Productiviteitstips: Leeg die inbox!

Je bent ondernemend ingesteld maar je hebt te veel te doen en te weinig tijd. Michel Huijgen geeft de beste tips. Deel 1: Leeg die inbox!

De stroom, vaak digitale, informatie die op je afkomt, lijkt eindeloos en afleidingen om je van je werk af te houden zijn er meer dan genoeg. Soms heb je het gevoel dat je achter de feiten aanloopt.

Dat je door de bomen het bos niet meer ziet en dat je niet doet wat je zou willen doen. Gewoon gedaan krijgen wat je gedaan wilt hebben met een beetje minder stress zou prettig zijn. NUzakelijk vroeg productiviteitscoach Michel Huijgen om tips.

"Er zijn boekenplanken vol geschreven met, naar mijn mening veels te dikke, boeken over timemanagement en persoonlijke productiviteit ', zegt Huijgen. "Sommige zijn klassiekers in het genre. Als je tijd hebt, ga ze lezen. Ze zijn meer dan de moeite waard."

"Wij gaan ons in deze serie beperken tot de essentie. Hoe je overzicht houdt over je werk en hoe je gedaan krijgt wat je gedaan wilt krijgen? Something borrowed, something new. Kort en bondig. Het is geen hogere wiskunde maar vergt wel wat discipline. Je moet het doen om de voordelen te ervaren."

Deze week: deel 1 - Wat je kan leren van je deurmat. - Leeg die inbox!

Een overvolle email inbox, vele onder ons hebben er een. Inboxen met daarin honderden e-mails: archiefmateriaal, nieuwsbrieven, e-mails waar je iets mee moet en e-mails die in de prullenbak thuishoren; alles op een grote stapel. Dit is om meerdere redenen niet wenselijk.

De kans dat er tussen de opstapellende e-mails iets zit waar je wat mee moet is groot. Het niet inzichtelijk hebben van de e-mails waar je iets mee moet brengt onrust met zich mee. Eindeloos zoeken, op en neer scrollen, 4x dezelfde email lezen en last minute crisissituaties omdat je een mailtje "gemist" hebt zijn het gevolg.

Dit is allemaal geen kwade wil maar door de enorme stroom informatie die op je af komt gedurende de dag kan er stapelvorming optreden.

Het valt op dat we thuis anders omgaan met inkomende informatie en het werk dat eruit voortvloeit dan dat we dat op het werk met e-mail doen.

Thuis doen de meeste mensen het volgende:
1. Na het openen van de voordeur zie je de post op de deurmat liggen.
2. De post wordt opgepakt, bekeken en beoordeeld op belangrijkheid.
3. Ongewenste post en reclame verdwijnen direct (of na het lezen ervan) in de oud-papierdoos.
4. Dringende post, zoals betalingsherinneringen en rouw- en geboortekaarten, wordt nog dezelfde dag afgehandeld.
5. Andere post, als rekeningen of blauwe enveloppen, krijgt een prominente plek op het welbekende stapeltje op de keukentafel of in de briefhouder op het bureau. Omdat dit soort post vaak meer tijd vraagt, wordt het bewust op een later tijdstip afgehandeld.
6. De rest van de post, als reclamefolders waar je wel in geïnteresseerd bent, de krant of het clubblad, komt op de stapel naast de bank en wordt ‘s avond na het eten doorgenomen.

Alle informatie wordt dus beoordeeld en zo georganiseerd dat jij het tegenkomt zodra je het nodig hebt. In principe is je deurmat altijd leeg.

Stel nu eens dat je thuis hetzelfde zou doen als op je werk. Dat zou betekenen dat je je post openmaakt, beoordeeld, verwerkt en archiveert op je deurmat, met stapels papier als gevolg. Als je een brandweerman zou vragen wat hij van de stapel papier op je deurmat vindt, zal hij zeggen: ‘Brandgevaarlijk’.

En dat is wat volle email inboxen zijn, brandgevaarlijk voor de kwaliteit en voortgang van je werk.

Hoe we thuis de post en het werk at daaruit voortvloeit organiseren is goed toepasbaar op hoe je e-mail kan verwerken.

Wat je kan doen is het volgende:
- Stop met werken vanuit je inbox. Je inbox is de plek waar je je email ontvangt (=post op de deurmat)en waar je er een beslissing over neemt.
- Maak 3 mappen aan,  !mail todo, !wachten op en !misschien ooit.
- Neem over alle e-mail in je inbox een beslissing of je er iets mee moet.
- E-mails die niet binnen 2 à 3 minuten kunnen worden afgehandeld verplaats je naar de map !mail todo. Zo creëer je een goed overzicht van e-mails waar je nog iets mee moet. Dit wordt de map waar je uit gaat werken.
- E-mails die je forwardt (met een vraag bijvoorbeeld) naar je collega’s gaan naar de !wachten-op-map. Hiermee creëer je een overzicht van alle informatieaanvragen die jij nodig hebt voor je werk.
- E-mails die je ‘eens’ wilt lezen maar voor de rest onbelangrijk zijn gaan naar de map !misschien-ooit. Die zijn voor de vrijdagmiddag.
- Overige e-mails zijn of archiefmateriaal of voer voor de deleteknop

Tip
Beperk het aantal keer dat je je inbox checkt. Als je bij 112 werkt is dit geen goed idee maar voor de meeste van ons geldt dat het niet nodig is om iedere vijf minuten je e-mail te checken en direct te reageren op iedere e-mail die binnenkomt.

Stel dat je drie maal daags de e-mails in je inbox beoordeelt, dan creëer je tussen die momenten zuivere werktijd waarin je kan doen wat je gedaan wilt krijgen. Dat kan zijn e-mail wegwerken uit de !mail todo of ander werk.

Een duidelijke regel is dat als je je inbox checkt, je alle e-mails beoordeelt of je er iets mee moet. Het is prima om werk uit te stellen maar níet de beslissing mag je niet uitstellen!

Volgende week deel 2 van Wat je kan leren van je deurmat: Leeghoofd & focus

Meer lezen? Ga naar www.watjekanlerenvan.nl  en download het gratis hoofdstuk “INBOX (0)”

Michel Huijgen is werkzaam Consultant Persoonlijke Productiviteit HU!GConsultancy en auteur van het boek “Wat Je Kan Leren Van Je Deurmat”. Volg hem ook op Linkedin

Tip de redactie