Dit zegt Ruud van Uden in gesprek met NU.nl, naar aanleiding van het 100-jarige bestaan van de Jaarbeurs Utrecht op zondag. Van Uden begeleidt bedrijven bij hun deelname aan een vak- of consumentenbeurs.  

Heb je moeite met de voorbereidingen? "Denk niet dat je de enige bent: zowel mkb'ers, als grote en kleine bedrijven hebben moeite om zich op een goede en effectieve manier te presenteren op een beurs", stelt Van Uden.

Maak vooraf een inschatting

Van Uden pleit ervoor om vooraf een inschatting te maken van wat de beurs je gaat opleveren. Denk nog niet aan de kosten, denk eerst na over waarom je precies naar die beurs gaat.

"Ga na: wie lopen daar? Wat heb ik dat aansluit bij wat dat die mensen bezighoudt? Zij zijn ook naar iets op zoek? Het is goed om te realiseren dat je er niet alleen voor jezelf staat."

Volgens Van Uden staren mkb'ers zich vaak blind op de kosten die ze voor de beurs moeten uittrekken. "Maar dat is lastig als je niet weet wat de beurs je kan opleveren. Bovendien doe je effectievere bestedingen als je weet wat je met die bestedingen wil bereiken."

Vraag je af wat er bij de doelgroep leeft

Wie zijn de mensen die ik wil spreken? Wat neem ik mee wat aansluit bij die mensen? "Daar wordt bijna nooit goed over nagedacht", zegt Van Uden.

Volgens hem wordt vaak op de eerste plaats vooral aan de stand gedacht. "Maar om die goed vorm te geven, heb je achtergrondinformatie nodig. Als je niet uitkijkt, blijkt achteraf dat de stand niet voldoet aan de reden waarom je naar de beurs ging, maar ook dat er een te groot deel van het budget aan de stand is besteed."

Vertaal je doelstelling naar de praktische uitvoering

Als je je doelstelling en je doelgroep hebt vastgesteld, kan je deze vertalen naar de praktische uitvoering van je deelname aan de beurs.

Van Uden onderscheidt hiervoor vier stappen: 1 je stand; 2 de campagne (bijvoorbeeld in print en op sociale media); 3 het stand-team (het personeel dat bij de stand staat); 4 de follow-up.

"Dat zijn de vier sleutels. Als helder is wat je doelstelling en doelgroep zijn, dan is het een stuk makkelijker om bijvoorbeeld na te denken over hoe de stand eruit moet komen te zien. Bedenk op welke manier je gaat adverteren om je doelgroep te trekken."

Kom je afspraken na

"Maar 20 procent van de afspraken die op een beurs gemaakt worden voor een opvolging achteraf, wordt nagekomen. Dat betekent dus dat als je als bezoeker op een beurs loopt en tien leuke gesprekken hebt gehad bij je stand en tien mensen hebben beloofd volgende week terug te bellen, dat maar 20 procent, dus twee personen, die afspraak ook echt nakomen."

Hij vervolgt: "Je hebt als bezoeker tijd en energie gestopt in een bedrijf. Je hebt daar een vraag neergelegd. Dan denk je dat je volgende week dinsdag gebeld wordt om verder te praten en dan gebeurt dat niet."

Dat is niet alleen een teleurstelling voor de bezoeker. Dit is ook niet de bedoeling van het bedrijf, de beursdeelnemer. Die betaalt tenslotte een fors bedrag om daar te kunnen staan en contact te leggen met potentiële klanten.

"Veel mkb'ers denken vooraf niet na over dat je, als de beurs klaar is, tijd moet blocken in je agenda. Zodat je de afspraken die je op de beurs maakt ook na kan komen. Mensen zijn een week van hun bureau weggeweest, de mailbox zit vol en er staan allerlei andere afspraken. Dat gaat ten koste van de tijd die over is om de contacten die je op de beurs hebt opgedaan goed op te volgen."

Stel daarbij prioriteiten. "Wie in de doelgroep biedt het meeste kans op succes? Bel hen het eerst. Sommige mensen zijn pas over een jaar interessant voor je. Volg hen ook op, maar zet ze in de agenda voor een week later. Zo maak je het overzichtelijk."

Train de mensen die op je stand staan

Nog een punt: train de mensen die op je stand staan. Van Uden: "Dat hoeft misschien niet voor elke beurs, maar wel elke een of twee jaar."

Van Uden hoort vaak: "We hebben goede accountmanagers, dus die kunnen ook op een beurs staan." Maar hij waarschuwt: "Een accountmanager komt op afspraak bij iemand binnen, zij voeren een-op-eengesprek van een half uur à drie kwartier." Op een beurs gaat dat anders. "Daar moet je zelf, out of the blue, op iemand aflopen die naar je stand staat te kijken."

Hij pleit voor een effectieve besteding van je tijd: "Een mkb'er geeft zo'n 1.500 euro per uur uit om op een beurs te mogen staan. Dat is veel geld."

Nodig geen mensen uit die je al kent

Een veelgemaakte fout volgens de beursexpert: mensen uitnodigen die je al kent. "En vervolgens lang met die mensen gaat praten over je stand. Met die 1.500 euro per uur in je achterhoofd, is dat niet zo'n nuttige tijdsbesteding. Want vorige week zat je ook al bij die klant, en volgende week zit je er waarschijnlijk weer."

Van Uden concludeert: "Denk goed na over wie je wil spreken en train je bemanning op het effectief voeren van gesprekken. Wat willen we weten om te zorgen dat wij aansluiten op die mensen?"