Plannen is belangrijk, maar niet altijd noodzakelijk. Te veel plannen kan de voortgang hinderen en de creativiteit doodslaan. Neemt niet weg dat sommige projecten een plan nodig hebben. Denk daarom goed na over je planstrategie.

Ik begin vaak aan een doe-het-zelf klus zonder veel planning. Beetje op het oog inschatten wat er nodig is en dan tijdens de klus improviseren. Werkt prima en ontspannen, maar het resultaat is niet altijd even consistent.

Mijn vrouw daarentegen, maakt zelfs voor het boodschappen doen een lijstje (echt!) en is daarom ook niet altijd even snel uit de startblokken. En mijn schoonvader? Die plant al jaren van alles en komt daarom nooit toe aan de uitvoering. Maar hij is wel een kei in het plannen van bijvoorbeeld een verhuizing, een talent waar we graag gebruik van maken.

Epische planning

In mijn vak horen we het al jaren, bezint eer ge begint. Denk goed na over de mogelijke valkuilen, risico’s en andere Zaken Die Een Project Kunnen Vertragen. Zoals een klant die het in zijn hoofd haalt om een nieuw inzicht te hebben en zijn wensen aan te passen.

Schattingen van experts zijn ook berucht, projectleiders verdubbelen meestal dit soort schattingen om maar niet te worden geconfronteerd met een te krappe planning.

Maar ook projectleden zijn een bekende bron van onvoorspelbaar gedrag, want mensen. Je zal maar een deadline hebben en iemand heeft de gore moed om ziek te worden! Het idee alleen al. Hiervoor moet extra ruimte in de planning worden gecreëerd vanwege overdracht, inwerken en andere poespas. En zo groeit de planning naar welhaast epische proporties.

Creativiteit als oplossing

Maar het kan ook anders. Veel offertes worden gewonnen door kleine bedrijven. De grote, door de wol geverfde partijen zijn vaak te duur vanwege bovenstaande redenen. Er zijn hele risico management processen ingericht waarin alle aspecten van een project aan de orde komen en waarin helaas niet wordt gekeken naar de kansen, maar naar de risico’s.

En in zekere zin is dat ook nog wel te begrijpen, dit soort bedrijven hebben veel te verliezen en een uit de handen gelopen project kan veel schade opleveren, waardoor het verlies uiteindelijk nog veel groter is dan alleen het projectverlies. Alleen leidt het vaker niet dan wel tot een gewonnen opdracht.

Maar hoe doen die kleinere bedrijven dat dan? Op dezelfde manier als ik mijn klussen doe. Ze pakken de problemen die ze tegenkomen onderweg gewoon op en tackelen ze op slimme en onverwachte manier. Dat werkt prima, creativiteit als oplossing voor gebrek aan planning.

Dom plan

Er zijn natuurlijk momenten waarop creativiteit niet meer helpt en dat er een dusdanig lek is ontstaan dat het project alleen maar door grof ingrijpen kan worden gered. Dat betekent altijd budgetoverschrijding en –oh wee- het uitlopen van de planning. En dat is natuurlijk erg.

Mijn pleidooi is dan ook niet om helemaal te stoppen met plannen, sommige projecten kunnen eenvoudigweg niet zonder planning. Het bouwen van de opvolger van de Space Shuttle lijkt me een goede kandidaat. En ook het gedoogakkoord van het nieuwe kabinet lijkt de moeite waard om eens goed over na te denken.

Maar dit zijn de uitzonderingen. In de dagelijkse praktijk zijn er in mijn ogen echter meer dan genoeg projecten die gewoon gedaan moeten worden en waarbij het maken van een gedetailleerde planning eigenlijk maar een dom plan is.

Robert Mekking is organisatieadviseur bij Desiris Advies. Reageren? www.twitter.com/robertmekking.