Een bijeenkomst effectiever en tegelijkertijd persoonlijker maken: het kan! Stel je voor: met grote betrokkenheid en veel ideeën begin je samen aan een vergadering, maar… er wordt niet gezegd wat er écht speelt.

Bijvoorbeeld dat iemand gewoon een slechte dag of ernstige twijfels heeft bij de slaagkans van het project. Pure tijdverspilling dus, zo’n schijnvertoning.

Eigenlijk zou je willen dat al dit soort relevante gevoelens en gedachten direct bij de start van de bijeenkomst op tafel kwamen. Maar hoe doe je dat? Eenvoudig, met een ‘check-in’.

Bij een check-in neemt iedere deelnemer bij zichzelf in stilte waar welke voor de bijeenkomst relevante dingen nú in hem leven: ‘hoe zit ik hier?’.

Gedachten en gevoelens

Vaak helpt het om daarbij rechtop te zitten en de voeten stevig op de grond te hebben. Na een minuut spreekt iedereen kort de gevonden gedachten en gevoelens uit. Ze zijn wat ze zijn: geen reacties, geen discussie, alleen luisteren. Je ´checkt´ als het ware ‘in’ bij jezelf en daarmee in de groep.

Een voorbeeld. Wij waren gevraagd om een afdeling van vijftien accountmanagers bij een bank te helpen het team en de processen opnieuw vorm te geven.

Ze hadden een wekelijkse teamvergadering, waar ze maar niet tot besluiten kwamen. Door de check-in bij de eerstvolgende teamvergadering werden meerdere mensen zich er ineens van bewust dat ze binnen waren gekomen met hun hoofd vol to-do-lijstjes en eerdere meetings.

Blocking issues

Ook bleken er bij verschillende collega’s diverse vertragende blocking issues te spelen. Zo werd er bijvoorbeeld niet gesproken over problemen in de bemensing van het project en de teamsfeer.

Zonder check-in bleef dit onder tafel, terwijl het de vergadering wèl bepaalde. Geen wonder dat ze niet verder kwamen! De check-in zorgde er juist voor dat de problemen die impliciet speelden en de voortgang belemmerden nu wel op tafel kwamen. Dat was spannend, maar het luchtte iedereen op. Er was direct meer rust en ‘presentie’.

Barrières wegnemen

Hoe het werkt? Door iets te delen over hoe je erbij zit neem je barrières in jezelf weg en neem je verantwoordelijkheid voor je aanwezigheid en je bijdrage.

Probeer het zelf maar: alleen al het hardop uitspreken dat je eigenlijk nog helemaal met je hoofd bij het gesprek van daarnet zit, zorgt ervoor dat je terstond meer aanwezig bent in het ‘hier en nu’ en het andere van ‘daar en dan’ los kan laten.

Zo kun je gemakkelijker op elkaar en op wat er ècht speelt afstemmen. En zo schep je vertrouwen en openheid, waarbinnen je vervolgens de inhoudelijke agenda op een effectieve manier kunt afhandelen.

Stroeve meetings? Doe de check-in! Wie durft?

Jeroen Blijsie is Management Consultant bij Logica Management Consulting en auteur van Hartelijk gefaciliteerd! Succesvol veranderen met de workshopaanpak.
Jasper Rienstra is organisatieontwikkelaar bij Klopt.nu en verbonden aan het Center for Human Emergence.