Eet een kikker, gebruik je kookwekker, maak een checklist: de adviezen over productiviteit vliegen ons om de oren, de boeken stapelen zich op. Toch komt er nu weer zo'n boek bij: GRIP. We spreken schrijver Rick Pastoor, eveneens head of product bij Blendle, over waarom hij zich eraan waagt.

Je schrijft in je inleiding dat je boeken als Getting Things Done en Deep Work hebt verslonden om tot een ideale methode te komen. Nu kom je zelf met wéér een nieuw boek over productief werken. Is dat nou nodig?

"Er zijn inderdaad heel veel andere boeken, maar die reiken vooral losse tips aan. Ik kwam geen handleiding tegen die je helpt om de basis goed te krijgen. En wat ik merk in mijn omgeving, is dat mensen nog steeds onder enorme werkdruk staan, ondanks al die tips."

"Ik wilde daarom op een persoonlijke én Nederlandse manier - dus zonder het Amerikaanse opscheppen over wat ik bereikt heb - een geheel bieden. In bijna elk beroep heb je te maken met drie ingrediënten: het indelen van je tijd, de dingen die je echt moet doen en het verwerken van berichten, vaak in de vorm van e-mail. Ik heb uitgewerkt hoe je daarmee om kunt gaan."

Hoe besluit je als productontwikkelaar bij Blendle om zo'n boek te schrijven?

"Ik werk fulltime bij een start-up waar het werk altijd doorgaat. Het is niet zo dat je 's avonds de deur achter je dichttrekt en dat het dan klaar is. En ik ben afgelopen jaar ook nog vader geworden. Allemaal superleuk, maar wel veel."

“Ik beschrijf letterlijk hoe ik het zelf doe.”
Rick Pastoor

"Mensen zeiden tegen mij: 'Ik zie dat je geen stress hebt en je werk gewoon doet, hoe pak je dat aan?' Dan moest ik antwoorden: 'Lees deze stapel boeken, en bouw er een systeem van.' Daarom besloot ik mijn methode, waarmee ik al vijf jaar werk, op te schrijven. In dit boek beschrijf ik letterlijk hoe ik het zelf doe."

Hoe zou je je methode samenvatten?

"Het begint allemaal met achter het stuur gaan zitten bij het invullen van je tijd. Als jij het niet doet, doet iemand anders het wel voor je. Veel mensen zijn vooral brandjes aan het blussen en laten zich daardoor meeslepen. Ik denk dat veel van die brandjes urgenter voelen dan ze zijn."

"Bedenk waarom je doet wat je doet, en wanneer. Wat werkt voor jou en wat niet? Daarvoor geef ik mensen een paar handvatten, zoals het gebruiken van een digitale agenda. Dat is een heel fijne tool, want je agenda is eindig. Leg daarin alles realistisch vast en hou je eraan. Dan zie je waar je tijd aan besteedt en ook dat je tegen bepaalde dingen nee moet zeggen."

"Mensen zeggen hierover: 'Sinds ik dit doe, heb ik controle over mijn werkweek.' Dan val ik echt van mijn stoel: dat is toch logisch? Maar dat is blijkbaar niet zo."

Je tijd 'uitgeven' zoals je geld uitgeeft, geef je als tip. Leg eens uit.

"We zijn erg bewust van hoeveel geld er op onze bankrekening staat en waaraan we het uit kunnen geven. Van tijd weten we vaak juist niet meer wat we er afgelopen jaar mee gedaan hebben. Daar liggen kansen. Daarom adviseer ik om ook je tijd met meer intentie, en dus bewuster te besteden."

“Alles duurt juist langer als je het in stukjes knipt.”
Rick Pastoor

"Maak iedere week een plan van wat je gedaan wilt krijgen. Dat kan in een half uur, waarbij je ook je afgelopen week beoordeelt. Als je denkt dat je in die dertig minuten beter kan werken: ik durf te stellen dat het plannen zichzelf terugbetaalt."

