Wie z’n auto van de zaak alleen gebruikt voor zakelijke doeleinden hoeft geen bijtelling te betalen. Voorwaarde is wel dat men middels een rittenregistratie aan kan tonen weinig privé te rijden. Daarvoor zijn er meerdere mogelijkheden. Een overzicht.

Wil je geen bijtelling betalen over een leaseauto, dan mag deze slechts heel beperkt gebruikt worden voor privé doeleinden, per jaar slechts 500 kilometer. Dit moet bovendien middels een sluitende rittenregistratie aannemelijk gemaakt kunnen worden.

Een rittenregistratie moet altijd de volgende elementen bevatten: merk, type en kenteken van de auto en de periode waarin de auto ter beschikking stond.

Daarnaast moet er voor elke rit worden ingevuld wat de datum is, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst en, als er een andere weg is gereden dan de meest gebruikelijke, de route. Ook moet er worden vermeldt of het een zakelijke of privérit betreft.

Logboek

Om de rittenregistratie bij te houden zijn er verschillende mogelijkheden. Het kan natuurlijk gewoon op de ouderwetse manier, met pen en papier. In dat geval moet er een logboek in de auto liggen met alle bovengenoemde gegevens. Wanneer er heen en terug wordt gereden moet zowel voor de heenrit als voor de terugrit een aparte rit worden ingevuld met begin- en eindstand en vertrek- en eindpunt.

Dit logboek alleen is niet voldoende, er moet middels bijvoorbeeld agenda, routeplanner en garagenota’s worden aangetoond dat er niet stiekem wat kilometers worden weggemoffeld en de belastingdienst kan om deze gegevens vragen.

De combinatie van logboek en overige bescheiden moet het bewijs vormen dat de auto inderdaad niet meer dan 500 kilometer per jaar privé wordt gebruikt. Mocht dit niet aangetoond kunnen worden, dan kan de belastingdienst alsnog belasting heffen over het gebruik van de auto.

kilometerteller

Black Box

Natuurlijk zijn er ook minder papierintensieve oplossingen om een sluitende rittenregistratie op te kunnen maken. Er zijn verschillende bedrijven die tegen betaling een deel van het werk doen. Een goed voorbeeld daarvan zijn de zogenoemde Black Box systemen.

Deze worden in de auto geïnstalleerd en houden via GPS onder andere bij wanneer de auto gebruikt wordt, waar deze rijdt, hoeveel deze rijdt en wat de tijden zijn. In sommige gevallen zijn deze gegevens via internet in te zien, zodat meteen duidelijk wordt wat de afgelegde kilometers zijn.

Andere systemen moeten via de PC worden uitgelezen en maken zo via bijvoorbeeld Word of Excel een uitdraai van de ritten met alle benodigde gegevens. Een papieren logboek wordt in beide gevallen dus overbodig. De bestuurder van de auto hoeft alleen nog maar aan te geven of een rit privé of zakelijk is.

Agenda

Wel moet er nog steeds kunnen worden aangetoond dat de gereden kilometers inderdaad zakelijk zijn, bijvoorbeeld via agenda’s. De voordelen van GPS-systemen zijn een sterke vermindering van het papierwerk en het feit dat elke kilometer wordt bijgehouden, waardoor een fout minder snel voorkomt.

Uiteraard zijn er wel kosten verbonden aan een dergelijk systeem. Systemen die zelf te plaatsen zijn en zelf uit zijn te lezen kosten vaak een eenmalig bedrag voor de aanschaf. Voorbeelden hiervan zijn de systemen van Nedsoft of Trevler.

Andere systemen sturen de gegevens direct door via internet. Dit zijn meestal abonnementsdiensten die elke dag, week, maand of jaar een bepaald bedrag kosten. Voorbeelden van dergelijke aanbieders zijn V-Tron en RouteVision.

Tussenweg

Een derde mogelijkheid is een tussenweg. De kilometers worden niet bijgehouden via een GPS systeem, maar worden gewoon door de bestuurder zelf ingevuld. Het verschil is echter dat dit niet via een papieren logboek gebeurd, maar dat de gegevens in een computerprogramma worden ingevoerd.

Dit programma maakt dan van de ingevoerde gegevens een helder en duidelijk overzicht, wat de inzichtelijkheid van de gegevens uiteraard ten goede komt. Dit soort software is vaak goedkoop en neemt ten opzichte van het ouderwetse papieren logboek een stuk minder tijd in beslag.

Invullen

Het nadeel ten opzichte van GPS-systemen is dat er nog wel input van de bestuurder verwacht wordt, die moet namelijk handmatig de gegevens invullen. Nedsoft biedt naast de GPS software ook een dergelijk programma aan. Steeds vaker is het ook mogelijk om de rittenregistratie online bij te houden, waardoor er helemaal geen software geïnstalleerd hoeft te worden.

Door de sterke groei van smartphones is het vaak bovendien mogelijk om via een applicatie meteen de gegevens in te vullen, waarna deze gelijk in de rittenregistratie worden gezet. Een voorbeeld van zo’n web based rittenregistratie is de AutoWeek Rittenregistratie tool, te vinden via Autoweek.nl.

Terug naar de special