AMSTERDAM – De invoering van een Europees betalingssysteem (SEPA) moet 1 februari 2014 afgerond zijn. Huidige rekeningnummers worden vervangen door IBAN. De Nederlandsche Bank heeft een checklist opgesteld voor bedrijven.

1 Stel een plan van aanpak op
De invoering van IBAN en nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso’s hebben grote gevolgen voor de administratie, bedrijfsvoering en systemen. Breng de veranderingen en mogelijkheden in kaart om een plan van aanpak op te stellen en tijdig over te gaan.

2 Bepaal de overgangsdatum
Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode. Bedrijven kunnen ervoor kiezen nu al over te gaan op de nieuwe standaard. Na 1 februari 2014 is het niet meer mogelijk om gebruik te maken van de huidige standaard.

3 Informeer medewerkers, klanten en leveranciers
Breng uw medewerkers, klanten en leveranciers op de hoogte van uw IBAN en wanneer u overgaat. Pas briefpapier, facturen, loonstroken en andere correspondentie aan waar uw rekeningnummer op staat.

Verzamel daarnaast de IBAN van medewerkers, klanten en leveranciers en wijzig deze in de administratie. Banken bieden een tijdelijke service waarmee huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN omgezet kunnen worden via www.ibanbicservice.nl

4 Neem software onder de loep
Bij gebruik van software voor boekhouding en bedrijfsvoering, zullen de nieuwe standaarden leiden tot aanpassingen. Databases met rekeningnummers moeten worden omgezet naar IBAN.

De standaard voor het aanleveren van grote bestanden betaalopdrachten verandert, daardoor hebben de meeste softwarepakketten een upgrade nodig. Mogelijk hebben de veranderingen ook gevolgen voor systemen en andere software.

5 Bekijk consequenties incasso’s
Bedrijven moeten voor hun incasso’s een nieuw contract afsluiten met hun bank. Er gelden andere termijnen voor het aanleveren van grote hoeveelheden incasso-opdrachten bij de bank. Ook zijn er nieuwe richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en moment van incasseren.

Andere regels voor het machtigingsformulier zorgen ervoor dat huidige machtigingen wel geldig blijven, maar dat u aanvullende gegevens nodig heeft als een incassant ID, kenmerk van de machtiging, IBAN van de debiteur en datum van ondertekening.