Een groot deel van de internationale elite is deze week bij het World Economic Forum in het Zwitserse Davos voor een stevig potje vergaderen over de problemen van de wereld. Maar ook gewone stervelingen vergaderen zich suf. Hoe zorg je ervoor dat je wekelijkse overleg met collega's een beetje snel en niet al te slaapverwekkend verloopt?

Bij veel bedrijven wordt er vergaderd omdat dat nu eenmaal op de agenda staat. Maar je moet het vooral laten als de enige doelstelling van die vergadering informatieoverdracht is, vindt vergaderdeskundige Wilbert van Vree van Vergaderkundig Bureau Van Vree, die in 1994 gepromoveerd is op het proefschrift Nederland als vergaderland.

"Informatieoverdracht is als vergaderdoel onvoldoende, er moet nog iets bij, zoals checken of mensen je begrepen hebben, zeker willen weten dat anderen gaan doen wat je vraagt, of een discussie op gang brengen", zegt Van Vree. "In de praktijk ontbreekt die verduidelijking vaak en wordt het al gauw oeverloos."

“In de praktijk wordt het al gauw oeverloos.”
Wilbert van Vree

Nederlanders vergaderen gemiddeld bijna dertig uur per maand. Aan al die vergaderingen wordt jaarlijks een slordige 60 miljard euro uitgegeven. Dat geld gaat op aan zaken als faciliteiten, koffie, broodjes en natuurlijk aan werktijd, die anders productiever besteed had kunnen worden.

Reden genoeg dus om vergaderingen vooral niet langer te laten duren dan nodig. Maar dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan in een overlegland als Nederland, waar iedereen tijdens een vergadering zijn zegje wil doen.

Stel van tevoren een tijdschema op

Om de boel te stroomlijnen, is het volgens de vergaderdeskundige handig om van tevoren een tijdschema op te stellen. "Of je dat haalt of niet, is dan niet eens zo belangrijk. Het gaat erom dat je een richtlijn hebt."

Om dat schema in de gaten te houden en te managen, is er een gespreksleider nodig. "Zo'n schema biedt ook een uitgangspunt om mensen op een fatsoenlijke manier af te kappen: 'Ik begrijp dat je hier iets over wilt zeggen, maar met het oog op de planning moeten we naar het volgende punt.' En de voorzitter van de vergadering hoeft echt niet per se de leidinggevende te zijn."

Een vergadering moet volgens Van Vree niet langer dan anderhalf uur duren. En als dat toch echt een keer nodig is, moet er vooral een pauze ingelast worden. Zorg aan het eind van ieder onderwerp voor actiepunten.

Het maakt veel uit waar je zit

Communicatewetenschapper Dustin York van Maryville University schreef onlangs op de nieuwssite Quartz dat het uitmaakt waar en hoe je zit tijdens een vergadering op het werk. Iedere zitplaats aan de vergadertafel is verbonden aan een bepaalde rol.

Zo is er de power seat; het hoofd van de tafel, waar meestal een manager zit, of iemand anders die iets te zeggen heeft binnen het bedrijf. Hier ligt het zwaartepunt van de discussie. Rechts of links van deze power seat is doorgaans de eerstvolgende in de hiërarchie te vinden. Of juist een persoon die dit graag wil zijn.

Recht tegenover de power seat neemt vaak iemand plaats die een sterke mening heeft over bepaalde agendapunten en graag een belangrijke rol in de discussie op zich wil nemen.

“Hoe dichter je bij de gespreksleider zit, hoe meer je met hem of haar kunt meeliften.”
Wilbert van Vree

Het is inderdaad belangrijk dat je oplet waar je plaatsneemt, bevestigt Van Vree. "Degene die het gesprek leidt, moet iedereen goed kunnen overzien. En hoe dichter je bij de gespreksleider zit, hoe meer je met hem of haar kunt meeliften."

"Als je er juist tegenover gaat zitten, kun je bijvoorbeeld de rol van tegenstander innemen. Maar je kunt ook juist met het spiegelen van de houding en oogcontact laten weten dat je het met de standpunten van de gespreksleider eens bent."

'Houd de interactie voortdurend hoog'

Als gespreksleider moet je intussen in de gaten houden of iedereen er nog een beetje bij is met zijn gedachten. Als mensen onderuitzakken is dat geen goed teken.

"Eigenlijk moet je de interactie voortdurend hoog houden", adviseert Van Vree. "Dat zorgt voor de beste vergaderingen, waarbij mensen zich betrokken voelen. En humor werkt ook heel goed."

Staand vergaderen is een prima idee voor een korter overleg. Maar houd daarbij wel rekening met je lichaamslengte, waarschuwt de vergaderdeskundige. Mensen die langer zijn dan anderen, hebben een natuurlijk overzicht. Als je wat kleiner van stuk bent, moet je je dan ook afvragen of staand vergaderen wel een goed idee is.

Om er zo veel mogelijk uit te slepen, is een goede voorbereiding essentieel, stelt Van Vree. "Denk goed na over wat je wilt bereiken, formuleer precies en betrek anderen erin. Houd bijvoorbeeld een informeel vooroverleg."