Iemand vertellen dat hij of zij geen goed werk levert werk, een promotie niet krijgt of wordt ontslagen: het is voor beide partijen vervelend. Maar er zijn wel goede (en slechte) manieren om zo'n slechtnieuwsgesprek te voeren. Twee deskundigen leggen uit hoe je dat doet.

Tip 1: Bereid je goed voor

Een negatieve boodschap vertel je niet tussen neus en lippen door, zegt zowel trainer Coos van Tuinen van Van Soest-Koedam als eigenaar en trainer Maaike van Dort van MEC Training en Advies. Van Tuinen: "Zorg voor een rustige plek en neem de tijd."

Daar hoort ook bij dat je je tijdens het gesprek niet laat afleiden door appjes of telefoontjes, zegt Van Dort. "Door er met je volle aandacht bij te zijn, laat je zien dat je beseft dat de boodschap voor de ander niet leuk is."

Wat het ideale tijdstip is voor een gesprek, hangt af van de boodschap. "Iemand aanspreken op zijn gedrag kan op elk tijdstip. Maar na een ontslaggesprek wil iemand waarschijnlijk niet moeten doorwerken, dat kun je het best aan het eind van de dag doen", legt Van Dort uit. Dat zegt ook Van Tuinen. "Als ik een ontslaggesprek heb, dan plan ik dat rond 15.30 uur en heb ik daarna geen andere afspraken meer."

“Wees empathisch, maar val wel meteen met de deur in huis.”
Coos van Tuinen

Tip 2: Deel de klap gelijk uit

"Het is een van de grootste valkuilen", zegt Van Tuinen. "Mensen die slecht nieuws moeten brengen en daar dan eerst omheen gaan praten. Dan vragen ze bijvoorbeeld eerst hoe het met de ander is. Niet doen."

Hij legt uit: "Wees empathisch, maar val wel meteen met de deur in huis. Zeg bijvoorbeeld: 'Ik heb een vervelend bericht voor je.' Dat werkt het best, en wordt ook door verreweg de meeste mensen op prijs gesteld. De ander voelt echt wel aan dat het geen leuk gesprek wordt. Hoe langer je met de boodschap wacht, hoe ongelukkiger hij wordt."

Tip 3: Geef ruimte voor emoties, maar niet voor die van jezelf

Je mag best benoemen dat je het moeilijk vindt om een gesprek te voeren. "Zeg bijvoorbeeld: 'Ik vind het een lastig gesprek, helaas moet ik je mededelen dat we met je gaan stoppen.' Dat is zowel menselijk als sterk op de inhoud", vertelt Van Dort.

Daar moet het wat jouw emoties betreft wel bij blijven, vult Van Tuinen aan. "Zeg bijvoorbeeld niet dat je liever anders had gezien, maar dat je geen keus had. Dat maakt jou niet sterker, jij bent toch de leidinggevende? Minstens zo belangrijk: het gesprek gaat niet over jou. De ander krijgt een vervelende boodschap - zeker als het gaat om ontslag - die effect heeft op zijn carrière, zijn gezinsleven, zijn toekomst."

Geef de ander ook de tijd om de boodschap te kunnen hanteren. "Laat iemand huilen, boos worden of stilvallen. Zeg dan bijvoorbeeld dat je voelt dat dit heel verdrietig nieuws is voor iemand", aldus Van Tuinen.

Van Dort adviseert ook om niet gelijk praktisch te worden. "Wat vaak misgaat, is dat mensen de boodschap brengen en die gelijk willen uitleggen. Maar een boodschap moet ook even bij iemand aankomen. Kijk hoe de ander reageert. Is het verstandig om verder te gaan met het gesprek, of is het beter om de tijd en ruimte te geven voor de emoties?"

“Een manager heeft vaak de neiging om vervelende dingen snel af te wikkelen, maar de ander is daar misschien helemaal niet aan toe.”
Maaike van Dort

Tip 4: Voer een vervolggesprek

Los van de reactie van de ander, is het altijd goed om later terug te komen op het gesprek, zeggen beiden. En laat de ander aangeven wanneer hij of zij dat wil doen. "Een manager heeft vaak de neiging om vervelende dingen snel af te wikkelen, maar de ander is daar misschien helemaal niet aan toe. Vraag daarom aan het eind van het gesprek aan de ander wanneer hij of zij daar verder over zou willen praten", vertelt van Dort.

"In dat vervolggesprek kun je bespreken wat de vervolgstappen zijn", vult Van Tuinene aan. "Is er een verbetertraject mogelijk, hoelang werkt iemand bij ontslag nog door?"

Van Dort: "Bespreek als je afscheid van elkaar neemt tijdens zo'n gesprek ook hoe de ander dat het liefst doet. Met een moment met de andere collega's, of liever in stilte en na een paar maanden nog eens een etentje, als het allemaal wat meer heeft kunnen bezinken?"

Tip 5: Besteed aandacht aan het team

"Als jij een vervelend gesprek hebt gehad met een medewerker, dan merkt de rest van het team dat ook", zegt Van Dort. "Er hangt dan een bepaalde spanning en mensen kunnen zich zorgen gaan maken over hun eigen positie. Als iemand met veel emotie wegloopt en de rest dat ziet gebeuren, dan zeg ik bijvoorbeeld dat we niet zo'n prettig gesprek hebben gehad en dat diegene de rest van de dag niet hoeft te werken. Doordat ik erover begin, voelt het team ook dat er een mogelijkheid is om met mij over hun zorgen te praten."