Veel mensen grijpen het paasweekend aan als gelegenheid om een weekend met hun familie in een huisje of vakantiepark door te brengen. Een professioneel evenementenorganisator en mensen die zelf hun familieweekend organiseren, vertellen hoe ze dit aanpakken.

Familieleden die niet reageren op de datumprikker, gesprekken die door elkaar heen lopen in de groeps-WhatsApp, bemoeienis met het eten of met de activiteiten: een familieweekend organiseren kan een frustrerende taak zijn.

Tim van Rodijnen organiseerde twee jaar op een rij de familiedag. Zijn elf man tellende familie ging volgens traditie altijd een dag naar een pretpark. Van Rodijnen wilde een keer wat anders en zette twee stedentripjes naar Rotterdam en Utrecht, inclusief beklimming van de Dom, op touw.

Dit jaar organiseert hij de dag niet meer. "Het is toch altijd een beetje een ondankbare taak", zegt hij. "Er zijn een paar bij die weinig lusten, het is moeilijk een leuk eettentje te vinden waar iedereen het leuk vindt. Sommige mensen lieten een hele poos niets van zich horen."

'Doe iets dat interessant is voor de meesten'

"Je moet niet proberen om het iedereen naar de zin te maken" zegt Esther Ekkel Vorstenbosch. Zij organiseert haar jaarlijkse familieweekend, waarbij ze al veertig jaar met ongeveer zestig familieleden in een kampeerboerderij zit. "Je hebt een groep mensen bij elkaar van gespreide leeftijden en verschillende interesses. Doe iets dat voor de grote groep interessant is en laat het verder los."

Wie de organisatie niet op zich wil nemen, maar wel op familieweekend wil, kan de taak ook uitbesteden aan een evenementenbureau. Evenementenorganisator Marcel Slikker arrangeert regelmatig familiebijeenkomsten op Texel. "Ik voel bij het eerste telefoongesprek al aan met wat voor soort familie ik te maken heb", zegt hij.

Houd de activiteiten eenvoudig

Slikker informeert naar de wensen en achtergrond van de familie, bijvoorbeeld hoe sportief ze zijn. "Je moet iets vinden dat zowel opa van tachtig als de kleinzoon kan doen. Parachutespringen is dan niet heel geslaagd, maar eenvoudige activiteiten zoals boerengolf wel."

Daarnaast zorgt hij er altijd voor dat het programma geen al te competitieve elementen bevat. "Je moet uitkijken met spelletjes", zegt hij. "Bij families heb je te maken met verschillende soorten mensen in een groep. Als je een spel doet waarbij één persoon wint, kan dat de rest van het weekend een nare bijsmaak geven."

Familiepsycholoog Dave Niks vertelde in een eerder interview met NU.nl dat familieleden tijdens een weekend weg al snel vervallen in hun oude rolpatroon, van toen ze nog klein waren en dat dat snel tot ergernis kan leiden. "Bedenk dat je nu volwassen bent en dat het doel is om er een gezellig weekend van te maken."

De boerenzeskamp, een geliefde familieactiviteit (Foto: Marcel Slikker/Evenementenbureau Texel)

Een geschikte accommodatie vinden

Een andere uitdaging waar de organisator voor komt te staan is het vinden van een geschikte slaapplaats. Audry van Vulpen brengt elk jaar tijdens Hemelvaart vijf dagen door in een vakantiepark met haar grote familie. "We moeten een park vinden dat betaalbaar is voor iedereen, waar we tien huisjes naast elkaar kunnen boeken, met een grasveldje erbij."

Slikker weet verschillende oplossingen. "Afhankelijk van de groepsgrootte kun je een aantal hostelkamers boeken, waarbij je in stapelbedden op grote slaapzalen ligt. Dat is geschikt voor families zonder al te hoge eisen." Verder is een kampeerboerderij een optie. "Een beetje alsof je op schoolreisje bent", zegt hij. Over het algemeen geldt: hoe groter de groep, hoe goedkoper de accommodatie wordt.

“Krijg je maar geen reactie op de datumprikker? Jammer dan”
Esther Ekkel Vorstenbosch, ervaringsdeskundige

Om onoverzichtelijke groepsgesprekken in WhatsApp en gedoe met een datumprikker te voorkomen, adviseert Vorstenbosch een jaarlijkse vaste datum te kiezen. "En als je toch een flexibele datum kiest, maar mensen reageren niet op de datumprikker: jammer dan."

Volgens Slikker is het verstandig een weekend buiten de schoolvakanties, feestdagen of zomervakantie te kiezen. "We hebben 45.000 slaapplaatsen op Texel, en die zijn nu allemaal geboekt voor de meivakantie."

Van Rodijnen geeft als laatste tip mee om je als familielid niet te veel met de organisatie te bemoeien. "Als je het niet zelf wilde organiseren, moet je ook geen commentaar leveren op diegene die het wel doet. Uiteindelijk gaat het erom dat je samen bent, en niet om wat voor activiteit je doet."

De stedentripjes naar Rotterdam en Utrecht vielen bij zijn familie goed in de smaak, op een aantal klachten over de intensiteit van de beklimming van de Dom na. "Maar dit jaar gaan we toch weer naar de Efteling."

Tips van de organistoren

  • Kies eenvoudige activiteiten waaraan iedereen kan meedoen
  • Doe een spel waarbij samenwerking centraal staat
  • Laat maximaal twee mensen de accommodatie en de activiteiten regelen
  • Prik een vaste jaarlijkse dag om discussie te voorkomen
  • Maak het programma niet te vol en stel niets verplicht