Waar je op moet letten bij de fiets van de zaak

BOVAG vindt de regels rond het leasen van een fiets voor het woon-werkverkeer veel te ingewikkeld. Hoe zitten die regels precies in elkaar?

Tot 2015 was in Nederland het zogenoemde fietsplan van kracht. Bij die regeling kon de werknemer een fiets kopen op kosten van de werkgever, die dat vervolgens via de belastingen kon verrekenen.

Het fietsplan werd vervangen door een nieuwe regeling. De fiets valt nu onder de werkkostenregeling. Die geeft bedrijven de mogelijkheid om tegen fiscaal aantrekkelijke voorwaarden extraatjes te verstrekken aan de werknemer. Behalve om een fiets kan het bijvoorbeeld gaan om een mobiele telefoon, bedrijfsfitness, maar ook om een kerstpakket.

Dat de fiets fiscaal in dezelfde hoek zit als die andere extraatjes, betekent in de praktijk dat bedrijven hier keuzes moeten maken. De werkkostenregeling gaat tot 1,2 procent van de totale loonsom. Komt het bedrijf boven dit bedrag uit, dan moet het over het meerdere een eindheffing betalen van 80 procent.

Alternatieven

Het aanwenden van de werkkostenregeling hoeft overigens niet. De werkgever kan de kosten voor een leasefiets ook inhouden van het salaris of verrekenen met de reiskostenvergoeding.

In dat laatste geval geldt dat een bedrijf een onbelaste reiskostenvergoeding mag uitkeren van 19 cent per kilometer als de werknemer met eigen vervoer reist. Dat gaat dus ook op voor de leasefiets.

Hierbij wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar, waarvan de werknemer er 128 op kantoor doorbrengt. Dat betekent dat de werknemer bij een volledige werkweek twee dagen per week thuis kan werken met behoud van de onkostenvergoeding.

Aanschafkosten

Het voornaamste verschil van de leaseregeling met het fietsplan voor de werknemer is dat er geen hoge aanschafkosten hoeven te worden betaald voor de fiets. Zeker van belang omdat het steeds vaker gaat om dure e-bikes.

Reparaties zoals het vervangen van banden vallen normaal gesproken onder de leaseovereenkomst, mits het om normale slijtage gaat. Ook een 24-uurs pechhulp valt onder de voorwaarden.

Wel zijn de regels voor het zelf uitvoeren van een reparatie of het toevoegen van accessoires vrij streng, zeker bij e-bikes. Daar mag je het wiel er bijvoorbeeld niet af halen, omdat dan schade in de motoraandrijving kan ontstaan.

Aan het eind van de leaseperiode, die doorgaans drie of vier jaar duurt, kan de werknemer de fiets desgewenst overnemen. De leasemaatschappij bepaalt een overnameprijs en als die betaald is, is de werknemer volledig eigenaar van de fiets. Je kunt ook een nieuwe leaseperiode aangaan.

Zzp'er

Een fiets van de zaak leasen of kopen kan ook buiten een klassieke werkgever-werknemer-relatie om. Voor zzp'ers die niet al te ver bij hun klanten vandaan wonen, kan het een uitkomst zijn.

Als de fiets duurder is dan 450 euro kun je hem als bedrijfsvermogen op de balans zetten en zelf afschrijven.

Voordeel hiervan is dat je dan de investeringsaftrek mag toepassen op de aanschaf van de fiets. Let wel: die aftrekpost mag je alleen gebruiken als je in een jaar meer dan 2.300 euro investeert in je zaak.

Eigen gebruik

Natuurlijk zal een fiets meestal niet alleen gebruikt worden voor het dagelijkse ritje van en naar kantoor. Dit is het punt waar de regels vrij ingewikkeld worden.

Bij een leaseauto kan de gebruiker het privégebruik met een vast bedrag afkopen, maar bij de fiets werkt dat niet zo eenvoudig. Gebruikers moeten precies bijhouden hoeveel kilometers ze voor woon-werkverkeer fietsen en hoeveel voor andere doeleinden.

Een ritje naar huis tussen de middag om thuis te eten geldt als woon-werkverkeer, maar als je op je thuiswerkdag de fiets gebruikt om in de stad een broodje te halen voor de lunch, is dat weer privégebruik.

Van die privékilometers worden zaken als onderhoudskosten en stroomverbruik – in het geval van een elektrische fiets - afgetrokken. Het bedrag dat onderaan de streep overblijft, moeten werkgevers bij het belastbare salaris optellen.

Ondoenlijk

Volgens BOVAG is het ondoenlijk om een zo gedetailleerde kilometeradministratie bij te houden en zijn veel werkgevers daarom huiverig om in een fietsplan te stappen.

Daarnaast zegt de belangenorganisatie dat de leasefiets per saldo te duur wordt. Als het privégebruik bijvoorbeeld wordt vastgesteld op 10 procent van de totaal gereden kilometers en het maandleasebedrag is 150 euro, dan wordt de bijtelling 15 euro. Dat lijkt niet veel, maar het komt op jaarbasis toch neer op 180 euro.

Daar komt nog bij dat privégebruik van de leasefiets vanaf de eerste kilometer wordt belast. Voor een leaseauto geldt een jaarlijkse vrijstelling voor de eerste vijfhonderd privékilometers.

Lees meer over:

Lokaal adverteren op NU.nl

Tip de redactie