Eindeloze meetings, verplichte coachinggesprekken en andere bemoeials. Wat levert 'ondersteuning' in een bedrijf nu echt op?

Door Walther Ploos van Amstel | Delaatstemeter.nl

‘Ruifetertjes en verborgen werkloosheid....’ waren de laatste woorden die ik opving van een telefoongesprek in de eerste klas stiltecoupe. Een duidelijk geïrriteerde jonge consultant blies even mobiel stoom af tegen een collega. De markt was nog steeds slecht.

Dag en nacht was hij aan het werk om nieuwe projecten binnen te halen en dan werd hij vervolgens intern steeds lastig gevallen met eindeloze meetings over onbenullige zaken, complexe procedures, een halve mailbox vol onzinnige interne berichtjes, verplichte coachingsgesprekken en veel, heel veel bemoeials; ‘hoe kun je nu toch zo je werk doen, verzuchtte hij’.

Ondersteuning?

Jeuk en uitslag kreeg hij van alle collega’s die hem moesten ‘supporten’ bij zijn werk. Ze bemoeien zich met zijn offertes, de projectadministratie, projectrisicoaudits, calculaties, het gebruik van de huisstijl, de persoonlijke ontwikkelingsplannen van zijn team, zijn lead-, acquisitie-, offerte- en deelprojectcodes, neuzelen over facturen, verzinnen de een na de andere kwaliteits-, ARBO- en milieurichtlijn, berekenen het privégebruik van zijn mobieltje en de 100Mb-politie blokkeert tenslotte zijn volle mailbox.

En, ze bemoeien zich vooral met elkaar in de volle vergaderzaaltjes met belegde broodjes en melk... met maar een doel: jou te belemmeren ook maar een enkel productief uur bij klanten te maken.

Leren van defensie

Defensie kent de 'teeth-to-tail'-ratio. Dat is de verhouding tussen de ‘tanden’ van de krijgsmacht en de ‘staart’ daarvan. De tanden zijn de militairen, die tegen de vijand vechten, de staart is het ondersteunend personeel in de administratieve, facilitaire en staffuncties. Die staart vertraagt direct het opereren, als die niet goed is gedimensioneerd.

Kijk eens met die ogen naar de overhead in jouw organisatie. Welke waarde creëert die staart vandaag. Of vernietigt die staart juist waarde in de huidige marktomstandigheden? Wat levert die ondersteuning bij offertes nu echt op? Daadwerkelijk meer resultaat in de markt? Wat levert dat gedoe met acquisitie- en klantcodes op?

Echt minder betalingsproblemen? Wat levert die nieuwe kwaliteitsprocedure op? Meer klanten en meer winst? Leiden de HR-procedures echt tot meer productieve uren en een hogere klanttevredenheid?

Pak de overhead aan!

Defensie praat over opereren op een steeds hoger geweldsniveau. Juist dan moet je geweldig goed samenwerken met de staart. Die staart is de polsstok voor het militaire optreden. Die staart past zich daarom steeds opnieuw aan, aan wat er voor het militaire optreden nodig is.

En daarin zit de crux. Is er vandaag ook niet sprake van een steeds hoger geweldsniveau in onze organisaties? De tanden moeten scherper dan ooit zijn.

Meten

Is de overhead in jouw organisatie de laatste jaren echt aangepakt? Of alleen maar gegroeid? Levert die overhead vandaag waarde voor wat er echt toe doet? Meten is weten!

Wat is elke stukje overhead in geld waard? Combineer die aanpak met Six Sigma en Lean Thinking en ga het gevecht met het overheadmonster aan.

Walther Ploos van Amstel is docent logistiek aan de Hogeschool van Amsterdam en supply chain expert bij TNO Mobiliteit en Logistiek. Voor meer informatie Delaatstemeter.nl. Volg Walther ook op Twitter.com/Delaatstemeter