De grootste kostenpost voor ondernemers, of ze nu kleinzakelijk, MKB of grootzakelijk zijn, is hardware. Vroeger had elk bedrijf een flinke kamer voor mail- of webservers. Het is nu een ouderwetse gedachte. Sites worden nu gewoon gehost bij een provider.

Exchange servers lijkt hetzelfde lot te wachten. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun diensten te laten draaien bij een provider. Dat is ook niet zo gek: het hebben van hardware in eigen huis kost veel onderhoud. En daarvoor zijn natuurlijk werknemers met de nodige kennis binnen het bedrijf nodig. Door een provider de server draaiende te laten houden, bespaart dat niet alleen ruimte en kosten voor de vervanging van hardware, maar ook extra werknemers op de loonlijst.

Het werken met cloud computing, het online beheren van alle bedrijfsinformatie vanuit één centraal punt, heeft dus zo zijn voordelen wat betreft hardware. Het heeft ook direct invloed op het netwerk dat u als ondernemer gebruikt. U kunt er bijvoorbeeld nog voor kiezen om een firewall op locatie te zetten, maar door middel van cloud computing is dat vrijwel altijd bij een provider inbegrepen. Zo kunt u bijvoorbeeld ook uw printerbesturing vanuit de 'cloud' laten draaien, waardoor er nog minder infrastructuren nodig zijn. Ook deze diensten neemt u bij cloud computing in één keer af.

Bij het aanschaffen van software kan een bedrijf al snel enkele belangrijke zaken over het hoofd zien, zoals versiebeheer. Toegang hebben tot de laatste versie is belangrijk als u wilt dat uw onderneming helemaal up to date is. Bij de meeste software wordt een gratis upgrade gegarandeerd, maar wat als uw onderneming dusdanig groeit dat er meer licenties nodig zijn? Met een abonnement voor software 'in de cloud' voorkomt u administratieve rompslomp die veel productiviteit kan schelen.

Mocht uw onderneming onverwachts krimpen, dan hoeft het hek nog niet van de dam te zijn. Een bedrijf betaalt in de meeste gevallen voor twee of drie jaar gebruik van de licentie, en bij een terugloop van het aantal werknemers is dat dus onnodige geldverspilling. Een 'pay as you go'-constructie biedt hierbij uitkomst, waarbij alleen betaald wordt voor de werknemers die de software daadwerkelijk gebruiken. Zo voorkomt u dat er overtollige licenties op de plank blijven liggen.

Een onderneming is steeds aan verandering onderhevig, of ze nu groeit of krimpt. Met een cloud-abonnement bent u er echter zeker van dat u nooit achterloopt in het versiebeheer, want iedere werknemer heeft meteen toegang tot hetzelfde systeem, zonder steeds nieuwe licenties af te sluiten. Het vormt een pre voor de financiële manager in uw team, die zo de kosten beter kan voorspellen.

Naast diverse cloud computing-diensten is het raadzaam om een internetprovider te kiezen die zorgt voor een zakelijk internetverbinding. Voor de kleine ondernemer klinkt dat misschien vreemd, maar wat als een hele infrastructuur onverhoopt het loodje legt? Het is niet aannemelijk, maar voorkomen is beter dan genezen.

Via een zakelijk internetabonnement bent u er namelijk altijd zeker van dat de provider een infrastructuur achter de hand heeft, mocht het fout lopen. Ondernemers die bijvoorbeeld een storing in de DSL-verbinding hebben, zouden als back-up mee kunnen liften op een kabelnetwerk. Zo bent u altijd verbonden met klanten, waardoor u geen inkomsten misloopt.

Benieuwd waar binnen uw onderneming de kansen liggen om te besparen? Doe dan de minitest en ontvang vrijblijvend advies.