Kun je nog wel flexibel zijn als je hele week vaststaat?

"Ik denk juist van wel. Afgelopen week was mijn dochter ziek. Dan zou je zeggen: je hele agenda staat vol, dat wordt stressen. Maar juist doordat alles in mijn agenda staat, weet ik wat ik af moet zeggen of verschuiven als er iets onverwachts gebeurt."

"Het is een van de grootste uitdagingen van de 21e eeuw: hoe voorkom je een versnippering van je tijd?", zegt ASR-commissaris Annet Aris voorin, in reactie op je boek. Is dat volgens jou het probleem dat je probeert op te lossen met je boek?

"Ja, ik denk het wel. Mensen zijn altijd bereikbaar en ze moeten altijd aanstaan. Ik denk dat mensen daardoor met veel dingen tegelijk bezig zijn, waardoor ze weinig voortgang maken op dingen die daadwerkelijk belangrijk zijn. Alles duurt namelijk juist langer als je het in stukjes knipt."

"Daarnaast raak je ook sneller het overzicht kwijt. Als je dat niet hebt, is het ook moeilijker om nee te zeggen. Het is veel gemakkelijker om nee te zeggen als je een goed verhaal hebt waaróm het niet lukt, bijvoorbeeld door die vijf projecten waar je aan werkt."

Het tweede deel van je boek is bijna psychologisch. Je stelt vragen als: wat drijft je? En: wat vind je belangrijk? Waarom neem je dat mee?

"Ik ben hierdoor gefascineerd. We leven in een heel bijzondere tijd, omdat het goed gaat met de wereld. Maar er zijn ook nog veel kansen op verbetering. Ik hoop er met mijn boek voor te zorgen dat mensen daarover nadenken: wat is mijn missie? Wat vind ik belangrijk dat er gebeurt? Dat vind ik vet."

“Met mijn accountability partner bespreek ik wekelijks wat ik wil bereiken.”
Rick Pastoor

"Ik begin mijn boek met het probleem van de weekplanning, waar veel mensen mee zitten. Maar als ze dan het systeem op orde hebben, dan is een relevante vraag: wat ga je doen met die richting? Waar ben je goed in en wat zou je willen?"

Heb je een deel van je methode waar je het meest trots op bent?

"Waar ik zelf ongelooflijk veel aan heb, is mijn accountability partner. Met hem bespreek ik wekelijks een half uur via Skype wat ik wil bereiken en of ik mijn gestelde doelen heb behaald. Die tool is zo krachtig en helpt me zo goed om mijn zelfgekozen richting vast te houden, dat ik me er elke keer weer over verbaas. Denk je maar in: als je met iemand afspreekt dat je twee keer per week wilt hardlopen, en diegene houdt je daaraan, dan ga je het echt wel doen."

"Ik doe dit met Derk, een voormalige zakenpartner. Ik zocht iemand die ik inspirerend vond en die ook een beetje op hetzelfde niveau werkt als ik. We spreken elkaar sinds 2014 elke week, toen we het experiment aangingen. Hij is inmiddels een goede vriend van me, en we hebben het nu niet alleen meer over werk, maar ook over vrienden en familie."

Terugkomend op die reacties in je boek: dat zijn er nogal wat. Van ex-minister Jan Kees de Jager (CDA) tot de CEO van Albert Heijn. Je baas Alexander Klöpping (CEO en oprichter van Blendle) staat ook nog met een groot compliment op de cover. Waarom heb je daarvoor gekozen?

"Allereerst wilde ik mijn methode toetsen. Ik vroeg me af: werkt dit alleen voor mij? Het is daarom een mooie bevestiging dat al die mensen zo positief zijn. Uiteindelijk gaat het om hoe goed de inhoud van mijn boek is, die moet natuurlijk voor zichzelf spreken. Maar zoals je al zei: er is hier al heel veel over en ik wil ook onderscheidend zijn."