en buddy's worden bij Capgemini aan elkaar gekoppeld op basis van hun achtergrond ("dat praat wel zo makkelijk"), bij TomTom zitten de buddy's in hetzelfde team.

"Op die manier zit je dicht bij elkaar en kun je snel even een vraag stellen", vertelt hr-medewerker Brogan Brown, die bij TomTom verantwoordelijk is voor het onboardingprogramma. Het negentig dagen durende programma, waar de buddy's een onderdeel van zijn, begon zeven maanden geleden. Inmiddels zijn er 350 mensen ingewerkt.

Waar het bij TomTom niet uitmaakt hoelang iemand er al werkt, worden nieuwe medewerkers bij Capgemini gekoppeld aan iemand die niet langer dan vier jaar bij het bedrijf werkt. "Voor mensen die er al twintig jaar werken kunnen systemen zo vanzelfsprekend geworden zijn, dat het lastiger uit te leggen is", vertelt hr-directeur Schuit. "Bij deze buddy's zit alles nog vers in het geheugen."

Meer binding en een zachtere landing

Inmiddels is bij de helft van de Capgemini-organisatie het buddysysteem geïmplementeerd. Meer dan vijfhonderd mensen zijn inmiddels ingewerkt met een buddy. "We merken dat er een zachtere landing is voor nieuwe medewerkers, ze voelen zich meer verbonden en wanen zich sneller in een veilige omgeving."

“Bij deze buddy's zit alles nog vers in het geheugen.”
Ellen Schuit, hr-directeur Capgemini

Een ander bijkomend voordeel blijkt uit onderzoek van de Belgische Vlerick Business School: nieuwe medewerkers die goed voorbereid aan hun eerste werkdag beginnen, zijn positiever over hun nieuwe werkgever en gemotiveerder.

Vragen die veelal langskomen gaan bijvoorbeeld over het aanvragen van vakanties, leaseauto's, hoe je naar je eerste opdracht gaat en hoe je je uren invult. Maar een buddy is ook handig om je kleine handigheden te vertellen. "Aan het begin van mijn baan hier vulde ik bijvoorbeeld al mijn gewerkte uren in, ook mijn overuren. Een heel karwei, dat achteraf helemaal niet nodig bleek", vertelt Schuit.

Ook bleken de buddy's goed voor verbetering van de processen. "Op de eerste dag moesten mensen lang wachten op hun toegangspas met foto's", vertelt Schuit. "Dat is nu allemaal aangepast. Het proces is een stuk efficiënter en sneller geworden. Dat is ook een goed eerste visitekaartje."