Te veel vergaderingen vinden op dezelfde manier plaats, vindt vergaderexpert Bart Kessels. 

"Er wordt vaak één techniek gebruikt. Iedereen komt bij elkaar, de agendapunten worden besproken, er wordt rondvraag gedaan naar wie er nog iets toe te voegen heeft en uiteindelijk leidt dit vaak tot een discussie."

Volgens hem kan dit anders. "Er zijn verschillende werkvormen om een vergadering anders aan te pakken. Je moet het aanpassen aan wat je wilt bereiken. Men denkt te weinig na over hoe het anders kan om iets in gang te zetten."

De gebruikelijke manier van vergaderen leidt volgens Kessels niet altijd tot een goed resultaat. Als voorbeeld noemt hij de film Moneyball, waarin Brad Pitt de hoofdrol speelt. "Daarin zie je dat honkballers aan het vergaderen zijn over het nieuwe seizoen. Uiteindelijk verdwijnen de feiten en komen meningen en gevoelens naar boven. Ze proberen elkaar te overtuigen en het eindigt in een discussie. Dit komt vaak voor."

Verbaal sterk

Volgens hem roept deze manier van vergaderen dan ook op om een mening te geven. "Degenen die verbaal sterk zijn, hebben de overhand. Mensen die dit niet zijn, hebben dus minder inbreng." Daarom pleit hij voor andere vergadervormen. "Wil je bijvoorbeeld ideeën genereren? Dan zijn er nog twee andere manieren dan de gebruikelijke wijze."

Kessels noemt brainstormen als voorbeeld. "Maar dit wordt vaak niet goed uitgevoerd. Een andere mogelijkheid is om iedereen een minuut zijn of haar ideeën op papier te laten zetten. Zo geven degenen die verbaal minder sterk staan ook hun bijdrage."

Als er werk verdeeld moet worden, is kort vergaderen volgens hem een optie. "Doe het staand en probeer het in twintig minuten. Geef iedereen het podium en laat hen in een minuut vertellen wat hij of zij heeft gedaan."

Uit de verf

Hij beseft dat niet elke vorm bij iedereen past. "Bij de ene vergadervorm komt iemand sterker uit de verf dan bij de andere. Als je van tevoren weet welke manier van vergaderen er wordt toegepast, dan kun je je daarop aanpassen."

"Sommige mensen passen niet bij de vergadervorm die vaak wordt gebruikt. Zij moeten zich dus altijd aanpassen en hun sterke kant wordt niet belicht. Als je varieert, worden er meer capaciteiten belicht", besluit Kessels. 

Vijf do's en don'ts bij vergaderen