We doen het allemaal, maar hoe het precies moet weten we eigenlijk niet: vergaderen.

Die ene collega die zenuwachtig met z’n pen zit te tikken. De ander die maar niet bij het onderwerp kan blijven. En de derde collega die altijd aan het woord is. Vergaderingen gaan vaak traag, duren daarmee te lang en zorgen ervoor dat we flink wat tijd verdoen op kantoor.

En toch doen we het veel. Verschillende onderzoeken houden het op zo'n 10 procent van onze werktijd, gemiddeld dus vier uur tot per week.

Directieleden zouden zo'n 9,5 uur per week aan meetings kwijt zijn, andere onderzoeken spreken van meer dan de helft van hun werkweek. Ook de onderzoeken naar de kosten lopen in bedragen uiteen, maar ze hebben één ding gemeen: de kosten lopen in de tientallen miljarden euro's per jaar.

“Toen het bedrijf groter werd, moesten we automatisch ook meer vergaderen.”
Jasper Meerding, auteur handboek En nu weer aan het werk

Jasper Meerding zag het met lede ogen aan in zijn eigen bedrijf ContactCare. "Toen het bedrijf groter werd, moesten we automatisch ook meer vergaderen. Maar niemand wist eigenlijk precies hoe dat moest." Aan een simpel handboek ontbrak het, dus schreef Meerding het zelf maar: En nu weer aan het werk.

Hij benadrukt dat hij absoluut geen hekel heeft aan vergaderen. Integendeel: "Nu steeds meer zaken geautomatiseerd worden, is het belangrijk om goed te blijven communiceren. Maar het kan zo veel beter."

Stel een duidelijk doel

Wie niet precies weet wat het doel is van een vergadering, kan volgens Meerding net zo goed een theekrans beginnen. "Iedereen moet van tevoren weten waar je het precies over gaat hebben, anders kun je er net zo goed een fles wijn bij pakken."

Na het stellen van een duidelijk doel, is het belangrijk om de juiste mensen uit te nodigen. Want natuurlijk is het fijn 'als die ene persoon ook even meeluistert', maar vaak resulteert dat erin dat iemand twee punten moet horen en daarna een half uur z’n tijd zit te verdoen.

“Iedereen moet van tevoren weten waar je het precies over gaat hebben, anders kun je er net zo goed een fles wijn bij pakken.”
Jasper Meerding, auteur handboek En nu weer aan het werk

Meerding benadrukt dat het afhankelijk is van de omvang van het bedrijf, maar dat er idealiter vier tot zes mensen deelnemen. "Op die manier kan iedereen nog aan het woord komen en vragen stellen." Onderzoek van de Amerikaanse consultancyfirm raadt aan niet meer dan zeven mensen uit te nodigen.

Bepaald wie je uitgenodigd hebt? Stuur ze een uitnodiging waarbij je de juiste tijd in agenda's blokkeert. In Outlook en agenda’s van Google en Apple wordt standaard een uur geblokkeerd als iemand een uitnodiging verzendt. "Terwijl je soms maar een half uur nodig hebt."

Verdeel de rollen

Een vergadering begint vaak met een gezellig praatje. Meerding is voorstander, zij het georganiseerd. "Geef iedereen dertig seconden om te vertellen hoe het gaat. Op die manier heb je wel contact, maar geen eindeloze gesprekken die afleiden."

Verdeel vervolgens de rollen. Wie is de voorzitter? Wie houdt de tijd in de gaten en welke persoon zorgt dat je niet te ver van het oorspronkelijke onderwerp afdwaalt. "Als je maar gewoon begint, draait het vaak op niets uit."

“Geef iedereen dertig seconden om te vertellen hoe het gaat.”
Jasper Meerding, auteur handboek En nu weer aan het werk

Zorg er bovendien voor dat iemand de actiepunten opschrijft en vervolgens rondstuurt. "Bij de overheid moeten hele notulen worden gemaakt over wat er besproken wordt, maar binnen andere bedrijven red je het vaak met een paar steekwoorden. Op die manier is het ook direct duidelijk of het doel gehaald is."

Staand vergaderen stuk efficiënter

Een herhaling van vergaderingen is goed om na te gaan of actiepunten afgerond worden of dat er nog wat hulp nodig is. "Of dat nou dagelijkse, wekelijks of maandelijks is: op die manier hou je elkaar scherp", aldus Meerding.

Een trend van de laatste jaren is het staand vergaderen: een rapport uit 2009 van TNO geeft zelfs aan dat de kosten van vergaderen met 10 miljard euro zouden kunnen dalen als men staand zou vergaderen.

Doordat mensen niet onderuitgezakt zitten, zou de vergadering sneller afgehandeld worden en dus efficiënter verlopen. Een opvallende tip daarbij van de onderzoekers: zorg voor een ronde tafel, zodat je de mimiek van de spreker beter kan zien. Dat zou ervoor zorgen dat je zaken beter onthoudt.