Lees dit voordat je overgaat op een flexkantoor

Het klinkt heel mooi, een flexkantoor waar de omgeving wordt afgestemd op de behoefte die de werknemer op dat moment heeft. Een hogere productiviteit en een betere sfeer op het kantoor zouden in het verschiet liggen, maar in de praktijk zitten er nogal wat haken en ogen aan.

Een flexibele werkomgeving levert niet altijd een productievere werkplek op, ontdekte promovenda Christina Wessels van de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Zij ondervroeg werknemers die aan de slag gingen in een flexkantoor over hun productiviteit, de geestelijke gezondheid en de bevlogenheid in het werk. Het kantoor was verdeeld over drie zones met een stilteruimte, een gemeenschappelijke ruimte en een sociale ruimte.

Geen verschil

De werknemers zeggen geen verschil te merken. Uit verder onderzoek kwam naar voren dat de ruimtes helemaal niet gebruikt werden zoals bedoeld en dat mensen in het nieuwe kantoor de oude situatie van vaste werkplekken probeerden na te bootsen.

Wat moet je dan doen om een flexkantoor wel te laten slagen? Volgens Wessels is het vooral belangrijk dat de stem van de werknemers wordt meegenomen in de besluitvorming.

Huidige werkplek

"Het is heel belangrijk om te weten wat werknemers waarderen aan hun huidige werkplek en ook hoe dit effectief gebruikt kan worden, op het moment dat ze overgaan naar de nieuwe werkplek", legt de onderzoeker uit. "Vaak neemt het management het besluit om het kantoor te veranderen en moeten de werknemers er maar mee om zien te gaan."

Volgens Wessels kunnen bijvoorbeeld focusgroepen helpen. Managers die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het beleid en de werknemers die moeten gaan werken in het nieuwe kantoor, komen daar samen om te bespreken aan wat voor eisen het kantoor moet voldoen. Zo kan het management erachter komen wat werknemers nodig hebben in het nieuwe kantoor en kan het wederzijds begrip tussen het management en het personeel worden vergroot.

Transparantie

"Mijn onderzoek laat zien dat werknemers het kantoor niet gebruikten zoals bedoeld, omdat ze bijvoorbeeld bij collega's wilden zitten." Om hieraan tegemoet te komen, kan het management denken aan een inrichting waarbij werknemers van hetzelfde team toch bij elkaar kunnen zitten.

Belangrijk is ook om uit te leggen wanneer opmerkingen van het personeel niet worden meegenomen in de besluitvorming. "Dit creëert een extra laag van transparantie zodat werknemers weten waarom het management iets niet mee kan nemen en zodat er begrip is. Er kan niet in alle gevallen aan de wensen van het personeel tegemoet worden gekomen."

Bij de bedrijven waar Wessels langskwam bleek dat de managers niet genoeg luisterden naar wat de werknemers wilden. "Ook misschien omdat de middenmanagers niet de daad bij het woord voegden. De overgang naar een nieuw kantoor was in principe een beslissing van het topmanagement en werd doorgedrukt bij het middenmanagement. Maar het middenkader ziet dan misschien niet de noodzaak voor een flexkantoor." Deze groep op de werkvloer moet overtuigd zijn van het invoeren van een flexibel kantoor.

Lees meer over:

Lokaal adverteren op NU.nl

Tip de redactie