Ben je net lekker op dreef met die administratieve klus die je al veel te ver voor je uitgeschoven had, komt er een mail binnen van een klant die altijd wat te zeuren heeft. Ondertussen stuurt je collega je via Slack een gifje van een puppy. En weg is je focus.

Waarom kunnen we de verleiding van notificaties niet weerstaan en hoezo heeft die mailbox ons zo in zijn greep?

"Die stress komt voor een deel door de onrust op het moment zelf", legt werkdrukcoach Annemiek Tigchelaar uit. Zij schreef het boek Grip op je e-mail = grip op je werk.

"Er vindt een stressreactie in je brein plaats. Je wordt gestoord, bent met drie dingen tegelijk bezig, doet dingen half. Dat geeft een hapsnapgevoel", zegt Tigchelaar.

'We kunnen het niet laten'

Volgens hoogleraar cognitieve psychologie Stefan van der Stigchel van de Universiteit Utrecht verbreken vooral de bijbehorende notificaties de concentratie. "We kunnen het niet laten om even te kijken wat er binnenkomt en reageren dan vaak direct. Vervolgens duurt het lang voordat je weer terug bent bij je taak. Het wisselen tussen twee taken kost tijd en de onderbrekingen zorgen voor stress."

Het is zelfs zo erg dat als je alleen al weet dat er ergens een nieuw bericht op je wacht, het concentratievermogen vermindert. "Ik noem dat mentale jeuk. We zijn zo benieuwd naar het bericht dat er een deel van ons werkgeheugen in beslag wordt genomen", verklaart Van der Stigchel.

We reserveren geen tijd voor onze e-mail

Het grootste probleem zit hem er volgens werkdrukcoach Tigchelaar in dat we geen werktijd reserveren voor onze mail. Volgens haar is het veel handiger om zowel 's ochtends als 's middags een uur in te plannen voor het afhandelen van mailtjes.

"Mensen plannen slecht. We zetten afspraken en vergaderingen in de agenda, maar het plannen van werk en het uitvoeren van klussen zetten we er niet in", zegt Tigchelaar. "We moeten de regie in eigen handen nemen."

Door zakelijke chatprogramma's als Slack en Skype for Business raakt de aandacht nog meer versnipperd. "En ook Whatsapp wordt steeds meer bedrijfsmatig gebruikt. Je hebt vaak het gevoel dat je snel moet reageren", signaleert Tigchelaar.

“Hou 's ochtends een korte stand-upmeeting met elkaar, dat scheelt al heel veel mailtjes.”

"Dat zijn eigenlijk de overtreffende trappen van verstoring", zegt psycholoog Van der Stigchel daarover. "Daar moeten binnen bedrijven afspraken over gemaakt worden. Bereikbaarheid is geen groot goed. "

Wat het extra ingewikkeld maakt, is dat we stiekem ook graag een beetje afleiding willen. Volgens Van der Stigchel is een periode van volledige concentratie best wel moeilijk en laten we ons uit gemakzucht graag leiden door berichten van buitenaf. "Maar als je continu wisselt van taak, ben je veel langer bezig en maak je ook veel meer fouten."

Hanteer de AAA-regel voor mailtjes

Maar er zijn best wat oplossingen te bedenken. "Hou 's ochtends een korte stand-upmeeting met elkaar, dat scheelt al heel veel mailtjes", adviseert Tigchelaar. "En hanteer de AAA-regel bij elke mail die je binnenkrijgt: maak een keuze tussen afdanken, archief en actie."

Breng in kaart wat meteen of morgen gedaan moet worden en wat kan wachten tot volgende maand. Vervolgens kunnen de grote klussen in de agenda gezet worden en de andere taken in de takenlijst.

Van der Stigchel adviseert om vooral de notificaties uit te schakelen. "Neem de initiële prikkel weg. Je moet je omgeving zo inrichten dat het makkelijker is om je te concentreren. En maak afspraken met elkaar. Het zou fijn zijn als het geaccepteerd wordt als iemand zegt: 'Laat me nu even drie dagen met rust, dan kan ik die klus afmaken.'"

Wetsvoorstel voor recht op onbereikbaarheid

Voor veel mensen blijft zakelijk mailen, bellen en chatten niet beperkt tot de werktijd. Ook 's avonds, in het weekend en tijdens vakanties voelen werkenden zich verplicht te reageren.

PvdA-Kamerlid Gijs van Dijk heeft een wetsvoorstel ingediend om een recht op onbereikbaarheid in te voeren. Dit moet werknemers beschermen tegen bovenmatige werkdruk.

Op zich een goed idee, vindt Van der Stigchel. "Hoewel ieder zijn eigen ritme heeft: sommige mensen vinden het juist fijn om 's avonds of in het weekend nog even te werken."