Om te beginnen wordt overhead door verschillende mensen vaak verschillend geïnterpreteerd. Linksom of rechtsom vinden we overheadkosten vaak onzinnig en vooral overbodig.

Het is dan ook één van de eerste posten waarop we bezuinigen als we bijvoorbeeld meer efficiency willen behalen. Raar genoeg is er ook een ander fenomeen, namelijk dat de overheadkosten ten tijde van overvloed juist stijgen, soms zelf buiten proportioneel.

Dat maakt dat er strikt genomen heel wat eer valt te behalen in tijden van recessie. Overigens betekent dat niet dat radicaal door je overheadkosten gaan altijd de beste oplossing is. Balans creëren is het toverwoord.

Overhead

Overhead is er niet voor niets, want overhead zijn kosten die gemaakt moeten worden. Kosten zoals huisvesting, administratieve organisatie, het voorzien van de interne mens en het schoonhouden van de huisvesting.

Het is niet opportuun om te bedenken dat je die kosten niet hoeft te maken, maar je kunt het wel centraal wegleggen in je organisatie. Centrale inkoopafspraken maken kan de prijs immers al drukken, maar brengt ook het totaalplaatje goed in beeld en kan dubbele werkzaamheden voorkomen.

Denk bijvoorbeeld aan de kleine organisatie waar Jan en alleman maar kantoorartikelen koopt, omdat hij/zij het nu even nodig heeft. Kosten die heel eenvoudig in de hand gehouden kunnen worden. Eigenlijk kan je deze werkwijze naar veel overheadkostenposten doortrekken.

Personeel

Genuanceerder ligt het met een afdeling als personeelszaken. Het centraal onderbrengen van zaken rond personeel is goed voor de know how, maar directe input van de verantwoordelijke van de afdeling waar een personeelslid voor wordt aangetrokken is essentieel.

De man of vrouw moet de capabiliteit hebben om de functie in te kunnen vullen en de verantwoordelijke manager van een afdeling moet daar de input voor geven. De capaciteiten van de nieuwe medewerker inzichtelijk krijgen en te kwantificeren, is één van de belangrijke taken van de afdeling personeelszaken.

Marketing

Bij een ondersteunende afdeling als marketing ligt het weer anders. Wat is de visie van een bedrijf en wat wil men uitdragen? De marketingafdeling moet voldoende expertise in huis hebben (of halen) om dit om te zetten naar klantbehoeften en reclames.

De activiteiten van marketing kunnen financieel getoetst worden, door onder andere te kijken wat het omzeteffect is van een campagne. Op deze manier krijgt een dergelijke afdeling bestaansrecht en krijg je grip op het proces.

Kosten

Voor alle functionarissen die niet in de lijn maar in de staf zitten geldt dat men ze vaak onder “overhead” schaart. Dit zijn vaak kosten die niet direct naar het productieproces leiden en dus niet eenvoudig om in harde munt uit te slaan. (Wat mag iemand kosten wil hij/zij zijn geld opbrengen).

Als je dit echter terugbrengt naar de essentie en daarmee de kosten en opbrengsten inzichtelijk maakt, weet je ook meteen wat het kostenplaatje mag/moet zijn. Bezuinigen omdat het niet direct geld opbrengt is daarmee verleden tijd.

Helma van Wanrooij en Eelkje Oldenburger zijn eigenaar van Janus Kizuna en oprichters van Stichting Legatio. Zij herstructureren bedrijven en bieden persoonlijke begeleiding aan ondernemers en particulieren. De organisaties zijn ook terug te vinden op Twitter.