Werknemers gaan weer terug naar kantoor. Althans, mondjesmaat. Dat heeft vanzelfsprekend heel wat voeten in de aarde: protocollen, looproutes en wensen van werknemers. Waar begin je? We vroegen een communicatie-expert, sociaal psycholoog én een vloerontwerper om tips voor een coronaproof kantoor.

Een sessie organiseren waarin je vraagt hoe zíj dit voor zich zien, is een goed startpunt volgens Leonne van de Ven, eigenaar van communicatiebureau De Wolven.

"Inventariseer wat er nodig is om je kantoor coronaproof te maken: desinfectie, routing, eisen aan de werkplekken… en raadpleeg voor de invulling van deze kaders je werknemers. Wie maakt wat wanneer schoon? Hoe ga je om met de lunch of de verschillende calls in een beperkte ruimte?"

Manage de verwachtingen wel: "Wees duidelijk wat de kaders zijn en waar hun invloedssfeer eindigt. Leg ook duidelijk uit welke afwegingen je moet maken en waarom." En bied perspectief. "Geef aan welke regels gelden voor welke periode", voegt sociaal psycholoog Carla van Lier eraan toe. "Wees zo transparant mogelijk over de maatregelen en wanneer versoepeling eventueel plaatsvindt."

“Wees duidelijk wat de kaders zijn en waar hun invloedsfeer eindigt”
Leonne van de Ven

Het is niet nodig om zelf het wiel weer uit te vinden. Zo vind je bijvoorbeeld op www.coronaprotocollen.nl zo'n 150 varianten voor verschillende branches. Samen met de input en wensen van je werknemers kom je tot een set afspraken.

Voordat de eerste werknemers naar kantoor komen…

Je coronaplan is helder gecommuniceerd, persoonlijk en per mail. Maar hoe zorg je ervoor dat het in de praktijk ook daadwerkelijk landt bij iedereen? "De kracht zit 'm in herhaling", vertelt Van de Ven.

"Zorg dus dat de afspraken op verschillende manieren terugkomen. Stuur alvast een pakketje naar de werknemers op om ze voor te bereiden. Luid de regels in met een persoonlijke (video)boodschap en voeg een aantal kleine gadgets toe, zoals handgel en ontsmettingsdoekjes."

“Wees creatief: spuit buiten de vloer schoon met een hogedrukspuit in de vorm van een pijl of zebrapad. Binnen kun je vormen projecteren met licht.”
Helmich Jousma, vloerontwerper


Maak de regels op kantoor visueel: "Bijvoorbeeld een uitleganimatie en posters in het gebouw. Lanceer een eigen online coronapagina waarop je op een vast moment updates geeft. Daar kun je ook een Q&A schrijven om onrust weg te nemen. Hou tot slot continu een vinger aan de pols bij je werknemers, bijvoorbeeld via een online onderzoekstool. Leer ervan en pas de maatregelen zo nodig aan."

Bovendien speelt de vloer een belangrijke rol in de ondersteuning van de coronamaatregelen: de looproutes en de afbakening van verschillende ruimtes en werkplekken. Volgens Helmich Jousma, vloerontwerper bij Interface, kun je zelf een aantal simpele en doeltreffende aanpassingen aanbrengen.

Aanpassingen

  • Baken persoonlijke ruimte af: zorg dat er een zichtbare cirkel van 1,5 meter rondom iemands bureaustoel is, zodat collega's weten tot waar ze mogen komen.
  • Maak gebruik van wat mensen al kennen: bijvoorbeeld een zebrapad als looproute.
  • Gebruik materiaal dat overeenkomt met je vloer. Bijvoorbeeld tapijt (in plaats van tape) voor een knusse uitstraling. Zoek contrast op in kleur of in licht en donker, maar overdrijf niet.
  • Wees creatief: spuit buiten met een hogedrukspuit de vloer in de vorm van een pijl of zebrapad schoon. Binnen kun je vormen projecteren met licht.

Toch bestaat het perfecte coronaproof kantoor niet

Ook al bereid je alles tot in de puntjes voor, je blijft afhankelijk van het gedrag van mensen. "Daar heb je in beperkte mate invloed op", vertelt Van Lier.

Volgens de sociaal psycholoog kun je wél duidelijke kaders schetsen, je verantwoordelijkheid nemen en zoveel mogelijk faciliteren: "Dat is jouw rol als baas. Zorg ervoor dat alles - van ontsmettingsmiddelen tot eigen mokken en drinkflesjes - ruim voldoende aanwezig is, zorg voor vaste plekken in plaats van flexplekken en faciliteer de lunch: een stukje fysieke veiligheid."

Daarnaast is ook de psychologische vorm van veiligheid belangrijk: "Creëer een sfeer waarin zorgen geuit kunnen worden en je elkaar gewoon kunt aanspreken op de naleving van de regels - op een positieve manier met humor, zónder elkaar de les te lezen. Zo geef je ook ruimte aan werknemers die wat angstiger zijn. Laat zien dat je iedereen serieus neemt."

Zo ziet de coronawerkplek van de toekomst er mogelijk uit
340
Zo ziet de coronawerkplek van de toekomst er mogelijk uit