Je werk oppakken en dat voor een tijdje uitvoeren in een warmer land; het klinkt aantrekkelijk voor freelancers én bedrijven, maar hoe zorg je ervoor dat er ook daadwerkelijk gewerkt wordt?

Je kantoor voor een korte periode verruilen voor een villa op een zonovergoten plek, zonder dat je klanten weten dat je vanuit het buitenland opereert; dat is het idee van een workation.

Geen out of office, maar een laptop die opengeklapt kan worden aan de rand van het zwembad. De lunchwandeling wordt vervangen door een verfrissende duik.

'Ik lig in de pauze drie uur in het water'

Ondernemer Valentijn van Santvoort houdt zo'n workation op Bali, zij het in z'n eentje. Hij is medeoprichter van het platform Wanderbrief, dat freelancers helpt om werken en reizen te combineren.

“Ik lig tussendoor drie uur in het water als er goede golven zijn”
Valentijn van Santvoort

Wanneer hij precies werkt, is afhankelijk van het tij van de oceaan. "Ik ga 's ochtends vroeg aan het werk, lig tussendoor drie uur in het water als er goede golven zijn en na de lunch pak ik mijn laptop er weer bij."

Werken vanaf Bali

Van Santvoort reisde vlak voor Oudjaarsavond naar Bali, reisde een maand rond met vrienden en werkt nu nog een maand alleen vanaf het eiland. "Het was de eerste dagen wel even wennen om uit de vakantiemodus te komen. De goede motivatie vinden duurt een dag of twee, maar daarna ben ik hier meer gefocust dan thuis. Daar word je toch vaak afgeleid door kleine taken en vergaderingen."

Ook online marketeer Joris Beltman van Voys, dat zakelijke telefonie via het internet aanbiedt, merkte dat er voordelen waren aan de workation die hij vier jaar organiseerde. "Doordat je van omgeving verandert, krijg je ook weer allerlei nieuwe ideeën."

Dat gevoel wordt onderschreven door onderzoek van Jan Dul, hoogleraar technologie en menselijke factoren aan de Rotterdam School of Management. De fysieke omgeving zou voor 20 procent kunnen bijdragen aan meer creativiteit. "Door in een nieuwe omgeving plaats te nemen, kun je een andere energie creëren", licht hij toe. "Ook kan bijvoorbeeld een bosrijke omgeving een gevoel van vrijheid en inspiratie geven. Daardoor word je creatiever."

Voys laat zien dat het dus ook voor hele bedrijven mogelijk is om het werk voor een bepaalde tijd naar het buitenland te verkassen. Een week lang waren twee villa's in de buurt van het Spaanse Gerona het kantoor van de 35 mensen die toentertijd bij het bedrijf werkten.

“Het was voor ons belangrijk dat we naar een zonnig land zouden gaan, maar niet té ver weg.”
Joris Beltman

"We hebben een product dat laat zien dat je overal kunt bellen. Toen besloot ik met een collega dat het leuk zou zijn dat je kan laten zien dat het overal werkt", aldus Beltman.

Internet is het allerbelangrijkst

Maar zonder slag of stoot ging dat niet. "Het was voor ons belangrijk dat we naar een zonnig land zouden gaan, maar niet té ver weg. Maar bovenaan onze wensenlijst stond goed internet", vertelt Beltman.

Toen de locatie eenmaal gevonden was, vertrokken drie collega's van tevoren met een grote satelliet naar Spanje om ervoor te zorgen dat iedereen goed zijn werk kon doen. "We wilden niet dat onze klanten zouden merken dat we in het buitenland zouden zitten, het werk moest wel gewoon doorgaan."

Ook Bali staat niet echt bekend om zijn geweldige wifimogelijkheden. "In duurdere hotels heb je betere wifi. Maar wie op budget gaat reizen, kan ook in een hostel slapen en bij een resort gaan werken", vertelt Van Santvoort.

Zelf op Bali, compagnon in Midden-Amerika

Opvallend is dat Van Santvoorts compagnon Mark van der Heijden ook op workation was, maar dan in Midden-Amerika; een tijdsverschil van veertien uur. "Soms was het onhandig om elkaar te bereiken, maar het voordeel is dat we niet elke dag hoefden te spreken."

“Een hutje op de Drentse hei is ook voldoende.”
Jan Dul

Het is volgens hem afhankelijk van de fase waarin het bedrijf verkeert of een workation mogelijk is. "Wij zijn bezig met een productlancering, dan is het tijdsverschil niet zo'n probleem. Maar ben je nog bezig met de strategie, dan is het belangrijk dat je elkaar in de ogen kan kijken."

Ook de grootte van het bedrijf kan een knelpunt zijn, zo merkte Beltman. "We wilden dit jaar weer op workation, maar ons bedrijf is inmiddels gegroeid naar honderd medewerkers. Dan moet je echt een groot hotel afhuren en lopen de kosten flink op."

In Spanje was het bedrijf eerder nog zo'n 25.000 euro kwijt voor 35 medewerkers, nu zou de werkgever meer dan een ton kwijt zijn. Hoogleraar Dul kan zich voorstellen dat een reis naar het buitenland de voorkeur heeft, maar voor meer creativiteit hoef je niet zo ver van huis. "Een hutje op de Drentse hei is ook voldoende."