Bij softwarebedrijf AFAS is er geen medewerker die afscheid neemt zonder even in het zonnetje te zijn gezet. Zo krijgt iedereen die weggaat een speciale verrassingsdoos mee naar huis. "Er zit een koffiemok in, een tissuedoos met de tekst 'Eerste hulp bij heimwee' en een sleutelhanger met een foto van de baas", vertelt hr-manager Britt Breure.

Dit is natuurlijk grappig en attent, maar die verrassingsdoos is niet zomaar bedacht. "Vertrekkende medewerkers zijn de grootste ambassadeurs van je bedrijf", zegt Breure. Niet onbelangrijk, zeker omdat veel oud-medewerkers actief blijven in het netwerk van AFAS.

"Vaak blijven ze gebruikmaken van onze producten of werken ze bij een klant van ons", legt Breure uit. Ze voegt toe: "Nieuwe collega's komen vaak via oud-medewerkers binnen."

Toch besteden maar weinig bedrijven écht aandacht aan goed afscheid nemen van hun werknemers. Aan onboarding doen de meeste bedrijven dan weer wel, een goede start is namelijk cruciaal voor een goede werkrelatie.

Zo bleek uit een onderzoek uit 2018 van het Global Culture Report dat wanneer er sprake is van een succesvolle onboardingprocedure de betrokkenheid van de medewerker met 70 procent stijgt. Op een goede manier afscheid nemen, ook wel 'offboarding' genoemd is daarentegen een ondergeschoven kindje.

"In de Verenigde Staten het Verenigd Koninkrijk is er al een aantal jaar aandacht voor offboarding", zegt Peter Straatsma, CCO bij Appical, een specialist op het gebied van onboarding en offboarding. "Pas nu waait die aandacht hiervoor ook over naar Nederland."

Maar op de juiste manier afscheid nemen van je werknemers kan je als bedrijf dan ook een hoop opleveren.

"Bijvoorbeeld dat zo iemand na een aantal jaar weer terug in dienst treedt", schrijft directeur David Sturt van de Amerikaanse specialist in personeelszaken O.C. Tanner in een artikel in de Harvard Business Review. Zelf is hij hier een voorbeeld van. Toen hij negentien jaar geleden bij O.C Tanner vertrok om bij een start-up in Portland te gaan werken, was hij niet van plan om terug te komen.

Maar tijdens de afscheidslunch met zijn collega's hield de CEO een praatje waarin hij hem expliciet bedankte en benadrukte dat Sturt altijd terug in dienst mocht. Om duidelijk te maken dat hij het écht meende, deed hij er zelfs een enkeltje van Portland naar Salt Lake City bij. "Toen hij mij tweeënhalf jaar later een baan aanbod, gaf de manier waarop de CEO destijds afscheid van mij had genomen voor mij de doorslag", schrijft Sturt in het stuk.

Natuurlijk had Sturts baas ook gewoon iemand anders kunnen aannemen voor de positie, maar dat had waarschijnlijk duurder uitgepakt. "Een nieuwe werknemer inwerken kost je als bedrijf veel geld", legt Sturt uit in het artikel. "Een oud-werknemer is al bekend met de cultuur en de gang van zaken van het bedrijf. Hierdoor verloopt het proces van inwerken sneller en soepeler."

Overigens ben je er niet met een afscheidsfeestje of verrassingsdoos. "Bij een fijn afscheid denk je met een warm gevoel aan je werkgever terug", zegt Straatsma. Dit kan je bereiken door een borrel of etentje voor iemand te organiseren, maar ook door ervoor te zorgen dat iemand zich tot op de laatste werkdag betrokken voelt. Bijvoorbeeld door iemand de laatste werkweken op een interessant project te zetten.

"Zo voorkom je dat iemand laatste weken een beetje uitzit." Een andere manier om waardering te uiten is door vertrekkende medewerkers actief te betrekken bij het inwerken van hun nieuwe collega's. "Zeker millennials vinden het belangrijk om iets waar ze hard aan hebben gewerkt goed over te dragen", legt Straatsma uit.

Breure gaat met elke medewerker die ontslag neemt een gesprek aan. "Ik vraag ze dan wat ze precies gaan missen aan AFAS en wat ze juist anders zouden willen doen", legt ze uit. Volgens Straatsma kun je die feedback het beste doorvoeren voordat de medewerker vertrekt. "Zo zien medewerkers dat je er echt iets mee doet en voelen ze zich serieus genomen."