Vergaderen hoeft al lang niet meer in een saaie, kleine ruimte. Vergaderzalen buiten het kantoor zijn in opkomst, dus waarom zou je dat niet thuis aan de keukentafel kunnen doen?

Nu werk en privé steeds meer door elkaar lopen, lijkt het een logische stap om je collega's thuis uit te nodigen voor een vergadering. Waarom betalen voor een dure externe vergaderzaal als je thuis ook genoeg ruimte hebt?

Organisatiecoach Petra Reinstra maakt haar keukentafel geregeld leeg voor collega's die langskomen. "Als ik zelf aan het werk ben, ligt de hele tafel vol. Daar moet ik dus wel even ruimte voor maken. Ook zorg ik ervoor dat de rest van het huis netjes is en dat er een goede routebeschrijving is."

Haar huis in het Friese Oudega is een van de oudste in het dorp. "Aan het water, dus met lekker weer kunnen we zelfs buiten aan het water zitten. Het voelt eigenlijk heel natuurlijk."

Het zorgt ook voor kopzorgen

Thuis vergaderen kan volgens hem prima, maar moet wel goed doordacht worden, zegt de Amerikaanse organisatiepsycholoog Steven Rodelberg. Hij schreef het boek The Surprising Science of Meetings, waarvoor hij onderzocht hoe je het best een vergadering kunt inrichten.

"Als je je eigenlijk niet comfortabel voelt met je collega's, dan is het wellicht niet zo'n goed plan om ze aan je keukentafel uit te nodigen. Het zorgt toch voor wat extra kopzorgen; je moet nadenken over wat je in huis haalt, of er genoeg stoelen zijn en of iemand allergisch is voor je huisdieren."

Daar kwam Eva Mulder ook achter. Thuis vergaderen ging haar achteraf gezien toch een stapje te ver. "Het ging om een kleine meeting en ik dacht dat het wel kon. Ik heb een groot huis en ook buiten werktijd zie ik mijn collega's weleens."

“Ik vond het lastig om me te concentreren met mijn eigen spullen om me heen.”
Eva Mulder

Toch viel het thuis vergaderen haar wat tegen. "Ik vond het lastig om me te concentreren met mijn eigen spullen om me heen. Ook was ik ermee bezig of iedereen wel genoeg te drinken had, terwijl ik me daar op kantoor natuurlijk nooit zorgen over maak."

Werelden kunnen botsen

Rogelberg waarschuwt voor dergelijke situaties. "Waar je je vergadering houdt, hangt af van het type vergadering. Wil je bijvoorbeeld lang brainstormen, dan is het goed om buiten het kantoor af te spreken. Een nieuwe omgeving zorgt voor meer creativiteit."

Daartegenover staat wel dat thuis vergaderen behoorlijk stressvol kan zijn. "Thuis gedraag je je misschien toch anders dan op werk. Die werelden kunnen in zo'n situatie behoorlijk met elkaar botsen."

'Ik zie er altijd netjes uit, ook als dat thuis is'

Voor Reinstra is dat niet het geval. Sterker nog: ze merkt dat ze zich soms beter kan concentreren. "Ik kan me goed afsluiten voor de omgeving. Als ik thuis werk, wil ik nog weleens een wasje doen tussendoor. Maar zit ik met iemand te vergaderen, dan doe je dat toch minder snel."

Wel zorgt ze ervoor dat ze zich altijd netjes aankleedt. "Dat ik thuis een meeting hou, betekent niet dat ik op mijn sloffen kan komen. Ik zie er altijd netjes uit, ook als dat thuis is."

Ze laat de plek van de vergadering vooral afhangen van degene met wie ze spreekt. "Met collega's voel ik me thuis op mijn gemak, maar met klanten zou ik dat toch niet snel doen. Dan ga ik liever naar hun kantoor, dat staat toch professioneler."

Pluspunt is persoonlijk contact

Mulder houdt het voortaan bij het kantoor. "Omdat ik weet hoe ik het beleefde, zou ik ook niet zo snel ingaan op een uitnodiging van een collega om bij hem thuis te vergaderen. Als we buiten kantoor vergaderen, stel ik een externe locatie voor."

“Zo zit je af en toe ook bij iemand anders aan de keukentafel.”
Petra Reinstra

Voor Reinstra is het juist een pluspunt dat haar collega's hun huis ook beschikbaar stellen. "Zo zit je af en toe ook bij iemand anders aan de keukentafel."

Het grote voordeel van haar keukentafel zit hem vooral in het persoonlijke contact met collega's. "Als ik thuis vergader, merk ik dat ik sneller een band opbouw dan wanneer ik met collega's op werk zit. Ze zien wie ik ben, je hebt aanknopingspunten op basis van wat je ziet. Dat helpt om elkaar beter te leren kennen en samen te werken."