In teamverband presteren is al moeilijk genoeg in de beste omstandigheden, probeer te voorkomen dat al je bij de groepsvorming de mist in gaat door een bestaand team te ontwrichten.

Veel projecten worden uitgevoerd met een team. Als je aan de slag gaat met een opdracht waarbij je een team gaat aansturen zijn er grofweg twee mogelijke situaties die je aantreft bij aanvang: je mag zelf een team samenstellen, of je krijgt een team dat al bestond.

Carte blanche

Met de eerste optie zijn we snel klaar. Er moet een nieuw team worden gevormd en jij mag de teamleden selecteren. Klinkt goed hè, zo’n carte blanche? Helaas komt dit zo zelden voor dat ik deze optie niet uitgebreid ga bespreken. Mocht je toch in de gelukkige situatie komen dat je je eigen team kunt samenstellen, hanteer dan maar de volgende stelregel: Hoe meer de teamleden op jou lijken, hoe groter de kans dat je project gaat mislukken. Eenvormigheid is namelijk de grootste vijand van het teamproces. Lees Belbin er maar op na.

Kliekjes

Dan de tweede optie. Deze is veel realistischer. Er is een bestaand team, dat je erft van een ander. Een soort projectkliekjes. Dit lijkt in eerste instantie misschien niet erg appetijtelijk, maar wacht even. Er is een grote kans dat de teamleden namelijk al op elkaar zijn ingespeeld en dus sneller productief zijn. Als je er zo naar kijkt, is een ingewerkt team cadeautje! In tegenstelling tot het eerste scenario, waar je spiksplinternieuwe team eerst eens goed op elkaar ingespeeld dient te raken. Vergis je daar trouwens niet in, dit vormingsproces kan weken of zelfs maanden duren en kan leiden tot een serieus risico voor het projectresultaat.

Groepsvorming

Een stukje theorie. Volgens de psycholoog Bruce Tuckman gaat elk team eerst door vier fasen heen voordat er goede productiviteit wordt bereikt. De eerste fase wordt ‘vorm’ genoemd. In deze fase kennen de teamleden elkaar nog niet. In deze fase is er met name aandacht voor de teamleider, dus is het belangrijk om juist nu voldoende autoriteit uit te stralen en daarmee het respect van het team te verkrijgen. In fase 2 (‘storm’) ontstaat onherroepelijk conflict en chaos, omdat verschillen en irritaties zichtbaar worden. In deze fase streeft elk teamlid zijn eigen standpunten en belangen na.

In fase 3 (‘ norm’) worden de groepsnormen duidelijk en beginnen de teamleden hun rol te accepteren. De samenwerking komt op gang, omdat ieder teamlid zich ervan van bewust wordt dat hij de anderen nodig heeft om resultaten te bereiken.Fase 4 wordt ten slotte ‘prestatie’ genoemd (rijmt net even wat minder dan het Engelse ‘storming’, maar soît). In deze fase voelen de teamleden zich onderdeel van het geheel en staan de teamdoelen centraal, in plaats van het individu. In deze fase communiceert men open en worden conflicten uitgesproken. Dit is de fase die je zo snel mogelijk wilt bereiken.

Team-ocide

Goed, dan de beloofde valkuil: elke keer dat iemand je team uitstroomt of een nieuw iemand wordt toegevoegd begint het hele teamvormingsproces opnieuw! Het lijkt vaak zo’n goed idee, poppetje erbij, poppetje eraf. Maar het is het niet, je draait het teamvormingsproces de nek om. Een soort team-ocide.

Denk daar nog eens aan wanneer iemand je team komt plunderen, of nog erger, je iemand krijgt toegeschoven ter ‘versterking’ van het team. Natuurlijk, soms zijn deze externe factoren moeilijk te beïnvloeden. Zeker als je team lekker draait, zullen andere teamleiders verlekkerd kijken naar de leden en wellicht gaan broeden op een manier om die toppers naar hun eigen team over te halen.

Dit is niet altijd te voorkomen, maar wat je ook doet, weersta de neiging om zelf aan het begin van het project het team eens lekker ‘op te schudden’. Bijvoorbeeld door er mensen aan toe te voegen waar je in het verleden ook zo lekker mee hebt samen gewerkt. Nooit! Doen! Zoals ik al zei: resultaat boeken met het team is al lastig genoeg. Laat je team intact!
 

Robert Mekking is zelfstandig organisatieadviseur. Volg Robert op www.twitter.com/robertmekking.