Zo zorg je voor een goede bescherming van klokkenluiders

Hoewel bedrijven met meer dan vijftig medewerkers hiertoe verplicht zijn, hebben velen van hen nog geen goede regeling voor klokkenluiders. Waar moet een onderneming aan voldoen?

Een meerderheid van de ondernemingen heeft wel een procedure, maar bij slechts 42 procent van de bedrijven voldoet de regeling aan de wettelijke eisen, zo bleek deze week uit een onderzoek van onderzoeksbureau Huis voor Klokkenluiders.

"Een goed werkend integriteitsbeleid omvat meer dan alleen een meldregeling en gaat hand in hand met het creëren van een open organisatiecultuur", zegt Arjen Wilbers, woordvoerder van Huis voor Klokkenluiders. 

"Werknemers moeten zich wel veilig genoeg voelen om misstanden te durven melden, anders heb je nog niets aan zo’n regeling."

Wet

Bedrijven en instellingen met meer dan vijftig medewerkers zijn sinds 1 juli 2016 verplicht om een procedure te hebben waarmee het personeel op een vertrouwelijke manier meldingen kan doen.

De wet werd ingesteld, omdat de bescherming van klokkenluiders tekort schoot. "Voor de publieke sector geldt zo’n verplichte meldregeling al zeker tien jaar. Dat is met de invoering van de wet Huis voor Klokkenluiders gelijk getrokken", aldus Wilbers.

Mensen kunnen problemen aankaarten die vaak in samenwerking met de betrokken bedrijven kunnen worden opgelost. Soms zijn de problemen echter zo omvangrijk dat ze leiden tot lange juridische procedures.

Dat was bijvoorbeeld het geval bij bouwondernemer Ad Bos (foto) die in 2001 grootschalige bouwfraude aan het licht bracht. Dat leverde hem zowel zakelijk als persoonlijk veel problemen op.

Regeling

Werk je als bedrijf aan een zogenoemde klokkenluidersregeling, dan is het volgens Huis voor Klokkenluiders allereerst verstandig om deze term niet te gebruiken. "Die heeft een negatieve klank en wekt weinig vertrouwen. Gebruik liever ‘meldregeling’, of een variant daarop."

Een meldregeling is daarbij niet bedoeld voor individuele kwesties, maar gaat over misstanden met een structureel karakter met mogelijk grote maatschappeljke gevolgen.

"Het gaat dan bijvoorbeeld om overtreding van de wet, of situaties die gevaar opleveren voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen of de aantasting van het milieu kunnen opleveren ", aldus de organisatie.

Een goed beleid begint met een juist klimaat. Een bedrijf moet laten zien dat het bewust aandacht besteedt aan integriteit. "Een integere organisatie is gemotiveerd om misstanden te voorkomen." Ontbreekt goed beleid, dan missen ook de handvatten om misstanden aan te pakken.

Risico

Bedrijven zonder, of met alleen een gebrekkig, beleid lopen het risico dat werknemers problemen niet eerst intern melden. Ook kan de rechter een bedrijf op de vingers tikken als het beleid gebrekkig is.

Via een klokkenluidersregeling geeft een bedrijf aan hoe er wordt omgegaan met het melden van misstanden. In principe mag een bedrijf zelf weten hoe dit wordt ingevuld, zo lang er maar aan een aantal plichten wordt voldaan.

"Het belangrijkste is dat de regeling duidelijkheid biedt over wat de melder kan verwachten en welke bescherming hij of zij krijgt", zegt Huis voor Klokkenluiders.

Ook moet duidelijk zijn wie meldingen kunnen doen, wat er gemeld kan worden, waar en hoe dat kan worden gedaan en hoe er met de melding wordt omgegaan. Alle elementen moeten worden omschreven in de regeling.

Zo kan een melding in sommige gevallen extern worden gedaan. En moet er vertrouwelijk worden omgegaan met de melder en de melding. Dat kan door de mogelijkheid te bieden om anoniem te melden, maar dat is niet verplicht.    

Open

De regeling moet open staan voor zowel huidige werknemers als oudgedienden, met of zonder contract. Ook zzp’ers, vrijwilligers, flexwerkers en stagiairs kunnen meldingen doen.

De werkgever moet bovendien garanderen dat de melder niet wordt benadeeld in zijn werk. Een melding mag bijvoorbeeld niet leiden tot benadeling van de melder, zoals isoleren, pestgedrag, het mislopen van een promotie of ontslag.

Een werknemer kan echter alleen aanspraak maken op bescherming bij benadeling als een misstand op de juiste manier is gemeld. Daarom moeten de procedures hiervoor duidelijk spreken uit het beleid.

Is het beleid eenmaal opgesteld, in samenspraak met de ondernemingsraad (or), dan is de werkgever verplicht om de regeling aan medewerkers te verstrekken. Zodra er iets wijzigt aan de regeling moet de or hier ook toestemming voor geven.

"De or heeft jaarlijks recht op schriftelijke informatie over de werking van de meldregeling en de verwachtingen die een bedrijf voor het volgende jaar heeft."

Misstand

In een klokkenluidersregeling staat ook wanneer er sprake is van een misstand of het vermoeden van een misstand. Ondernemers kunnen hier de wettelijke definitie letterlijk overnemen, weet de klokkenluidersinstantie. Een eigen formulering mag ook.

Strikt genomen hoeft een meldregeling er alleen voor te zorgen dat werknemers missstanden kunnen melden. De organisatie adviseert echter om ook afspraken over het melden van integriteitsincidenten en dreigende misstanden op te nemen in het beleid.

"Iedere werkgever doet er goed aan zulke meldingen aan te pakken. Zo signaleer je problemen zo snel mogelijk en kun je erger voorkomen."

Vertrouwen

Huis voor Klokkenluiders benadrukt tot slot nog eens het belang van de werking van het integriteitsbeleid in de praktijk. "Als het bij een maatregel op papier blijft, vergroot dit vaak juist het wantrouwen en de onveiligheid in de organisatie."

Beleid werkt pas als het is ingebed in de organisatie en een goede infrastructuur staat, aldus de organisatie. "Dat betekent vooral dat werkgevers daar verantwoordelijkheid in moeten nemen. Zo geven ze het signaal af dat integriteit op het werk serieus wordt genomen."

Lees meer over:

Lokaal adverteren op NU.nl

Tip de redactie