Post-vakantie depressie

Uitgerust terug van vakantie. De eerste dag terug op kantoor. Meteen al weer in de stress door al het werk dat je moet doen, omdat het moet.

Door Walther Ploos van Amstel | Delaatstemeter.nl

Onlangs ging een oud-collega met pensioen. Hij en ik delen een lichte afkeer van bureaucratie, regeltjes en bureaucraatjes.

Hij en ik vinden dat je het werk moet laten doen door mensen die dat het beste kunnen. Dat is effectief en efficiënt. Zo staat dat ook in elk goed boek over ‘organiseren’. Die oud-collega wist altijd slim om de administratieve ballast heen te laveren... ik niet.

Nieuwe griep

Bij zijn afscheid sprak hij over de ‘nieuwe griep’ in organisaties. Indirect werk wordt steeds meer naar de werkvloer geduwd, omdat dat goedkoper en beter zou zijn. Een feest der herkenning. Ook ik krijg steeds meer werk op mijn bordjes waarvoor we vroeger ondersteuning kregen van bekwame mensen, voor wie dat werk een dagtaak was.

Nu moet je je eigen projecturen in het ERP-systeem invoeren, je moet je eigen planning elke week updaten in uiteraard, weer een ander systeem, kilometers declareren met een Excell-sheet, die je weer moet ‘uploaden’, nieuwe acquisities moet je zelf bijhouden in een CRM-systeem, je moet alle functioneringsformulieren invoeren in een HRM-systeem, je eigen klantgegevens bijhouden in de klantendatabase, je moet zelf de koffie voor vergaderingen aanvragen met een onmogelijk formulier op Intranet (zo heb ik nog steeds geen idee wat het verschil is tussen ‘luxe’ en ‘gewone’ broodjes) en je moet je eigen klanten bellen als ze niet betalen.

Aan het einde van de week zit je halve mailbox vol overbodige interne berichtjes over aangepaste procedures, waardoor de 100Mb-politie je mailbox blokkeert.

Het werk wordt steeds meer naar de werkvloer geduwd. Ik krijg er buikpijn, rode vlekken in mijn nek en een hardnekkige jeuk van.

Administratieve Bermuda-driehoek

In ken een organisaties waarin account managers 15 stappen moeten zetten tussen een prospect en de simpelste factuur. Elke volgende stap wacht op een mysterieus tikje vanuit een administratieve Bermuda-driehoek en elke stap kan alleen vanaf een improductieve werkplek op kantoor.

Nog erger, als het je niet meteen lukt, dan komen ze het je leren. Ik wil dit niet en ik kan dit niet! En ik zal het ook nooit leren.

Economy of scale?

Wat ging er om in het hoofd van de manager die dit heeft bedacht? Wie heeft op de flipover gezet dat het efficiënter is om het werk weg te halen bij mensen voor wie dat werk een dagtaak was, en voortaan door medewerkers te laten doen die elke routine missen.

De ‘economy of scale’ en ‘economy of scope’ is weg. De slechte kwaliteit waarmee ik, onhandig, al die zaken zelf regel leiden wanorde verderop in de procesketen.

Waardevolle directe uren worden ingewisseld voor waardeloze indirecte uren, met verlies aan kwaliteit, voor mij, de organisatie en de klant. Ergens moet kortsluiting zijn ontstaan in het gezond verstand van die manager.

Complex

De procedures voor de werkvloer zijn vaak slecht bedacht. Hoeveel gegevens moet je niet vaker dan een keer invullen, hoe vaak moet je niet alsnog iets printen en, laten, tekenen, en hoeveel hordes moet je nemen in het ene enkele proces en hoeveel userids en passwords staan er niet op jouw Whyteboard om toegang te krijgen tot al die systemen? Hoezo papierloos?

Waarom zijn al die processen ‘one size fits all’, waarbij de meeste complexe situaties als uitgangspunt dienden bij het bedenken van de procedures. Elke menselijke maat is weg. Ik ga die oud-collega missen op de barricades...

Walther Ploos van Amstel is docent logistiek aan de Hogeschool van Amsterdam en supply chain expert bij TNO Mobiliteit en Logistiek. Volg Walther ook op Twitter.com/Delaatstemeter

Tip de redactie