Vakantie en dan…..?

Je kent dat wel. Net terug van vakantie, alles thuis aan kant, het gewone leven kan weer beginnen en je hebt er zin in. Maar dan kom je op kantoor, je opent je computer en dat is schrikken: je inbox volgelopen.

Door Gina Goedkoop

Eerst word je kwaad "zijn die mensen dan niet op vakantie?" Dan geef je je over aan het later-gevoel en ga je een bakkie doen. Om vervolgens uren later vol weerstand terug te keren naar je bureau en de strijd aan te gaan met je mailbox. Dat kan natuurlijk anders!

Als Professional Organizer kom ik regelmatig klanten tegen die met hun mailbox worstelen. Meestal was de mailbox vóór de vakantie al niet op orde. dus het probleem wordt door de vakantie nog eens versterkt. Goed voorbereid op vakantie is dus bijna een vereiste wil je na je vakantie zonder stress kunt starten.

Want mails leveren stress op, zo blijkt uit onderzoek. Alleen al het openen van je mailbox is de oorzaak dat je hartslag omhoog gaat, in vergelijking met het openen van andere computerprogramma's. En dan heb je je mails nog niet eens gelezen!

Zenuwen

Bovendien wordt tijdens het lezen van mails veel geschakeld tussen andere openstaande programma's. En dat is weer niet goed voor onze zenuwen. Het onderzoek richtte zich op kantoormensen. Zij werden met een hartmonitor uitgerust, gevolgd door camera's en gemonitord door een programma dat computergebruik meet.

Daarnaast werden de stresshormonen in hun bloed gemeten. Conclusie: mail verhoogt stress en het gevoel meer dingen tegelijkertijd te moeten doen. Dat effect bleek zelfs zo groot, dat er minstens 5 dagen zonder e-mail nodig zijn om je hartslag weer in een normaal ritme te krijgen. Al met al dus een opzienbarend feit. En dat allemaal na je relaxte, zonovergoten vakantie.

Om snel verlichting te krijgen kun je een wandelingetje maken of een frisse neus halen. Maar dan bestrijd je de symptomen. Beter is het om structureel je mailbox onder handen te nemen.

Enkele tips

Plan je vakantie
Plan tijdig je vakantie en deel dit met je collega's. Stem direct af wie welke werkzaamheden dan overneemt. Indien wenselijk, zou je een collega kunnen machtigen om je agendaverzoeken goed te keuren en je mails te beantwoorden.

SocialMedia meldingen uitzetten
Schakel meldingen/nieuwe berichten van Social Media uit via je accountinstellingen van bijvoorbeeld LinkedIn, Facebook of Twitter. Zo voorkom je onnodige mail in je Postvak IN.

Regels maken in Outlook
Tijdens je vakantie kun je alle cc-berichten en nieuwsbrieven automatisch laten archiveren in een aparte map via Regels.

Afwezigheidsassistent aan
Heel handig! Zet je afwezigheidsassistent aan tijdens je vakantie. Je kunt hierin de periode vermelden dat je op vakantie bent, wie je werkzaamheden overneemt en welke persoon op welk telefoonnummer gebeld kan worden bij vragen. 1 dag eerder aanzetten voor je vakantie en 1 dag later uitzetten na je vakantie helpt je om mails af te werken en bij terugkeer rustig op te starten.

Voicemail aanpassen
Pas ook je voicemail aan. Een kleine moeite en dan komt "dan bel ik u z.s.m. terug" als je na drie weken belt ook niet klungelig over.

Vakantie-archiefmap
Maak een vakantie-archiefmap aan in je mailbox. Zodra je terugbent, zet je al je ‘vakantiemails’ in deze mailbox. Dat geeft je de gelegenheid de mails af te handelen op tijden dat het jou uitkomt!

Agendaplanning
Plan in de eerste week na je vakantie blokken van een uur in je agenda. Zo kan je op je gemak in de geblokte tijd je vakantiemails doornemen en afhandelen.

Wellicht zijn het open deuren, maar bedenk dat open deuren nooit vanzelf zijn opengegaan...... Veel plezier met deze tips voor je eerstvolgende vakantie!

Gina Goedkoop is professional organizer en eigenaar van GO Organizing te Eindhoven. Haar bedrijf is gespecialiseerd in digital organizing, organizen-on-the-job en home organizing.Volg Gina ook op twitter.com/Gina_Goedkoop.

Tip de redactie