AMSTERDAM - Nederlandse bedrijven en overheden betalen miljoenen euro's om hun systemen klaar te maken voor de harmonisatie van het betalingsverkeer in Europa. Vaak meer dan zij verwachten.

Dat zegt algemeen directeur Paul Jans van adviesbureau Enigma dat deze week een website (Sepa.nl) lanceerde voor bedrijven die te maken krijgen met SEPA (Single European Payments Area).

Dit systeem is een initiatief van de Europese Unie en de gezamenlijke Europese banken. "Langere rekeningnummers is maar een klein deel van het verhaal", aldus Jans.

Bedrijven die te maken hebben met grensoverschrijdend betalingsverkeer kunnen dankzij SEPA geld gaan besparen. Een bedrijf met vestigingen in meerdere landen kan straks met 1 rekening incasseren.

Uiteindelijk levert SEPA meer controle op over de geldstromen van een bedrijf. "Je kan straks een deel van je operationele afdelingen centraliseren en het aantal back offices van buitenlandse vestigingen reduceren", stelt Jans.

Migreren

Maar voordat het zover is, moeten er soms miljoenen euro's worden gespendeerd om systemen te migreren. Jans: "Als we binnenkomen bij grote bedrijven denken ze vaak, 'dit kost ons een half miljoen euro', maar na een analyse drie weken later blijken de kosten op 4 miljoen euro te liggen."

Dat komt bijvoorbeeld doordat ondernemingen zoals verzekeraars, na jaren van fusies, met veel verschillende backoffice-systemen werken die nu allemaal aangepast moeten worden. Ook woningcorporaties en overheidsinstellingen als het UWV en de Belastingdienst krijgen te maken met een ingrijpende impact op hun systemen en mogelijk miljoenen euro's aan kosten.

"Stel, je stuurt maandelijks 500.000 automatische incasso's uit. Door SEPA wordt je als organisatie verplicht om dit twee weken van te voren aan te kondigen", zegt Jans. Twee tot vijf dagen van te voren moeten de incasso-opdrachten vervolgens worden aangeleverd bij de bank.

e-Mandaat

"Telefonisch machtigingen afgeven kan ook niet meer", benadrukt Jans. Evenmin als het online ‘aanvinken’ van een incassogoedkeuring. "Een papieren machtiging is nu nog de enige optie. Een elektronische machtiging, de zogenaamde e-Mandaat, is daarom zeer gewenst voor met name online verkoopkanalen."

Ook het opladen van een OV-chipkaart vindt via een incasso plaats en moet dus formeel van te voren worden aangekondigd. Er wordt volgens Jans door de vervoersbedrijven aan een oplossing gewerkt voor deze kwestie.

Internationaal actief of niet, MKB-bedrijven die met automatisch betalingsverkeer werken zullen hoe dan ook met SEPA te maken krijgen. "Voor puur nationale bedrijven is SEPA geen voordeel. Het kost gewoon geld."

Datum

Zoals de plannen er nu voor liggen geldt SEPA vanaf 1 februari 2013 voor alle uitgaande betalingen, waarna op 1 februari 2014 alle incasso's volgen. Het EU-parlement wil echter 1 datum, het eerste kwartaal van 2014.

"Wat ons betreft is 2014 een goede keus, omdat alles dan in één keer over kan”, zegt Jans. “En het geeft meer tijd om alle processen en it-systemen in te kunnen richten."

"Eigenlijk willen alle partijen nu echt een harde datum, maar de definitieve besluitvorming laat nog op zich wachten." Eind van dit jaar wordt de definitieve uitspraak van het EU-parlement verwacht.